[Partie 4/4] Compte-rendu Matinale : L’agilité RH appliquée en Great Place to Work, par Marjolaine Hamon, Responsable Développement RH chez OCTO Technology

le 14/05/2019 par Anne Sophie Varnier, Ngoc Quê-minh Vo

Comment la fonction RH se transforme pour répondre aux besoins de l’organisation ? Comment est-ce qu’elle peut créer plus de valeur ? Et comment les professionnels RHs peuvent prendre du plaisir dans leurs pratiques ?
Nous clôturons ce dossier en quatre parties sur l’Agilité RH avec le retour d’expérience de Marjolaine Hamon, Responsable Développement RH chez OCTO Technology.

L’équipe RH d’OCTO Technology est composée de 15 personnes, organisées autour de 3 pôles d’expertise : le recrutement, le développement RH et l’administration du personnel.
Dans son retour d’expérience, Marjolaine nous partagera comment son équipe et elle se sont inspirés de la culture agile dans leur fonctionnement, et de la culture employee-centric d’OCTO pour répondre aux besoins et aux enjeux de l’entreprise ?

La facilitation graphique a été réalisée par Elise Derouault.

La Culture OCTO : une culture atypique

La Culture OCTO est une culture très forte. OCTO est une entreprise agile, où tout est basé sur la confiance et l’autonomie des individus et des collectifs. Il s’agit d’une communauté à part entière, celle des “octos”, où la DRH est pleinement intégrée à l’écosystème.

Au sein de cette communauté, chacun va nourrir des intérêts réciproques, et personne n’a le monopole des bonnes idées : si des sujets émergent, n’importe quel octo peut apporter ses idées et y contribuer.

OCTO a été racheté par le groupe Accenture il y a plus de 2 ans. On recrute et on regroupe des experts pour soutenir cette croissance (devops, data engineers), mais au-delà de l’expertise, la culture est un réel enjeu : nous avons des attentes fortes en termes de savoir-être au moment du recrutement.

En effet, notre objectif : être constamment une Best Place to Grow pour pouvoir former les experts aux technologies émergentes et faire grandir les jeunes qui nous rejoignent. Nous avons également un objectif de rester une Great Place to Work. A notre actif : 5 participations pour 5 palmarès.

Premiers pas dans l’agile

L’équipe RH a vécu une croissance forte ces dernières années, nous sommes passés de 7 à 15 personnes, avec des bagages différents, pas tous agiles. Nous avons exprimé la volonté d’être en cohérence avec la culture OCTO. Nous avons formé un collectif pour démarrer l’aventure : chacun doit être sur ses activités opérationnelles, et en même temps être impliqué dans les projets de l’entreprise.

Chez OCTO, nous avons un principe : “ne pas infliger de l’aide”. En revanche, on demande souvent de l’aide. Nous avons fait part de cette volonté à la communauté, et nous nous sommes fait coacher par NKA [N.D.L.R. : il s’agit de Nicolas Kalmanovitz, Consultant en Transformation Agile et Coach Professionnel] qui nous a proposé ce parcours :

Travailler sur le collectif : redonner du sens, capitaliser et renforcer ce qui fonctionne déjà bien dans l’équipe
Appliquer l’agile aux problèmes (que nous appelons chez nous “les douleurs”)
Co-construire les solutions
Expérimenter par petits pas

Pour commencer notre aventure dans l’agilité, nous avons commencé par fonder un socle de connaissance commun. Quand on parle d’agile et de RH, on entend beaucoup de choses différentes : expérience salarié, boucles de feedback... et ce n’est pas forcément clair.

chez OCTO, nous avons plein de tribus expertes sur l’Agile et dans leurs domaines, alors nous nous sommes formés auprès d’elle pour réfléchir à la manière d’appliquer cela par rapport à notre contexte.”

Aujourd’hui, en termes de pratiques nous menons une rétrospective d’1h30 par mois pour partager nos réalisations. Faire le bilan de ce qui a bien fonctionné, nos difficultés et réfléchir à comment améliorer nos interactions entre nous.

Pour partager de manière davantage opérationnelle, nous avons également mis en place un stand-up tous les 15 jours pour partager concrètement l’avancée de nos tâches quotidiennes en lien avec une planification trimestrielle.

Enfin, notre management visuel montre de manière transparente les enjeux de l’équipes et nos apprentissages, pour encourager le droit à l’erreur.

Réflexe ancré #1 : co-construire avec les octos - la preuve par l’exemple

Une 2ème place sur le podium Great Place to Work avec un dossier rédigé par les octos eux-mêmes

Great Place to Work est un palmarès récompensant les entreprises où il fait bon travailler. Pour candidater, il y a deux volets au projet : une enquête auprès des salariés, et un dossier “culture audit”.

Avant de s’inscrire au palmarès, nous avons demandé l’avis des octos sur le fait de participer, en précisant que si nous participions, il y aurait besoin de personnes pour contribuer aux dossier, et d’autres personnes pour relire.

