Mission statement workshop in practice

Si vous voulez donner davantage de sens à votre travail, assurer l’alignement des collaborateurs et susciter leur motivation, cet article est fait pour vous !

Qu’est ce qu’une mission ?

Mission : champ d’activité fondamental d’une organisation qui constitue sa raison d’être.

Exemple de mission de Google : organiser les informations à l’échelle mondiale dans le but de les rendre accessibles et utiles à tous.

Pourquoi faire ?

Comme l’explique Dan Ariely dans cette conférence, les gens motivés et passionnés produisent de meilleurs résultats. Le sens suscite la motivation, qui alimente l’innovation et renforce la performance. L’énoncé de mission est un outil fort d’alignement des collaborateurs qui sert à définir le sens de leur travail.

Contexte

Dans l’entreprise pour bien assurer son fonctionnement il y a plusieurs départements. Chacun a ses objectifs. Ce qui est important, c’est de rendre cohérents ces objectifs à la mission de l’entreprise. Pour cela, nous avons décidé de mener un atelier de définition de la mission de notre “département.”

Depuis 2014 chez OCTO Technology nous sommes organisés en tribus qui permet de consolider nos positions sur des sujets stratégiques afin de faciliter l’innovation, la prise de décision et la création d’une nouvelle offre, basée sur l’intelligence collective de la communauté des consultants. Voici une courte vidéo qui explique cette organisation alternative.

Dans cet article je souhaite vous partager un retour d’experience sur l’atelier de création de l’énoncé de mission, son déroulé détaillé et ses résultats pour la tribu Scaling Agile (SCALE), dont je fais partie.

Comment faire ?

1. Commencer l’atelier par expliquer pourquoi il est important.

Pour mieux comprendre pourquoi c’est important de commencer par le pourquoi, je vous invite à regarder cette vidéo USI de Simon Sinek.

Définir l’énoncé de sa mission permet de trouver ou clarifier le sens de son travail au quotidien, de réunir et lier les différentes visions des collaborateurs à celle de l’entreprise. Il permet ainsi de créer ou renforcer un lien d’appartenance à une communauté passionnée et motivée qui partage les mêmes intérêts, se concentrer  sur la mission commune, et prendre des décisions efficaces.

2. Donner la structure et des exemples pour clarifier le déroulé et le résultat attendu :

Un format donné permet d’orienter le groupe vers une réflexion commune et limiter les effets de bord. Des exemples facilitent la projection vers l’objectif de l’exercice.

Si vous avez l’énoncé de mission de l’entreprise affichez-le et basez-vous sur ces valeurs pour définir la mission de votre entité qui fera une suite logique des objectifs de l’entreprise. Voici la mission d’OCTO Technology :

Les valeurs identifiées sont : informatique, transformation, réalisations marquantes, partage, plaisir à travailler ensemble, recherche de meilleures façon de faire. Nous allons les utiliser dans nos prochains exercices.

3. Définir votre Quoi : donner aux participants 10 minutes pour réfléchir et écrire sur les notes adhésives ce qu’ils voient son entité faire. Puis prendre 1 minute par personne pour présentation aux participants de ses convictions. Enfin, regrouper les notes et écrire le Quoi.

Globalement l’activité de la tribu SCALE consiste à la transformation Agile à l’échelle de l’entreprise. Plus précisément, via l’audit et l’accompagnement de la mise en place des recommandations à partir d’un pilote jusqu’à l’ensemble des équipes de l’entreprise grâce aux coaching, facilitation, amélioration continue de l’organisation, de mode de travail et pensée, autonomie et motivation des équipes, communication et alignement, avancement itératif et apprentissage fréquent basé sur les métriques et le feedback des utilisateurs, cadrage et réalisation du produit incrémental et validation des hypothèses, ainsi que l’évolution de la culture collaborative et ouverte, et enfin, le développement du leadership au service des autres.

4. Définir votre Pourquoi : donner aux participants 10 minutes pour réfléchir et écrire sur les notes adhésives le sens d’existence de son entité. Regrouper les notes et écrire le Pourquoi.

La tribu SCALE existe pour fluidifier la communication, raccourcir le cycle d’apprentissage, renforcer l’autonomie des équipes et l’amélioration continue et pérenne, aider les collaborateurs à se développer et s’épanouir au travail pour atteindre un objectif global et utile pour l’entreprise et ses clients finaux afin de faire progresser les entreprises dans sa capacité à s’adapter en continu aux changements du marché et apporter plus de valeur plus vite.

5. Chaque personne prend une feuille blanche et écrit sa vision du énoncé de mission à la base de Quoi et Pourquoi. (10 minutes*)

Quelques directives :

La mission est la raison d’être. Elle est concise et claire, dans la mesure du possible.

On peut y retrouver les priorités majeures de l’entreprise.

L’énoncé de mission contient l’équilibre entre le cœur et la tête.

Cet exercice permet à chaque participant de prendre son temps à réfléchir calmement. Il est important de se baser sur le travail réalisé à chaque étape précédente pour le valoriser et avoir une vision conséquente et complète.

* Au bout de 7 minutes ajoutez un peu d’information supplémentaire qui aidera à améliorer la qualité du résultat via l’évaluation du brouillon de mission grâce aux questions suivantes :

- Quelqu’un qui lit votre énoncé de mission, pourrait-il reconnaître votre organisation sans la confondre avec une autre ?

- Comment votre proposition peut aider votre entreprise à prendre des décisions sur des actions, priorités et responsabilités ?

6. Mettez-vous en binôme et échangez vos propositions de mission. Puis, créez une mission commune sur laquelle vous êtes d’accord. (5 minutes)

A ce stade chaque personne peut exprimer ses idées, les faire challenger, trouver de l’inspiration grâce à un point de vue différent et construire avec deux cerveaux un résultat congru.

7. Réunir les deux binômes en formant les quads et les faire échanger leurs missions pour établir une mission commune et l’affiner jusqu’à que les quatre personnes l’achètent.

La dynamique des petits groupes facilite la synthèse collaborative.

8. Continuer le processus jusqu'à ce qu’il y ait un seul groupe.

Au final nous sommes arrivé au énoncé de mission SCALE suivant :

Nous travaillons sur le marché international et avons décidé d’écrire notre énoncé de mission (mission statement) en anglais qui peut tout à fait être légèrement différent suite à l’intégration des nuance culturelles.

9. Faites le groupe lire la mission à voix haute.
10. Ecrivez l’énoncé de mission et rendez-la disponible à chaque instant pour chaque membre de l’entreprise.

Une fois bien fait, le résultat de l’atelier est un guide pour chaque collaborateur qui sert à prendre des bonnes décisions au quotidien, rester motivé et s’aligner avec ses collègues et la raison d’être de l’entreprise.

La mission peut évoluer avec le temps.

S’arrêter là n’est pas suffisant. Beaucoup d’entreprises ont un énoncé de mission, mais peu d'entre eux peuvent le citer. Le problème est que cette mission n’était pas activée. L’objectif des leaders dans l’entreprise c’est de lier les gens aux objectifs et à la mission de l’entreprise.