Une rétrospective avec une personne non-voyante, c’est possible !

Avec de vrais morceaux de Solution Focus dedans ;) Avec l'aimable contribution de Thibaut de Martimprey.

Contexte, équipe et maturité agile

J’ai eu le plaisir d’animer une rétrospective pour une équipe composée de cinq personnes dont l’une est non-voyante qui se nomme Thibaut.

Celle-ci était constituée dans cette configuration depuis quatre mois et demi et c’était leur première rétrospective. Certains découvraient l'exercice.

Des tensions sont apparues entre équipiers ces derniers mois.

La durée prévue pour la rétro est de 2h30.

Préparation

J'angoissais à l’idée de rater quelque chose. Notamment vis à vis de Thibaut. J’ai donc fait le choix de demander de l’aide.

Conseils

Parmi les nombreux conseils reçus, j’ai retenu les suivants :

• Demander ses besoins à la personne concernée
• Lire à voix haute les idées exprimées sur les post-it. Répéter la catégorie du post-it et le titre du post-it une fois chaque discussion terminée
• Limiter le nombre de post-it pour mieux les mémoriser
• Être moi-même et me faire confiance

Échanges avec Thibaut

Je l’ai contacté un peu avant pour lui demander quelle serait sa rétrospective idéale en termes d’expérience utilisateur.

Il m’a expliqué être quasiment non-voyant et utiliser un PC avec lecteur d’écran, c’est à dire un logiciel, et une plage braille avec un système d’oreillettes pour avoir des retours braille.

Il n’a donc pas d’expérience visuelle mais une restitution vocale et sensorielle des contenus numériques.

Le mot de Thibaut :

«Thibaut a 30 ans, passionné de technologie, de politique, de voyages et engagé bénévolement dans de multiples associations. Très malvoyant de naissance, je travaille au quotidien grâce à un ordinateur vocalisé et à un écran braille. Depuis presque 3 ans, Joddy, magnifique petite labrador m’accompagne partout.

Je compense en mémorisant et en conceptualisant un peu plus. Forcément, je n’ai pas une mémoire visuelle ;)

S’agissant de l’écriture des post-it, je peux prendre des notes sur mon PC et ensuite une personne peut recopier.

Pour visualiser la disposition des posters et des post-it collés, je profite de la lecture à voix haute de ce qui est collé pour mémoriser et éventuellement prendre des notes sur mon PC.

Il existe des outils numériques pour faire ce type d’atelier post-it mais ils ne sont pas toujours très accessibles avec mon lecteur d’écran donc je préfère encore la méthode papier”.

Pour finir, il trouve très bonne l’idée de réduire le nombre de post-it.

Le mot de Thibaut : «J’ai beaucoup apprécié la spontanéité de la démarche d’Yves. Il a cherché à connaître mes besoins en amont de manière à rendre ma participation la plus naturelle possible. »

Enjeux et intentions

• Faire en sorte que Thibaut vive une expérience satisfaisante, qu’elle puisse participer comme tout à chacun
• Mettre en lumière ce qui s’est passé sous un regard positif
• Créer du lien et de la confiance entre équipiers

Solution Focus pour voir les choses positivement

J’ai construit un format de rétrospective inspiré de “Solution Focus” suite à la lecture de l’article de Nicolas Capello.

Je souhaitais faire travailler l’équipe sur un futur souhaité de manière positive et non me focaliser sur des douleurs et une vision négative avec le risque d’attiser les tensions ou leur faire revivre des moments pénibles émotionnellement parlant.

Ce choix fait suite à mes réflexions personnelles suite à des missions précédentes où un client avait fait le feedback que l’approche était négative.

Rétrospective

Poser le cadre

Mon intention était de définir avec l’équipe la période de temps à explorer, connaître les rôles de chacun ainsi que les dates clés sur la période donnée.

Le cadre proposé est le suivant :

• Expression en “JE” : observation, sentiment, besoin, demande
• Pas de jugement
• Une conversation à la fois
• J’ai introduit un rôle de Scribe, seul habilité à rédiger les post-it
• J’ai présenté le postulat de la rétrospective de Jean-Claude Grosjean
• Pour les temps de réflexion individuels en silence j’ai proposé soit de mentaliser leurs deux ou trois idées principales, soit de les écrire sur une feuille de papier ou un ordinateur. Chacun passe à son tour et dit ses idées à haute voix. Le scribe les notes sur un post-it. À la fin de l’exercice, on relit le titre de la colonne ainsi que les idées exprimées pour en faire une synthèse.
• J’ai demandé également de limiter le nombre d’idées à deux ou trois afin que ça reste gérable en termes de représentation mentale. Ça demande aussi un effort de synthèse et de priorisation que j’ai trouvé intéressant.

