Palmarès Great Place To Work : les coulisses de notre participation

Partageons ce qui nous départage

Les résultats du Palmarès Great Place To Work seront annoncés le 27 mars prochain lors de la cérémonie officielle.

Mystère mystère… OCTO renouvelle l’aventure collective Great Place To Work avec sa 5ème participation. Après avoir été 1er à deux reprises puis deux fois 2ème, il nous tarde désormais que soient dévoilés les noms des entreprises où il fait bon travailler en 2018. Mais tout vient à point à qui sait attendre…

D’ici là, nous avons souhaité écrire un article sur cette nouvelle édition afin de vous partager ce qui nous différencie dans notre manière de participer. Comme vous le savez, chez OCTO, nous sommes fidèles à notre devise “nous recherchons de meilleures façons de faire” et cela s’applique à peu près à tous les projets. À travers le retour d’expérience de Marjolaine, Responsable du Développement RH, nous vous proposons donc d’explorer les coulisses de notre participation.

Avant de prendre votre ticket, un petit rappel du contexte ?

Great Place To Work est un institut indépendant français composé d’experts, qui propose des Palmarès et classements permettant d’identifier et de récompenser les entreprises où il fait bon travailler de part et d’autre du globe.

L’évaluation des organisations se base sur deux volets. D’un côté, l’enquête “trust index” composée de 66 questions envoyées par l’institut à chaque salarié, qui propose de mesurer leur perception sur leur environnement de travail et de l’autre, le dossier “culture audit” renseigné par l’entreprise elle-même permettant l’analyse et l’évaluation qualitative des pratiques managériales.

La démarche est donc la même pour tous et permet de réaliser un diagnostic fiable et étayé, mettant en perspective les résultats de l’entreprise par rapport à son environnement concurrentiel et par rapport aux meilleures entreprises en matière de « bon travailler ».

Maintenant prenez place, l’histoire racontée par Marjolaine commence ici :

« En tant que Responsable du Développement RH, arrivée depuis 1 an chez OCTO, j’ai vécu ma première participation au Palmarès avec cette entreprise incroyable et c’est ainsi que j’ai eu envie de prendre la plume pour partager mon retour d’expérience.

Pourquoi ?

Parce que très souvent ce sont les DRH qui pilotent ce type d’initiatives et que paradoxalement les salariés ne sont que peu associés notamment sur la rédaction du dossier culture audit censé refléter la culture de l’entreprise et ses pratiques managériales.

Aussi, parce qu’encore une fois je me suis dit :

  • Que cette entreprise ne fait pas comme les autres,
  • Que l’agile est un état d’esprit bien au-delà de la gestion de projet,
  • Que depuis 1 an, chaque jour me confirme que miser sur la force du collectif et sur la singularité contribue à réaliser des choses exceptionnelles.

Enfin, la dernière raison qui m’a poussé à écrire cet article réside dans le fait que cette 5ème participation se déroulait alors même qu’OCTO a vu ses effectifs considérablement augmenter depuis sa première participation et a annoncé son rachat par Accenture il y a à peine un an et demi. Et pourtant… le taux de participation à l’enquête « Trust Index » a été de 94% et une vingtaine d’Octos se sont impliqués à mes côtés pour co-écrire et relire notre dossier “culture audit”.

Alors quel est le secret ?

Un engagement de la direction

Avant de comprendre en quoi consiste une candidature au Palmarès Great Place To Work, il était essentiel pour nous de comprendre pourquoi nous le faisions, comme nous l’explique François Hisquin, l’un des  co-fondateurs.

“Nos performances passées et notre positionnement premium nous ont apporté une notoriété qui dépasse le milieu des technologies, qui nous passionne.  Nous en sommes fiers, tout comme nous sommes fiers de l’attachement de tous les Octos à leur entreprise. Si les Octos manifestent cet attachement au quotidien, il est fondamental pour nous d’être challengés sur le sujet, à la fois par la participation des Octos à l’enquête et par l’analyse qui sera faites des résultats de l’enquête et de ce dossier culture audit.”