Dans ce projet, la RH a eu un rôle de facilitateur où on a utilisé Trello pour matérialiser l’avancée du chantier, organiser un point de 30 minutes par semaines pour se synchroniser et voir s’il fallait solliciter davantage d’aide de la communauté.

“Ce qui est intéressant dans ce projet, c’est qu’on a complètement fait confiance aux binômes contributeurs-relecteurs, qui n’étaient pas du tout RHs.”
Marjolaine Hamon

Ce dossier a été réalisé et ces 250 pages nous ont permis de gagner la 2ème place sur le podium. C’était une belle aventure et une fierté d’avoir réalisé un dossier de cette envergure dans des temps records.

Twig, un outil de recrutement visuel

D’un dossier papier à un “kanban de recrutement”, l’équipe RH a co-construit à un outil de recrutement, de manière agile avec des développeurs internes. Le MVP [N.D.L.R. : Minimum Viable Product] a été testé et approuvé en interne, avant d’être aujourd’hui déployé chez certains de nos clients à des fins commerciales.

Capture d’écran de Twig : https://www.twigtalent.com/

Framework carrière et processus de promotion

Le framework carrière a été co-construit avec les octos et est remis à jour tous les ans pour aider les salariés et les managers à mieux gérer leurs objectifs et leur progression au sein d’OCTO. Dernière évolution en date : le processus de passage vers le grade de manager à été remis en question. Nous avons été à l’écoute et dans la construction avec les octos pour pouvoir mettre en place un nouveau système.

Réflexe ancré #2 : Se centrer sur l’utilisateur

Les candidats et candidates

Quand on passe un entretien chez OCTO, on souhaite faire vivre une expérience, et donner les moyens aux candidat·e·s de participer activement aux échanges. Les candidat·e·s ont donc le choix entre plusieurs activités les amenant à partager leurs motivations et parcours professionnel : moving motivators, dessine-moi ton profil, le speed boat… Toutes ces activités ont été proposées et testées par les octos eux-mêmes.

Les octos

Nos UX répètent sans cesse l’importance de rester proche du terrain et de se confronter aux utilisateurs. En tant que RH, nous partons régulièrement avec des octos en mission. Cela nous permet de comprendre leur quotidien, leurs contraintes, comme par exemple le fait qu’ils bougent tout le temps, qu’ils changent de contexte de mission etc.

Réflexe ancré #3 : Etre dans l’amélioration continue

Le flex-office suite à une rétrospective d’équipe

Le but d’une rétrospective est de se poser des questions différentes du quotidien une fois par mois :

Qu’est-ce qui a fonctionné ?
Est-ce que quelqu’un a besoin d’aide ?
Comment peut-on s’améliorer ?

Suite à une rétrospective, nous avons testé le flex office : tous les 15 jours, on change de bureau. L’hypothèse étant qu’en changeant régulièrement de voisin de bureau, nous allions avoir de meilleures interactions de groupe. A la base, nous n’étions pas tous favorables. Nous avons expérimenté cela en reportant notre humeur tous les jours sur un outil de mood meter. En fin de compte, nous avons gardé le principe mais nous avons ajusté des règles.

S’autoriser à expérimenter : les ateliers d’idéation

Ces ateliers ont lieu chaque mois 1h30. La règle : vient qui veut, mais si on est là, on joue le jeu. L’objectif : pour pouvoir être plus créatif et voir en dehors du cadre, il faut entraîner notre mindset. Si demain on a un nouveau sujet que l’on doit traiter, on sera déjà entrainé à voir différemment les choses. Des exemples de sujets que l’on traite ci-dessous :

La morale en image : fiertés et apprentissages

On fait pas de l’agile pour de l’agile, y a pas de manuel, pourquoi est-ce qu’on va utiliser tel ou tel outil ? Pourquoi des ateliers plutôt que des réunions ? Quel sens est donné ?

Le mot de la fin ? Trouver le confort dans l’inconfort

Pour moi, l’agilité RH chez OCTO, c’est trouver le confort dans l’inconfort. Ce n’est pas toujours facile. Ca demande de la rigueur, ça demande du courage de s’exprimer et de pouvoir dire que l’on s’est trompé. Mais lorsqu’on se trompe dans un cycle court, cette erreur se transforme vite en apprentissage. Et surtout, on le fait pas seul, on le fait avec les autres.

Pour aller plus loin

Cette matinale a été l’occasion pour OCTO Technology d’annoncer la sortie en exclusivité de sa dernière publication, Culture Change, basée sur nos retours d’expériences de ces dernières années avec nos clients sur les transformations agiles que nous avons pu menées.

Télécharger le livre blanc : Culture Change

Retrouvez la vidéo complète de la matinale

https://www.youtube.com/watch?v=s2HBr_8RZuM&t=6452s

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