Quel est l’apport des Journées Thématiques sur un projet et comment le maximiser ?

Introduction

Le pass Culture est une application web et mobile destinée aux jeunes de 15 à 18 ans qui bénéficient d’un crédit de dépense pour profiter de propositions culturelles (événements, spectacles, livres, instruments de musique, visites virtuelles, jeux vidéos.. etc).
Porté par le Ministère de la Culture, le projet a pour ambition de renforcer et de diversifier les pratiques culturelles des jeunes à partir de leurs 15 ans.

Depuis maintenant plus de 4 ans, OCTO accompagne le pass Culture dans la création de son produit et l’organisation de ses équipes. 3 équipes de développements distinctes adressent les problématiques d’acquisition, activation et rétention du périmètre produit de la cible des jeunes bénéficiaires du pass culture.
Au fur et à mesure des évolutions du produit, un besoin d’alignement, d’acculturation et de partage du savoir sur des sujets transverses s’est rapidement fait ressentir : quelques sachants isolés détenaient les connaissances sur des thématiques spécifiques, créant des points de défaillance unique (single point of failure ou SPOF en anglais) sur celles-ci.

En réponse à ces enjeux, le pass Culture à mis en place un rituel régulier (environ 2 fois par trimestre) sur une journée entière : les Journées Thématiques.
Il a depuis été depuis largement adopté en interne et 1 an après la mise en place de ce système, nous partageons le bilan de cette expérimentation !

I/ Les Journées Thématiques, kézaco?

Il s’agit d’une journée entière dédiée à une thématique choisie collégialement en amont. Celle-ci peut être technique pure, UX, ou plus transverse…

Une Journée Thématique s’adresse à l’ensemble des équipes de conception et de développement gravitant autour du produit.

Elle implique ainsi les développeurs, product managers, UX designers ou encore testeurs.

Chronologie de la mise en place des Journées Thématiques au pass Culture

II/ Déroulé type d’une Journée Thématique :

Le déroulé type et optimisé d’une journée thématique au pass Culture est le suivant :

• 10h - 11h : Introduction théorique au sujet abordé

• 11h - 12h : Priorisation / découpage des tâches à réaliser

• 14h - 17h : MOB programming
  = code collaboratif consistant à faire travailler une équipe sur une tâche en codant à tour de rôle

• 17h - 18h : Debriefing et mise en commun des techniques de développement travail effectué

• 18h - 18h05 : ROTI (Return on Time Invested) ou Perfection Game (cf. III.4). C'est un vote afin d'évaluer l'intérêt et l'efficacité de la journée et récolter du feedback.

L’intégralité des répondants sondés estiment que ce programme est le plus pertinent au regard de leurs attentes.

III/ Nos recommandations pour maximiser l’efficacité du rituel :

Disponibilité des intervenants, distribution géographique des équipes, difficulté à identifier des porteurs, impact budgétaire, arbitrage sur le choix du sujet, le parcours vers la réussite du rituel est souvent semé d'embûches !
Il existe cependant des conseils clés à actionner pour maximiser vos chances de succès organisationnel du rituel :

1. Gestion de l’affluence :

Pour maintenir une bonne efficacité du dispositif, il est recommandé de limiter l’affluence à 20 personnes maximum. Ceci qu’il s’agisse d’équipes totalement en présentiel ou en full remote.
Si la participation de chacun est optionnelle, elle reste toutefois fortement recommandée. La communication en amont de la journée est clé pour favoriser une présence maximale.

2. Ownership des sujets :

Il est plus motivant et engageant de laisser chacun proposer le thème de son choix.
Il est également clé de varier ce rôle pour impliquer un maximum de monde.
Chaque thème peut être soumis à un système de vote, ainsi ceux qui génèrent le plus de valeur sont priorisés.

Sur le projet, le tiercé gagnant des thématiques les plus plébiscitées fût ainsi le suivant :

🥇Accessibilité -🥈Performance -🥉Micro-interactions

Lorsque l'on vise le long terme pour un projet technique, on se confronte à de nombreux sujets.
Parmi eux, un facteur est trop souvent négligé : le "bus factor".
Prenons volontairement le cas extrême d’un décès dans l’équipe (quelqu’un qui se ferait écraser par un bus). Pour garder un bon indice de robustesse (non pas dans le sens technique du terme mais plutôt en terme de partage de connaissance) la mise en place de Journées thématiques peut être une arme redoutable.
Il existe toutefois de nombreux autres leviers non négligeables tels que la documentation à jour, la mitigation des risques ou le découplage des composants logiciels pour faire baisser la complexité du projet.

3. Fréquence du rituel :

Elle est à ajuster selon votre contexte projet et la disponibilité de vos équipes.
Au pass Culture l’occurrence d’une fois par trimestre a été jugée la plus adéquate.

4. Mesure de l’impact et amélioration continue :

- Il est crucial de réfléchir en amont à comment vous allez pouvoir monitorer l’impact de votre journée.
C’est ce qui vous permettra de justifier de la pertinence de l’action à votre client final.

Ainsi à l’issue de la journée axée sur les performances nous avons par exemple, via les tickets traités :
✔️ diminué la taille de l’application Android de 25%, située désormais maintenant bien en dessous de la moyenne du marché (15,6Mo vs 24Mo)

✔️ diminué le délai entre l’ouverture et la première interaction passant de 11s à 6s.

- L’exercice est clé à faire en amont certes, mais aussi en fin de journée.
Après une journée de travail, le ROTI (Return On Time Invested) est très efficace :  les participants à un événement évaluent sur une échelle de 1 à 5 la valeur que leur a apportée l’événement par rapport au temps qu’ils y ont consacré.
L’exercice permet de prendre la température de la réussite de la journée et récolter du feedback.
Pari gagné lorsque la journée se termine par un ‘Voilà un beau succès qu’il nous tarde de réitérer au plus tôt!’

Un outil complémentaire utile pour s’améliorer à chaque itération du rituel est le « PG » (Perfection Game) qui préconise une évaluation constructive sous la forme : Je te mets x/10 car j’ai aimé … Pour avoir 10/10, je ferais/j’ajouterais…‘

Conclusion

Les Journées Thématiques ont permis permis d’acculturer l’ensemble des parties prenantes concernées sur des sujets précis et variés. Elles facilitent la collaboration inter-équipe et la suppression des silos.
Le parcours pour convaincre les décideurs de leur bienfait n’est pas toujours évident mais après quelques optimisations permises via des outils d’amélioration continue, elles sont parvenues à susciter une forte adhésion des équipes, voir un plébiscite sur le projet.

Alors n’hésitez pas à vous lancer dans le grand bain ou nous partager vous aussi vos retours d’expériences en commentaire !