La rétrospective est un outil puissant au service de l**’amélioration continue**. Lors de ce temps de prise de recul, protégé du rythme du quotidien, l’équipe a l’occasion de se ressourcer, de réfléchir à ses pratiques, de se reconnecter autour de sa raison d’être, et de dénouer les éventuelles tensions qui auraient pu survenir récemment. In fine, ce moment permet bien entendu d’identifier des actions d’amélioration.

Nous vous proposons ci-dessous un format de rétrospective narratif inspiré de l’univers d’Alice au pays des merveilles (L. Carroll), et qui reprend les étapes standard de rétrospective décrites par E. Derby.

Qu’apporte le storytelling ? Il permet d’activer l’imaginaire de chacun grâce à un univers en décalage avec le quotidien. En plus d’être ludique, cela favorise donc l’implication et aide à voir les choses sous un angle différent.

Et bonne nouvelle : vous pourrez bientôt retrouver ce format et beaucoup d’autres dans un Catalogue de rétrospectives édité par OCTO !

Entrée dans la rétrospective

Comme Alice, vous êtes des jeunes gens courtois et respectueux, mais aussi très curieux. Vous aimez comprendre, vous aimez apprendre. Les situations nouvelles et un peu bizarres ne vous font pas peur, au contraire !

Vous avez bien travaillé ces deux dernières semaines, et vous vous relaxez un peu. A vrai dire, il y a quelques secondes, vous étiez assis contre un arbre, à l'ombre de son feuillage, en train de somnoler, et puis ne vous souvenez plus très bien de ce qui a suivi. Toujours est-il qu’à un moment, vous avez vu passer un lapin pressé, et vous avez décidé de le suivre dans son terrier.

Check-in (santé de l’équipe)

Vous faîtes une longue chute, et à l’arrivée, vous ne comprenez pas trop où vous en êtes… Vous décidez donc de faire le point, de prendre votre température.

Action: placer son nom sur le thermomètre, accompagné d’un mot qui exprime son état.

Echelle : de 37 (idéal), à 41 (ça va très mal).

Et d'ailleurs, comment vous êtes vous retrouvés ici? Quelles sont les actions que vous aviez prévues de faire la dernière fois?

Action: Reporter les post-its des anciennes actions dans la zone du milieu.

Avant de sortir, vous emportez une boîte de gâteaux et un flacon que vous trouvez sur une petite table. Sur la boîte est noté : cookies pour grandir, potion pour rapetisser.

Option : offrir gâteaux et jus de fruit aux participants

Récolte des données

Mais où est passé le lapin que vous poursuivez ? Vous sortez par la grande porte qu’il a empruntée… Et vous vous retrouvez dans un jardin luxuriant. Au fond, une jolie maison à la cheminée fumante vous intrigue. Vous poussez timidement la porte, et là, un spectacle peu commun s’offre à vous.

Un chapelier vous accueille, qui chante et danse. Il vous explique, euphorique : « Je fête mon non-anniversaire, car le temps s’est arrêté ! » Le temps s’est arrêté ! C’est une très bonne occasion de faire le point sur ces 2 dernières semaines… Que s'est-il passé ?

Action: écrire individuellement sur des post-its, en 4 catégories…

• Cadeaux de non-anniversaire: avez-vous eu des cadeaux de non-anniversaire ? Des choses qui vous ont mis en joie, vous ont aidé à avancer ?
• Embûches rencontrées: attention, derrière vous, une duchesse qui a l’air très fâchée ne cesse de lancer des assiettes. Elle vous a pris pour cible. Est-ce que des obstacles vous ont agacé, empêché d’avancer lors du sprint ?
• Risques: et ce n’est pas tout, une menace pèse sur vous et tout ce petit monde : un chat maussade s’en prend aux poutres porteuses de la maison avec sa hache. Quels risques pèsent sur l’équipe
• Questions: pour compléter le tableau, dans un coin, à l’abri du chaos, une chenille fume le narguilé sur un gros champignon. Si vous avez des questions, c’est le moment, elle respire la sagesse !

Pour vous aider dans tout cela, vous pouvez manger du cookie qui fait grandir, pour prendre de la hauteur, et boire de la potion qui fait rapetisser, pour repenser aux détails.

Apprentissages et projection dans l’action

Soudain, l'ambiance qui était déjà plutôt tonique, vire à l'effervescence, car le bruit a couru que la Reine de Cœur faisait son inspection du royaume. Tout le monde se précipite sur la place centrale, les sujets tous en rang, bien ordonnés.

Action : regrouper les sujets similaires et les classer par thème dans les zones du board.

La Reine de Cœur est impitoyable, elle ne sait que condamner. Les sujets peu importants, elle ordonne qu’on leur coupe la tête. Et pour les autres, elle ordonne des travaux d’intérêt général (des actions).

Actions :

• Dot-voting: décider des sujet qui vont faire l’objet d’actions d’amélioration (dans la zone Travaux d’intérêt général). Les sujets rejetés vont se faire trancher la tête.
• Analyse: discuter des sujets retenus, préciser les problèmes, identifier leurs causes...
• Définir des actions: Identifier des actions d’amélioration.
• Porteurs: Identifier des porteurs se proposent pour chaque action.

Il serait peut être opportun de reprendre les actions non effectuées de la fois dernière et de réfléchir à leur sort. Est-ce qu'on leur coupe la tête ou bien on les laisse ?

Action : reprendre les actions non effectuées de l’itération précédente, même sort.

Clôture

A peine le jugement terminé, vous apercevez, au loin, ce lapin pressé que vous poursuiviez. Mais cette fois-ci, son image se ternit et vous ouvrez les yeux. Tout ceci n'était donc qu'un rêve… Certes, mais un rêve bien heureux, qui va vous accompagner pendant les deux prochaines semaines !