“Paint Me A Garden” le serious game fun pour s’initier au cadrage Agile

Vous est-il déjà arrivé d’expliquer ce qu’est l’Agile et de perdre l’attention de votre auditoire en moins de temps qu’il n’en faut pour boire un café ou fumer une cigarette ? C’est pour cette raison que j’ai décidé, suite au feedback de mon auditoire, de trouver une solution afin de capter leur attention sur la durée.

Comme disait Benjamin Franklin, “Dis-le moi et je l’oublierai; Enseigne-le moi et je m’en souviendrai; Implique-moi et j’apprendrai”.

Rien de tel qu’un atelier combinant une intention pédagogique et informationnelle avec des ressorts ludiques. “Paint Me A Garden” est un serious game proposé à l’origine par le groupe SII. Cette version revisitée va nous montrer comment faire des passerelles entre la théorie et la pratique des méthodes agiles en touchant du doigt tour à tour les apprentissages sur la communication, l’empathie, l’alignement, l’innovation collaborative, l’estimation des tâches, la priorisation et la planification.

PRÉREQUIS: Nombre de personnes → 10 à 30 personnes maximum. Durée → 2 heures

MATÉRIEL: Post-it; Feuilles A4; Feutres; Stylos

OBJECTIFS: #équipe #personas #empathie #alignement #collaboration #estimation #priorisation #roadmap #planification

ETAPE 1 : Formation des équipes

Dans un premier temps il nous faut définir les équipes, nous divisons donc le groupe en deux équipes de taille équivalentes. La première équipe jouera le rôle du propriétaire du terrain tandis que la seconde jouera le rôle de l’entrepreneur.

ETAPE 2 : Définition des Personas

Puis nous leur demandons de créer en 10 minutes le Persona correspondant au rôle qu’ils endossent en tant qu’équipe. Cette étape plutôt ludique permet à chacun d’exprimer sa créativité et d’aider le groupe entier à se projeter dans le personnage générant de facto empathie et renforçant la cohésion du groupe.

Une fois réalisés, chaque équipe endosse son personnage et se présente à l’autre équipe.

ETAPE 3 : Réflexion sur le contexte

Une fois les personas réalisés et partagés, chacune des équipes va réfléchir séparément sur des sujets différents durant 10 minutes.

L’équipe du propriétaire dessine son jardin de rêve (arbres, plantes, fleurs, balançoires, terrasse, barbecue, piscine, etc…) sur une feuille. La richesse de l’expérience sera proportionnelle à la diversité des aménagements sélectionnés.

Pendant ce temps, l’équipe de l’entrepreneur prépare une liste des questions qu’il aimerait poser au client afin de mieux comprendre ses besoins.

Cette phase permet à chaque rôle, isolé l’un de l’autre, de laisser libre court à son imagination. Pour l’équipe du propriétaire, cela ouvre la boîte de pandore des possibilités dénuées de toute contrainte matérielle tandis que l’équipe de l’entrepreneur commence à identifier la difficulté de comprendre un besoin.

ETAPE 4 : Partage du besoin

L’équipe entrepreneur interroge alors, à l’aide de son questionnaire, l’équipe du propriétaire pour comprendre ses besoins. Dans cette première phase, l’équipe propriétaire ne partage pas leur dessin de jardin mais ne fait que répondre aux questions de l’autre équipe. Cela a pour effet de mettre en évidence la difficulté d’une communication asynchrone (question/réponse) à l’image d’un échange par email.

Au bout d’une dizaine de minutes, l’équipe propriétaire présente alors le dessin du jardin et l’équipe entrepreneur réalise l’écart entre le besoin qu’elle avait initialement perçu et le résultat finalement attendu. Cette situation aura permise de mettre en évidence l’importance de la communication imagée dans la compréhension d’un besoin. Nous retiendrons ici l’adage qui dit “Une image vaut mille mots”.

Nous rentrons enfin dans une 3ème phase ou chaque équipe échange autour du dessin afin de compléter avec plus de précision la vision du client.

Cette étape fait écho à un autre serious game plus poussé sur le sujet dit "Specifiers and Artists".

