Utilisation du no-code par les employés de la DSI Support d’Octo; objectif : “autonomie”
Préambule : le contexte
L’équipe de la DSI Support gère l’IT pour les employés Octos. Cela va du device (portable, mobile, iot) aux infrastructures cloud et sécurité pour les besoins internes, en passant par les outils, la gestion des licences et le support IT pour le personnel Octo. Elles ne sont pas en charge des applications internes pour d’autres services Octo qui sont elles à la main de l’équipe des Produits Internes. L’équipe est mixte, c’est à dire composée de personnes formées au code bien que non pratiquantes mais aussi de profils techniques très peu portés sur le code.
Les développements d’applications internes stratégiques sont gérés par des équipes dédiées permanentes mais en dehors de la DSI. Les “petites” applications qui augmentent l’efficacité opérationnelle des équipes ne sont pas considérées comme prioritaires (Octo ne fait pas exception à ce pattern) et si effort il y a, il est souvent fait en best effort, puis la maintenance n’est assurée que de manière trop aléatoire et décousue. Les équipes qui bénéficient de ces “petites” applications ne sont pas suffisamment autonomes et ne disposent pas de ressources internes pour maintenir leur applicatif par la suite.
Citizen developer, en route vers l'autonomie avec le No-Code
Le besoin initial qui a tout déclenché
_“_Le besoin initial est très simple : comment recenser de manière efficace les devices (mobiles, portables) des employés Octo”
Au départ un Excel était utilisé pour recenser les machines au moment de l’arrivée des nouveaux Octo; mais pour l'historique, clairement, il y avait des trous (ne me demandez pas pourquoi ;-)...mais c’était un fait.
Le No-Code au secours des employés non développeurs à la DSI Support
Après la feuille Excel, la DSI est passée à la formule GForm/Excel, mais il y avait des limites: compliqué à maintenir par toute l'équipe - leur autonomie n’est pas aisée à atteindre, manipuler les formules dans Excel n’est pas donné à tous.
Alors pourquoi le no-code ? Parce que si certains savent développer, les autres ne peuvent pas modifier par la suite et être autonome dans les évolutions. De là, la DSI décide donc de passer sur une base de données no-code avec Airtable (une license) car l’outil est plus intuitif à manipuler par des non techniciens. D’abord, ils mettent la base aux mains de toute l'équipe. Bon, il y a des erreurs de conception car le modèle s'étoffe : asset, utilisateur, allocation, device. C’est pas magique, il faut savoir concevoir une application sinon on tombe dans les pièges liées à la conception d’une application. D’où notre dicton : “n’est pas citizen développeur qui veut” ;-). Néanmoins, ils arrivent à corriger le tir car quelques-uns sont d’anciens dev. C’est leur deuxième apprentissage, avec un peu de support de la part des développeurs/techniciens les équipes non IT parviennent à leur fin (déjà une conclusion de notre précédent article).
Côté utilisateur, un an et demi plus tôt, la DSI avait donc fait un Gform pour recenser auprès des employés Octos le matériel….succès très, très mitigé malgré les relances. Il y a toujours des gens qui ne rentrent pas dans les cases/processus…et certains ne savent pas où trouver les infos demandées, le formulaire est rigide et peu adaptable ….bref ça fait plouf !
La DSI décide alors de partir sur une app plus sexy et mieux conçue pour les utilisateurs finaux (aka les employés Octo). Rapidement Airtable est écarté au profit de GlideApp. GlideApp a sa propre base et permet de récupérer et stocker les données. Ensuite nettoyées, vérifiées et elles sont intégrées à Airtable.
Le résultat est super positif : sur les 1000 Octos interrogés, il ne manque que 35 réponses ! Au final l’association GlideApp, Airtable permet aux utilisateurs de remplir facilement les formulaires et les employés de la DSI de gérer assez facilement les données récupérées puis intégrées dans Airtable.
Le bonus : Thibaut à la DSI Support qui n’est pas développeur a fait des tests utilisateurs pour améliorer l'appli tout seul ! Il devient autonome sur l’appli GlideApp: UX, test utilisateurs, gestion de cohortes d'utilisateurs, amélioration itérative de l'application.