Attentes des équipiers

Je les ai fait travailler sur leurs attentes de la rétrospective en répondant à la question suivante : “Cette rétro sera réussie si… ?”.

Voici le résultat :

• Des sourires, de la cohésion
• Comprendre les besoins des autres
• Exprimer les douleurs
• Mieux se connaître
• Meilleure communication
• Prendre des actions
• Prendre du recul

Icebreaker : mensonge ou vérité ?

Chaque personne rédige sur un post-it une vérité et un mensonge le concernant, puis plie le papier en deux et le met au centre.

Ensuite on tire au sort un papier et on essaie de deviner à qui appartient le mensonge et la vérité.

J’ai tiré au sort pour Thibaut et je lui ai envoyé le contenu du post-it par mail. Il a ainsi pu les lire comme tout le monde.

Ce fut un moment très agréable et de franche rigolade !

Le mot de Thibaut : «  c’était vraiment agréable car je sentais que ma situation de handicap ne posait pas de difficultés particulière grâce à ces petites adaptations des règles du jeu. Ceci m’a permis de participer pleinement aux échanges. Nous avons aussi pu constater que ce fonctionnement spécifique ne cassait ni le rythme ni l’intérêt de l’exercice. Il était important pour moi que ces « arrangements » soient neutres au final pour la dynamique du groupe. »

Raconter l’histoire de votre produit

Voici les différentes étapes sur lesquelles j’ai fait travailler l’équipe de manière très classique, individuellement d’abord, puis collectivement ensuite :

• Aujourd’hui ou demain, que voulez-vous accomplir ?
• Futur préféré : un miracle se produit dans la nuit, votre problème à complétement disparu… Que voyez-vous ?
• Quels éléments de votre rêve existent déjà, même un peu, aujourd’hui ?
• Où en êtes-vous sur une échelle de 1 à 10 ? Cette partie fut particulièrement intéressante car, à l’instar d’un planning poker, ça a suscité des discussions extrêmement riches entres les équipiers. Je me suis aperçu et ils ont exprimés le fait qu’ils avaient besoin de de ces échanges, c’était une grande satisfaction pour eux
• Premiers petits pas : on pose les actions. On était un peu pris par le temps et on avait une dizaine d’éléments sortis de l’étape précédente. Je les ai fait prioriser les 5 plus importants. Pour chacun d’entre eux on a eu au moins une action d’amélioration, parfois plus, avec un responsable et une date de vérification

Résultat

Retour sur le temps investi

À l’issue de la rétrospective, les équipiers se sont prononcés sur leur perception de l’apport de cet atelier en regard du temps passé, c’est une note sur 5. Ils ont choisi Majoritairement des 4 et des 5. Tout le monde était très content.

J’ai eu un retour positif par mail après la rétro de Thibaut qui a apprécié et demandé une prochaine rétro en janvier :)

Ce que j’ai appris

Humain et interaction

• Demander à une personne ce qu’elle veut est toujours une bonne idée, plutôt que faire des hypothèses ou des choix à sa place
• Présenter les choses de manière positive donne de l’énergie
• Transformer une contrainte en atout est valorisant
• Se parler permet de créer du lien et abaisser le ressenti négatif entre les personnes

Processus et outils

• Contraindre le nombre de tickets oblige à être synthétique et à prioriser. Je pensais que ne pas limiter favorisait la créativité, je n’en suis plus si sûr. On peut être créatif dans un univers contraint ;)
• Faire rédiger les post-it par une personne ayant le rôle de scribe oblige à expliciter le ticket, provoque une discussion entre équipiers, une clarification et évite d’avoir des libellés peu précis (Exemple : “Communication”)
• La puissance de la demande d’aide (Ask For Help) me surprend toujours autant

Réflexion

• J’ai l’impression qu’il n’y a pas eu de bootstrap d’équipe et je pense que ça aurait été important de le faire, notamment définir les rôles et la vision d’équipe