ETAPE 5 : Rédaction des actions

Une fois les besoins du client clairement recueilli nous demandons aux deux équipes de se regrouper pour la suite du serious game. A cet instant, l’équipe entrepreneur a pour mission de rédiger les actions rattachées à la réalisation du jardin et dans un deuxième temps de les faire valider par l’équipe propriétaire afin de conserver l’alignement entre ces derniers. Nous profitons de ce moment pour suggérer aux équipes d’utiliser le modèle de user story pour rédiger leurs actions. Il est également intéressant de pouvoir les inspirer dans le cadre du passage des actions entre les deux équipes à la notion de flux tiré.

ETAPE 6 : Réalisation de la story map

Suite à la rédaction des actions nous leur demandons de les regrouper par famille et de classer dans l’ordre chronologique les actions à réaliser pour chacune d’entre elles afin de réaliser une story map.

ETAPE 7 : Estimation des familles d’actions

Après l'ordonnancement des actions relatives à leur famille respectives, il à présent temps de réaliser l’estimation de ces dernières. Pour ce faire, les équipes doivent estimer, non pas en terme de temps mais bien en terme d’effort nécessaire à la réalisation de la famille par l’entrepreneur ainsi qu’en terme d’importance par le propriétaire.

ETAPE 8 : Priorisation des familles d’actions

Une fois les actions estimées vient alors le temps de la priorisation. Savoir hiérarchiser les actions à accomplir est, en effet, l'une des clés du succès de toutes équipes. Cela permet notamment de gaspiller moins de temps, réduire le stress, en finir avec la procrastination, gagner en efficacité, être plus disponible pour l’équipe, mieux gérer l'imprévu et appréhender le changement.

Un outil de SAFe, le WSJF (weighted shortest job first ou tâche la plus courte et pondérée en premier) qui est développé sur 2 axes, d’une part le CoD (Cost of Delay ou Coût de Délais) divisé d’autre part par le temps de réalisation permet la priorisation.

Ici nous nous nous sommes basés sur l’importance de réalisation pour le propriétaire contrario la complexité de réalisation pour l’entrepreneur. Cela résulte bien évidemment d’une discussion collective menée de pair entre les deux équipes.

Nous profitons de cette étape afin d’introduire la notion d’adaptation au changement en demandant à l’équipe propriétaire de finalement déprioriser une action tout en informant l’équipe entrepreneur pour réadapter ensemble l’ordre de priorité des familles d’actions.

ETAPE 9 : Réalisation de la road map

L’étape préalable de priorisation nous permet alors d’engager la réalisation d’une roadmap des travaux à venir sur les trois prochains mois. Pour ce faire, une première phase de positionnement des jalons importants (dates limites, congés, etc.) sur la chronologie est demandé aux deux équipes. Une deuxième phase, consiste à ordonner les familles priorisées avec leurs actions associées selon les capacités de réalisation de l’entrepreneur en considérant toujours l’importance pour le propriétaire.

ETAPE 10 : Intégration dans Trello

Enfin, pour pousser l’expérience jusqu’à la ligne de départ de la première itération, nous demandons aux deux équipes de créer un tableau sur l’outil Trello. Le choix de l’outil peut tout à fait être discuté. Ici, l’objectif étant de leur permettre de découvrir un outil collaboratif simple, rapide à mettre en place et efficace pour visualiser de façon transparente et uniforme les actions listées dans leur roadmap.

Debrief

Benjamin Franklin disait donc vrai. L’apprentissage par le jeu aura permit plus que jamais de conjuguer la théorie à la pratique. Au delà du jeu il est indispensable de réaliser une séance de debrief afin de récupérer les ressentis des équipes leurs passerelles avec leur propre expériences projets et s’assurer de l’alignement collectif sur les enseignements à retenir.

Vous pouvez vous inspirer de ces 5 étapes de debrief que sont le ressenti, la relecture, l’enseignement, la critique et le transfert présentés par Worklab dont les quatre premières sont une écoute active des équipes et la dernière un intervention du facilitateur.

Conclusion

Le déroulement de ce serious game fun autour du cadrage Agile aura été accueilli de façon très positive par les participants. Il leur aura permis de toucher du bout du doigt les notions d’équipe, d'empathie via le persona, de collaboration pour la prise de décision, de priorisation des actions selon les contraintes de chacunes des parties, de l’usage d’une roadmap pour définir les jalons et de l’outil Trello afin de faciliter le partage de l’information et l’adaptation au changement.

De votre côté, songeriez-vous d'utiliser “Paint Me A Garden” lors de votre prochain atelier pour initier vos participants au cadrage Agile ?