Airtable & Glide des outils NoCode complémentaires pour la DSI Support d’Octo
Bilan
Une 15aines de tables dans Airtable pour gérer l'inventaire, mais aussi désormais les salles de réunion. L'application d'inventaire a été refaite plusieurs fois, dans un processus itératif et différentes approches ont été utilisées.
Depuis, la DSI poursuit le développement d’applis avec GlideApp qui fonctionne sur une duplication des données avec Airtable. Je cite : “avec les vues de Airtable, on est super” !
Les employés de la DSI non techniciens sont de plus en plus autonomes, sur ces outils, les techniciens de la DSI (en gros les anciens dev) interviennent en support pour débloquer les situations ou pour participer à la conception / évolution des applications.
Côté utilisateurs la convivialité et l’efficacité de l’application de recensement a été unanimement reconnue, à tel point que certains se sont étonnés de la qualité produite de l’application grâce au no-code (#soupir ;-)).
“En une phrase: l’objectif d’autonomie des employés de la DSI Support est atteint !”
Donner de l’autonomie aux profils non techniciens
Les limites
Comme déjà évoqué dans nos précédents articles :
No-code ou low-code pour une application de gestion développée avec Airtable Zapier
Les compétences IT sont de plus en plus rares et cheres et si vous osiez le no-cose/low-code
tout n’est pas absolument parfait et des adaptations sont toujours nécessaires. Les usual suspects sont les limitations des outils, les coûts de licence à l’usage. Un nouvel aspect fait son apparition, qui nous avait échappé jusqu’ici : la logique des outils qui est propre à chacun et parfois dans des conceptions/logiques contre intuitives pour un technicien/développeur.
Ainsi les limites de l’approche :
Limitations de GlideApp : contrôles de champs, gestion des champs obligatoires
Il faut rentrer dans la logique propre à chaque solution no-code, logique qui par ailleurs n’est pas forcément celle d’un développeur “traditionnel”
Les limites liées aux coûts :
Sur Airtable : on ne peut pas inviter des personnes en gratuit => la DSI n’a qu’un seul compte. La parade : sur l'interface chacun note à la main pour dire qui a fait quoi
Sur GlideApp le nombre d'utilisateurs privé maximum est vite atteint dans la formule d'abonnement choisie : on est de l'ordre de 100 euros par mois pour une licence qui permet d'inviter 5 contributeurs
Sur GlideApp, chaque action d'utilisateur est comptée => facturation à l'action. Le compteur tourne très vite
Du fait l’abonnement choisi, sur GlideApp, la DSI n'a pas accès à l'API, ce qui les oblige par exemple à faire copier/coller depuis GlideApp vers Excel, certaines règles métiers de vérification étant déployées sous Excel
Autre note : le RGPD ici n’était pas un sujet mais la DSI sait qu’il faut être vigilant…..
Il faut savoir s’adapter aux limites des outils NoCode
Et après
Prochains chantiers : construire une GlideApp de formulaire d'arrivée pour compléter le dispositif actuel qui se compose d’une app pour les CDD, une pour les alternants, et une pour les CDI.
L’équipe de la DSI Support voudrait également montrer au département Communication & Marketing qu’ils peuvent faire de même. En effet, ce département n’a en son sein aucun technicien et souffre régulièrement du manque de support pour lui développer ou acquérir (build/buy) des applications certes non stratégiques mais qui l’aideraient grandement dans son quotidien en augmentant son efficacité opérationnelle.
Pour aller encore plus loin, la DSI Support va explorer une nouvelle voie plus technique sur la base d’outil low-code tout en profitant de son expérience du no-code.
Enfin, pour une entreprise comme Octo qui a vocation à réaliser des développements stratégiques, nous constatons qu’il y a de plus en plus d’équipes Octo qui mettent en place des initiatives no-code pour leur propre efficacité opérationnelle. Certains, les utilisent désormais y compris pour des développements client en mission (“Monter une filière No-Code – retours d’expérience dans la data avec Data Fusion – Part I/III” ). Il y a encore 2 ans ce n’était pas gagné ;-)
Les applications No-Code se sont multipliées et bientôt une approche Low-Code