Connaissez vous vraiment les OKR ? Quelques astuces pour bien démarrer

Le 4 novembre dernier avait lieu le Comptoir OCTO dédié aux OKR. Cela a été un moment où les participants ont pu tester leurs connaissances sur le sujet et on leur a partagé quelques astuces et retours d'expérience.

Mais c’est quoi OKR ?

OKR pour Objectif et Key Result. L’idée première est de définir des objectifs ambitieux auxquels on associe des résultats clés impactant. Cela permet de rendre exécutable une stratégie. C’est pour cela qu’il ne faut pas oublier les initiatives qui représentent toutes les actions nécessaires pour apporter l’impact désiré et progresser dans son ambition. Nous avons la notion de cycle, car OKR est un framework itératif constitué de plusieurs phases :

• Préparation : la phase où l’on définit ses objectifs, ses key results, ses initiatives et son cadre de travail OKR (rôles, rituels de suivi, etc…)
• Pilotage : la phase d'exécution des OKR. On travaille sur les initiatives, on délivre de l’impact et on mesure de manière régulière les key results. Lors du check-in, le rituel de suivi des KR, on regarde la mesure et on adapte le plan en fonction de ses observations. On met en place de l’amélioration continue.
• Clôture : on fait le bilan du cycle OKR et la rétrospective : on regarde une dernière fois les résultats et on capitalise sur ses apprentissages et les actions d’amélioration continue afin d’être plus performant au prochain cycle.

Pourquoi utiliser les OKR ?

Les bénéfices de cette méthode sont très importants :

• Cela responsabilise les équipes en leur donnant l’autonomie de définir leur propres actions,
• Cela permet de prioriser les bons objectifs,
• Cela permet de piloter par l’impact, en prenant de décisions en fonction de retours factuels
• Cela donne du sens ce qui va améliorer l’engagement des collaborateurs
• Cela aligne une organisation et des équipes

Quelques astuces avec les OKR

Avançons au pas d’un cycle, phase par phase et voyons ensemble différentes astucesundefined

Préparation :

Durant cette phase, vous passerez du temps à définir vos objectifs, vos key results, vos initiatives et à adapter votre cadre de travail.

La formulation, que ça soit de vos objectifs ou de vos key results, est primordiale pour générer de l’engagement. Pour l’un, cela rendra explicite votre ambition et pour l’autre votre impact.

Voici quelques règles qui vous aideront :

Il est important de limiter vos objectifs et vos key results pour maintenir le focus sur les bonnes priorités.

Je vous conseille de passer du temps à vous aligner sur la définition de chaque termes et sur comment calculer vos key results. Cela permettra de lever toute ambiguïté et de simplifier le suivi par la suite.

Pilotage :

C’est la phase d'exécution du cycle OKR. Dans votre cadre de travail, vous avez maintenant un rituel de suivi des OKR : le check-in. Le but est de régulièrement, mettre à jour la mesure de chaque key results, en fonction de ce que vous avez récemment délivré et de créer une discussion afin d'adapter au mieux votre plan d’actions.

Je vous propose ce canva qui facilitera le suivi :

Il est conseillé de faire ce rituel, hebdomadairement ou bi-hebdomadairement. Par exemple si vous travaillez déjà en Scrum, cela pourra très bien s’adapter avec un rituel déjà existant : la revue de sprint. Une fois vos objectifs du sprint passés en revue, regardez quelle influence cela a eu sur vos OKR ?

Discutez du chiffre : progresse t-il comme attendu ? Interrogez vous sur votre confiance pour la suite et s’il y a des blocages ou des risques ? En fonction de vos discussions, ajuster votre plan afin de maximiser votre impact. En plus de cela, regarder régulièrement vos OKR, va faciliter grandement l’intégration de cette méthodologie dans le quotidien de vos équipes.

Je peux vous conseiller de mettre en place un rôle de porteur OKR, qui sera garant de mettre à jour la mesure et apporter l’information au reste du groupe. On peut imaginer avoir un porteur par KR. A vous d’expérimenter :)

Cloture :

C’est la dernière phase du cycle OKR. On fait le bilan, on regarde les dernières mesures, la progression globale et on en tire tous les apprentissages nécessaires.

Voici un template qui vous aidera à faire votre bilan OKR :

On cherche avec les OKR à sortir de sa zone de confort donc il n’est pas rare de voir une équipe arriver à une progression 70% en moyenne sur ses KR.

Il est important de se focaliser sur les succès : de voir le verre à moitié plein. Regardez ce qui a été accompli et célébrez le. Les OKR fonctionnent bien si le cadre est sécurisant : observez ce qui vous a manqué pour faire plus et portez vos réflexions pour en tirer un maximum d’apprentissages qui vous serviront à performer au prochain cycle.

C’est le moment, après le bilan, de faire une rétrospective du cycle et d’en tirer de nouveaux apprentissages sur ses pratiques et son mode de fonctionnement.

Où mettre en place les OKR ?

Quand on a une organisation complexe, il n’est pas simple de déployer les OKR : où les définir et les utiliser ? Je vous conseille de ne pas dépasser plus de 2 niveaux d’OKR : avoir une version stratégique et une version tactique.

Mais où les définir quand on a une organisation qui ressemble à ce qu’on voit ci-dessus ?

Les OKR tactiques iront plutôt pour la couche opérationnelle, donc sans doute pour les équipes. Pour ce qui est des OKR stratégiques, je vous conseille d’observer votre organisation et les prises de décisions stratégiques. Là où est prise la dernière décision qui aura un impact sur l’opérationnel, c’est ici que vous pouvez utiliser les OKR stratégiques.

Ce n’est pas une science exacte, il existe plusieurs réponses possibles. Je vous conseille de démarrer avec une première version dans laquelle vous serez à l’aise et qui a du sens pour vous, d’expérimenter et d’adapter de cycle en cycle.

Ayez en tête que vos premiers cycles mettront sans doute en évidence des problèmes d’organisation qu’il faudra accepter et changer, sinon les bénéfices des OKR seront plus complexes à obtenir.

Conclusion

Si vous avez envie de retrouver toutes ces astuces et d’aller plus loin dans les OKR, je vous conseille de télécharger le livre blanc Culture OKR - Donner de l'autonomie et de l'alignement grâce aux OKR https://publication.octo.com/culture-okr

Et vous pouvez voir ou revoir le replay du Comptoir OCTO sur ce sujet : https://www.youtube.com/watch?v=ALj2B9r1yQQ