Pôle emploi conçoit une version 100% digitale de son Challenge Intrapreneur 2020

Depuis 5 ans, Pôle emploi organise un Challenge Intrapreneur ayant pour objectif de faire émerger des problèmes issus du terrain et de permettre aux agents sélectionnés de travailler sur leur idée de solution pendant plusieurs mois à l’incubateur de la Direction de l’Expérience Utilisateur et du Digital (DEUD). Depuis septembre dernier, l’édition 2020 a dû s’adapter et les candidats ont vécu une version 100% digitale tout au long de l’aventure. Notre tribu de designers Octo y était et nous en profitons pour vous raconter cette édition pas comme les autres.

 

« Le challenge intrapreneur était avant tout un défi à relever, qui ouvre le champ des possibles quant à l’idée que l’on propose, mais également une aventure exceptionnelle, très enrichissante avec de belles rencontres. J’étais dans une optique positive, en me disant que quoi qu’il se passe j’aurais appris et je retiendrais beaucoup de choses de cette expérience. Aujourd’hui, je sais poser un problème, identifier les cibles, travailler des persona, et imaginer des solutions. Le coaching m’a aidé à me recentrer en permanence sur ma problématique et la bienveillance du coach m’a permis de rester totalement positive jusqu’à la finale. »

Bouchera Laator, conseillère gestion des droits en région PACA et gagnante du Challenge Intra 2020

1. Fin septembre – lancement de l’appel à candidatures

Après plusieurs semaines de préparation, le Challenge Intrapreneur 2020 est lancé autour de quatre thématiques liées à la crise COVID-19. Tous les collaborateurs de Pôle emploi sont invités à partager leur idée sur la plateforme InnovAction en remplissant un canevas. “Quel problème souhaitez-vous résoudre ?” ,“Qui est votre cible ?”, “Quelle serait la solution ?” 3 questions qui reviendront challenger en boucle les candidats. 

Cette année, l’équipe a également préparé une nouveauté : des formats de webinaires et de coachings collectifs pour les plus motivés. Comment ça se passe ? Un format court de 30 minutes en visioconférence, 2 fois par semaine pendant 3 semaines, pour partager des conseils et répondre aux questions des candidats. Dès le départ, c’est le carton plein ! L’idée plaît et certains candidats sont présents à toutes les sessions. 

En parallèle, le Challenge Intra se décline en région. L’équipe projet accompagne 3 régions (Auvergne-Rhône-Alpes, Provence-Alpes-Côte d’Azur, Grand-Est) qui se sont lancées dans l’organisation d’un challenge régional en 3 grandes étapes :  appels à candidatures, sélection des finalistes puis jury. Le tout sur skype et par téléphone. Et les candidats sont bien là, surtout que les 2 gagnants de chaque région assurent leur place en demi-finale nationale ! 

💡 La bonne idée version digitale : les webinaires et sessions de coaching collectif en visioconférence avec un format court et fréquent au rythme de 2 fois par semaine. Une bonne surprise pour un format qui aurait été plus naturellement envisagé en présentiel avant la crise. 

2. Début novembre – sélection des 21 demi-finalistes

La phase d’appel à candidatures se termine : cette année, 124 agents se sont engagés dans l’aventure et ils ont déposé à eux tous 141 dossiers de candidature. L’étape de notation et de sélection démarre donc avec une journée bien chargée dédiée à passer en revue tous les dossiers et à les noter sur un fichier Excel en ligne pour consolider les résultats au fur et à mesure. 4 critères sont pris en compte : clarté du problème, précision de la cible, impact de la solution et qualité du dossier de candidature. A l’issue de cette journée de notation, 15 candidats sont sélectionnés et rejoignent les 6 finalistes des challenges régionaux. 

💡La bonne idée version digitale : l’outil de notation créé sur une version en ligne d’Excel pour permettre à chacun de noter les dossiers et de calculer les notes afin de pouvoir classer rapidement les dossiers. Outre le fait de gagner du temps, cette démarche permet également de limiter les biais et les influences entre les membres du comité de sélection.  

3. Décembre – préparation et jury des demi-finales 

Le mardi 8 décembre 2020 est une journée dédiée au coaching des 21 demi-finalistes, rythmée par des séances en plénière et des séances de coaching en petits groupes. Les demi-finalistes sont accompagnés de coachs UX designers pour creuser le problème rencontré par les utilisateurs, préciser la cible concernée, poser la vision de la solution et réaliser un story board afin d’avoir toutes les clés en main pour leur pitch. A distance, les fuseaux horaires s’ajoutent et la préparation a été adaptée pour des agents participant depuis la Guadeloupe et la Réunion. A l’issue de cette journée de coaching, les candidats sont fin prêts à pitcher devant le jury. Pour cette demi-finale, le même système de notation avec un fichier excel a été utilisé et cela a permis au jury de gagner du temps pendant les délibérations. De plus, l’utilsation d’un  tableau blanc digital a été mis en place afin de mettre en évidence les idées en top du classement.  