Ludovic Cinquin, l’actuel Directeur Général d’OCTO a également souhaité souligner l’importance de se mobiliser le plus sincèrement possible, c’est à dire  sans complaisance ni sévérité exagérée lorsque l’on décide collectivement de s’engager dans une telle démarche. Voici un extrait de son mail adressé à l’ensemble des salariés lors du lancement de l’enquête :

“Après 4 participations et 2 ans d’absence, nous avons collectivement décidé de participer à l’édition 2018 de Great Place To Work (GPTW). Une candidature GPTW comporte deux volets.

L’enquête de satisfaction des employés se déroulera du 7 au 21 novembre.

S’il vous plaît, répondez ! Vous pouvez bien sûr décider de ne pas participer par choix de conscience. Concrètement, une large participation est une condition nécessaire pour figurer au palmarès. De façon plus profonde, il est plus intéressant en termes de feedbacks d’avoir des résultats représentatifs, quitte à ce qu’ils soient moyens.

Comme pour les éditions précédentes, tous les résultats du questionnaire (ainsi que le culture audit) seront rendus disponibles à tous les Octos.

Répondez en votre âme et conscience : répondez sincèrement aux questions posées, sans complaisance déplacée et sans sévérité exagérée. Si vous avez un doute sur une question, comparez à d’autres expériences professionnelles que vous avez vécues. Et bien sûr, le questionnaire est complètement anonyme.

Chez OCTO, nous essayons de faire les choses différemment en incarnant au mieux notre devise : « nous recherchons de meilleures façons de faire ».

J’espère que cette participation à GPTW sera une façon de confirmer et d’affirmer cette différence.”

Une décision collective et une implication de toutes et tous

Nous étions convaincus de l’intérêt de participer à nouveau à Great Place To Work. Mais fidèles à la culture d’entreprise, il était fondamental pour nous que cette décision soit partagée par les Octos.

Nous avons donc sollicité leur avis sur une éventuelle participation de deux manières :

  • Un BBL (Brown Bag Lunch) pour présenter la démarche et recueillir l’avis des présents,
  • Un sondage auprès de tous les Octos.

Les Octos se sont alors prononcés à 92% en faveur d’une nouvelle participation.

Par la suite nous avons continué de les associer au projet en lançant un Ask For Help, une tradition chez OCTO pour :

–   Recueillir leurs idées sur le contenu du culture audit, via un document partagé,

–   Avoir l’aide de plusieurs Octos pour écrire et/ou relire le dossier culture audit.

Le choix d’écrire le dossier “culture audit” à plusieurs mains… et plusieurs profils

Nous avons fait reposer la co-écriture du dossier culture audit entre autres sur la collaboration, l’autonomie et une équipe pluri-disciplinaire d’Octos. Impossible de décrire la culture systémique d’OCTO sans les Octos. Et comme, nos consultants travaillent selon la méthodo agile, il était évident de s’inspirer aussi de l’état d’esprit et de la méthode pour rédiger notre dossier.

Concrètement, nous nous sommes entourés des volontaires et des plus motivés quelle que soit leur fonction dans l’entreprise. La seule règle du jeu était d’avoir de la disponibilité pour être responsable de sa partie et de s’engager sur le planning imposé par l’Institut.

Impliquer, c’était aussi responsabiliser, libérer les initiatives et décloisonner la connaissance sur ce qu’est OCTO. Et montrer que chacun, à son niveau, contribue aux succès de l’entreprise.

Jérôme le confirme “ c’était une démarche passionnante et intéressante dans la mesure ou j’ai pu prendre un peu de recul sur ce que l’on vit au quotidien chez OCTO. Cela m’a permis de prendre conscience de la diversité des initiatives”.

