Une organisation qui s’aligne grâce aux OKR

Une organisation qui s’aligne grâce aux OKR

OKR, 3 lettres pour désigner Objectif et Key Result. A il faut ajouter les initiatives qui portent toutes les actions qu’on a besoin de réaliser pour progresser. Le cycle des OKR, car c’est une méthode itérative.

Les bénéfices de cette méthode sont très importants :

• Cela responsabilise les équipes en leur donnant l’autonomie de définir leur propres actions,
• Cela permet de prioriser les bons objectifs,
• Cela permet de piloter par l’impact, en prenant de décisions en fonction de retours factuels
• Cela donne du sens ce qui va améliorer l’engagement des collaborateurs
• Cela aligne une organisation et des équipes

Et c’est justement ce dernier point que recherchait un client quand il est venu nous demander notre aide pour mettre en place les OKR dans son organisation.

Le directeur de l'entreprise va se positionner en sponsor ce qui va donner toute la légitimité au programme et faciliter l’adoption.

Avant notre travail en commun, ce client, au niveau direction, définissait 24 objectifs sur 3 ans, directement liés à la mission de l’organisation.
De l’autre côté, dans la partie opérationnelle, les équipes travaillent sur des projets et diverses activités courantes.
Et malgré tous les efforts fournis par chacun, la question se posait : “Est-ce qu’on fait les bonnes choses ? Est-ce qu’on contribue réellement à la stratégie ? Sommes-nous alignés, de la direction jusqu’aux équipes ? “
Ce sont des interrogations que peuvent avoir certaines équipes. Et quand on demande à un responsable de division, qui ne sait pas forcément où se situer dans ce schéma là, souvent il botte en touche…

• Phase de prise de contexte : Nous avons commencé par les rencontrer, faire connaissance avec eux. Cela nous a permis de nous imprégner de leur contexte et de mieux comprendre ce qu’ils font et leurs problématiques.
• Phase de stratégie : Nous avons décidé, ensemble, de commencer par mettre en place les OKR dans une équipe pilote. Cela permet de démarrer par un premier petit pas avant d’élargir.
  Cette équipe va explorer cette méthodologie et capitaliser sur les premiers apprentissages qu’elle pourra ensuite partager au reste de l’entreprise.
• Phase de formation : Nous avons formé cette équipe, ainsi que les managers liés à cette dernière.
• Phase d'accompagnement pilote : Nous avons lancé la phase de préparation du cycle.
  • En atelier, l’équipe pilote a défini ses premiers objectifs et résultats clés ainsi que ses initiatives.
  • Elle a défini une première version de son cadre de travail et le premier cycle a commencé pour 3 mois.
  • Nous les avons accompagnés pendant ces 3 mois à faire face aux premières difficultés et sensibilisés sur l’importance de l’amélioration continue. Cela leur a permis de faire évoluer leur cadre dans le bon sens grâce aux apprentissages et d’adapter leur roadmap pour ce cycle en fonction des résultats intermédiaires obtenus. Par exemple, ils ont travaillé sur un rôle de porteur KR, qui a pour responsabilité de mettre à jour les mesures et partager les informations au reste de l’équipe.
• Phase de déploiement : Enfin après 2 cycles d’exploration et d’apprentissage, il est temps d’étendre la démarche. Des volontaires se sont positionnés dans un rôle d’ambassadeurs. Ils ont pour objectif d’aller partager leurs retours d’expérience aux autres équipes pour les aider à intégrer les OKR dans leur quotidien. Nous avons accompagné ces ambassadeurs dans leur nouveau rôle, les aider à transmettre les bonnes valeurs et à dénouer certaines problématiques d’équipe.

Quels sont les Impacts sur l’organisation ?

Maintenant, au niveau direction, ils définissent une vision qui répond à la mission et qui est sur 3 ans. C’est ce qui vient remplacer les 24 objectifs fixés précédemment.
Cette vision est leur point de départ qui définit toute leur ambition stratégique.
Les managers définissent également les OKR stratégiques sur 1 an, directement liés à la vision.

Toujours dans l’idée d’avancer à petit pas, ils ont fait le choix de faire porter les OKR tactiques au niveau division et non pas sur les équipes.
En effet certaines équipes, selon eux, n’ont pas encore la maturité nécessaire pour prendre la responsabilité de définir leurs propres objectifs.
De plus, comme expliqué plus haut, il y a un problème de leadership des managers. Leur faire porter la tactique, permet de les intégrer plus facilement dans le monde des OKR et aussi de les responsabiliser. Les équipes quant à elles, participent à définir les bonnes initiatives.

Il y a encore des progrès à faire pour arriver à intégrer les OKR dans toute l’entreprise, cette transformation, faite pas à pas, à permis de mettre en évidence certains problèmes dans l’organisation.
Aujourd'hui, la direction, avec de la transparence, communique sur le sens des objectifs stratégiques. Un manager peut expliquer à sa hiérarchie et à ses collaborateurs, sans sourciller, **pourquoi il faut faire telle initiative plutôt qu’une autre.
La direction et les équipes sont alignées et progressent collectivement vers leurs ambitions.**

Vous pouvez retrouver le replay du Comptoir Octo sur la transformation d’organisation ici : https://www.youtube.com/watch?v=2qikOPStGCw