💡 La bonne idée version digitale : apporter du fun à votre événement en ligne, avec de la musique, des noms d’équipes sympas, un maître de cérémonie qui crée l’ambiance. Un événement se vit avant le jour J et vous pouvez envoyer en amont un livret à tous les participants sur la journée à venir. 

4. Janvier à mars – coaching des finalistes

Au retour des vacances de Noël, coachs et candidats sont reposés et motivés pour se préparer à  la grande finale. Sur une période de 5 à 6 semaines, les candidats ont continué à creuser leur problème en raison d’une session de 2h par semaine avec un coach UX et un coach Product manager, en allant sur le terrain pour réaliser des entretiens avec des utilisateurs potentiels. Ils ont aussi travaillé sur leur cible, le marché visé ainsi que les concurrents. Enfin, ils ont avancé sur la solution qui pourrait répondre aux besoins des utilisateurs en se projetant sur une première version à tester et une trajectoire pour leur produit ou service. Toutes ces recherches leur ont permis de concrétiser leur pitch d’intrapreneur afin de convaincre le jury. Pour compléter la préparation, les candidats ont eu l’opportunité de pitcher à blanc lors d’une session d’entrainement devant et avec les autres finalistes.  

💡 La bonne idée version digitale : La finale étant décalée de plusieurs semaines, une newsletter en ligne a été diffusée aux finalistes pendant 4 semaines, permettant de garder le lien, rester dans la dynamique du challenge et de continuer à partager des conseils. Les rubriques : conseils pour le pitch, zen & bien-être, moments clés de  la vie d’intrapreneur et enfin les conseils de l’équipe projet. 

« Accompagner la candidate pendant la demi-finale puis sur la finale a été très enrichissant. J’ai pu en apprendre énormément sur son sujet et creuser avec elle tout au long des sessions de coaching. J’ai vu sa confiance en elle évoluer et son idée mûrir au fur et à mesure de ses échanges avec les utilisateurs. Au-delà d’un challenge qui permet de lancer des projets innovants et utiles, c’est aussi un moyen de valoriser l’approche entrepreneuriale. La candidate que j’ai pu suivre n’a pas gagné ce challenge, mais a définitivement gagné en assurance, en compétences, et j’espère qu’elle gardera cette posture et ses idées pour avoir plus d’impact dans son poste. »

Claude Bois, UX designer dans la tribu XD chez OCTO Technology

5. Mars – pitch et jury de la finale nationale

C’est le jour J et les candidats sont prêts à pitcher devant le jury, toujours en visioconférence, les règles sanitaires nous y obligent. Les membres du jury ont pu se réunir quant à eux dans une salle à la Grande Fabrique, un nouvel espace d’innovation dans les bureaux de la DSI Pôle emploi à Montreuil. Après l’introduction, les 10 pitchs, et les délibérations, l’annonce des 3 gagnants peut enfin se faire avec moults emojis d’applaudissements et de félicitations. 

💡 La bonne idée version digitale : les membres du jury présents dans la plénière ont noté les projets sur un formulaire en ligne (Googl Form) avec une tablette. Cela a permis de collecter les notes et de consolider rapidement les résultats avant les délibérations. Un facilitateur graphique était présent dans la salle et a réalisé un fresque résumant les 10 pitchs de cette finale. 

 

« Le challenge intra de cette année – édition spéciale post-covid –  nous a permis de réinventer une forme de mobilisation des agents autour d’un challenge 100% virtuel avec les difficultés que ça amène par rapport à l’exploitation de l’intelligence collective. Néanmoins les difficultés se sont converties en opportunités en permettant de faire profiter avec des formats de webinaires et séances en ligne un nombre plus important d’agents de Pôle emploi. Les idées sélectionnées permettront de trouver des solutions innovantes aux problématiques renforcées par cette crise sanitaire (sécurisation des droits, chômage partiel et mobilisation des aides d’entreprises au recrutement). Le succès de cette année a permis de voir plus grand pour l’année prochaine pour mettre en place un challenge et une incubation sur des solutions au-delà du digital et pouvoir innover avec des solutions systémiques (nouvelles formes d’organisation, processus métiers et solutions digitales). »

Miguel Mogollon, Responsable de l’incubateur de produits digitaux à la Direction de l’Expérience Utilisateur et du Digital (DEUD) de Pôle emploi

 

En conclusion, malgré la situation particulière, le Challenge Intrapreneur 2020 a pu se dérouler sans accroc, de l’appel à candidatures jusqu’à la finale nationale. Si les outils digitaux ont été les principaux intermédiaires à chaque étape, la dimension humaine est bien présente : les liens se sont créés entre tous les participants et l’équipe projet sans jamais se voir. Les formats de coaching à distance ont très bien fonctionné, ils ont permis aux candidats d’apprendre et de développer de nouvelles compétences qu’ils pourront appliquer dans leur poste ou pendant l’incubation pour les 3 gagnants. Avec la distance, garder le lien et communiquer est tout particulièrement essentiel, quel que soit le format qui vous corresponde le mieux : visio, appels, mails, newsletters… Et riches de cette expérience, nous sommes déjà prêts à réinventer l’édition 2021 ! 

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