Ou encore Emilie : “L’écriture de ce dossier nous a permis de mettre sur papier et de formaliser toute la culture OCTO : nos rituels, nos méthodes, nos process et nos valeurs.  Je me suis encore plus rendue compte de la richesse de notre culture d’entreprise et à quel point on pouvait en être fier.  Ce que je retiendrai le plus dans cette démarche est son côté collaboratif. Nous avons fait participer un maximum d’Octos, que ce soit dans l’écriture ou la relecture. En tant que responsable de la partie “Recruter et Accueillir”,  j’ai pu engager l’équipe Recrutement dans la rédaction de ce chapitre ; chaque personne a eu l’opportunité de choisir le thème qui lui plaisait. Tous ensemble, nous avons relevé le défi !”

Poursuivons la visite par un tour d’horizon des outils de partage utilisés

Le pilotage de ce projet s’est fait à la manière d’un coach agile. L’enjeu était avant tout d’accompagner l’équipe en lui faisant confiance. C’est à dire l’aider à coordonner ses actions, faire le lien entre les différents acteurs, mettre en place des rituels de partage et faciliter le groupe pour trouver ses solutions et avancer ensemble.

Pour cela plusieurs outils nous ont aidé :

Ask For Help – Associer toute la communauté pour recueillir les idées

Avant de démarrer la rédaction du dossier nous avons lancé un Ask For Help à tous les Octos. Chacun a eu la possibilité via un document ouvert à tous de mettre ses suggestions et de contribuer à sa manière au contenu de notre futur dossier culture audit.

Organiser un atelier avec l’équipe projet pour préparer le contenu du dossier

Afin d’analyser l’ensemble des idées, nous avons organisé un atelier avec les Octos volontaires. Chez OCTO, pas d’atelier sans post-it. Cette méthode permet en effet à chacun d’être acteur de la réflexion et de décider collectivement avant de se responsabiliser individuellement.

Utiliser un Kanban pour nous organiser et partager

La méthode du Kanban nous a permis d’organiser notre backlog, les tâches du sprint en cours et leur état d’avancement.

 

Un dashboard dans l’ascenseur pour suivre le taux de participation à l’enquête

Rendre visuel et partager tout au long de l’aventure avec les Octos nous semblait être une bonne solution pour garder les troupes motivées, tout en restant dans la  transparence, valeur précieuse pour nous. Une équipe à donc développé une brique sur notre dashboard qui montrait le taux d’avancement de notre participation.

Célébrer et partager avant même l’annonce des résultats le 27 mars prochain

La célébration et le fun sont des piliers importants de la vie chez OCTO. Qu’elles soient individuelles (pour un Octo), collectives (pour une équipe d’Octos) ou même générales (pour tout OCTO !), nos réussites sont toujours l’occasion de renforcer nos liens et de partager un peu plus tout ce qui nous motive. On célèbre ainsi toutes sortes d’événements qui jalonnent notre quotidien. Notre participation à Great Place To Work avant même l’annonce des résultats en fait partie.

Un moment de convivialité avec tous les contributeurs s’est alors imposé comme une évidence pour célébrer le plaisir d’avoir travaillé ensemble.  

Faire confiance et prendre plaisir ensemble

Ce qui m’a le plus marqué, c’est le plaisir que nous avons eu à travailler ensemble et d’avoir été entourée de collaborateurs prêts à s’engager. Cela pourrait paraître surprenant de s’en étonner je vous l’accorde. Et pourtant nous avons tous été confrontés au lancement de certaines initiatives où l’une des seules choses que les personnes répondent c’est “je n’ai pas le temps désolé”, “à quoi ça sert de toute façon?”.

Mais croyez-moi, si l’organisation le permet, le valorise et surtout fait confiance, l’énergie collective réalise des choses incroyables. L’histoire et les pratiques de l’entreprise sont alors racontées de manière plus authentiques. D’ailleurs, c’est bien nous qui évoluons tous les jours dans cet écosystème n’est-ce pas, alors faisons-nous confiance !

Clap de fin – merci pour votre visite et surtout n’hésitez pas à en parler autour de vous et à lire nos prochains articles sur notre participation :-)

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