Le suivi de compétence : une histoire de canards

J’ai envie de partager avec vous une démarche que j’ai trouvée à la fois efficace et amusante, pour soutenir les personnes qui composent une organisation, que ce soit les managers, les RH ou les équipes, dans leur quête d’excellence.

Leur question initiale était la suivante : Que faire quand vous avez 3 managers pour 200 personnes, une quinzaine d’équipes globalement agiles, une quarantaine de personnes en soutien (RH, achats, com, etc.), et que vous voulez faire du suivi de compétences individualisé ? 

Cette démarche, qui a duré 3 mois et a consisté en une douzaine d’étapes, avait donc pour objectif de compléter les mécanismes RH et managériaux de cette organisation qui avait déjà mis en place un système de mentoring et de rewarding, avec comme volonté de favoriser l’auto-organisation. Un travail sur une grille de maturité des compétences des personnes était en cours, mais rien n’existait pour permettre aux personnes de l’organisation de se prendre en main pour se définir des objectifs en matière de compétences.

Puisqu’une attention permanente à l’excellence technique facilite l’agilité, j’ai voulu tenter une expérience et répondre à la question précédente, avec 3 solutions entrevues de prime abord :

Solution 1 : Embaucher 20 managers supplémentaires

Solution 2 : Demander aux Scrum Masters de faire le boulot

Solution 3 : Demander au canard (voir ci-dessous)

Lorsqu’on élimine tout ce qui est impossible, ce qui reste est la bonne solution, j’ai donc testé la 3e. (Oui, d’accord, “impossible” pour moi) Je précise que l’environnement dans lequel j’évoluais permettait d’envisager sereinement cette 3e solution, ce qui n’est pas forcément le cas partout, je veux dire par là, un environnement suffisamment sûr pour pouvoir prendre des initiatives, quand elles sont concertées, et risquer de se tromper autant que de réussir. Parfois, en mission, on tombe sur des environnements comme ça.

Description en 12 étapes.

12 étapes de maturation du résultat

(12, c’est ce que j’ai fait, ça a marché dans ce contexte, avec ces personnes, mais cette unique expérience ne suffit pas pour faire de ces 12 étapes un framework !)

Etape 1 : Acquérir de solides connaissances en questions palmipèdiques. Personnellement, une formation en coaching m’a considérablement aidé, mais d’autres voies sont possibles. L’idée c’est de pouvoir se demander quelles sont les questions à poser en matière de suivi de compétences et de quelle manière les poser pour qu’elles génèrent chez la personne questionnée d’abord de la réflexion puis de la décision.

Etape 2 : Trouver un canard coopératif. Si vous n’en trouvez pas, demandez à Octo, on en élève. Sinon, dernière solution, vous pouvez en kidnapper un.

Le canard que j’ai utilisé

Etape 3 : Demander au canard ce qu’il aimerait qu’on lui pose comme questions sur ses compétences et faire un premier squelette de trame de questions. Notez que je ne dis pas “questionnaire”. J’avais dans l’idée de les articuler autour de 3 “protocoles” (on peut les appeler comme on veut mais j’avais envie qu’on “sente” le cadre dans le nom) :

  • First meeting protocol : Pour créer le lien avec la personne, clarifier la situation et fixer un objectif (c’est bien celui qui veut suivre ses propres compétences qui fixe ses propres objectifs !)
  • Checkpoint protocol : Pour donner une régularité et un espace pour la personne pour faire le point, apprendre de ce qui s’est passé et éventuellement revoir ses objectifs
  • Outcome protocol : Pour capitaliser sur ce que la personne a appris et décider de la suite à donner

Etape 4 : Mettre au courant les managers et les RH et valider la démarche expérimentale avec eux. Noter que ça peut se faire avant.

Etape 5 : Trouver parmi les 200 personnes en questions un groupe restreint de volontaires motivés avec qui vous entretenez des liens privilégiés. J’ai eu la chance de trouver mon bonheur en la personne de certains des Scrum Masters et des Tech Leads. Appelons-les “canards” pour la suite (ce ne sont pas les mêmes que le premier, ‘faut suivre) (le premier est irremplaçable)

Certains des courageux volontaires (aka “canards”)

Etape 6 : Présenter aux volontaires (les “canards”, donc) le besoin, l’approche, la proposition et leur demander leur avis. Intégrer en conséquence et valider un premier cadre d’entretien utilisable. Dans notre cas, ça nous a permis de reformuler et/ou ré-ordonner quelques questions et de clarifier les règles à suivre, en restant le plus simple possible.

Etape 7 : Présenter l’expérimentation devant les 200 personnes et demander autant de volontaires que de canards pour 6 à 8 entrevues.

Etape 8 : Faire en sorte que chaque canard prenne rendez-vous avec l’un de ces volontaires, en soulignant qu’au sein d’un binôme chacun choisi l’autre, et prévoir un atelier de feedbacks avec les canards juste après les premières entrevues, puis toutes les 3 à 4 semaines. En particulier, j’ai encouragé un maximum de diversité de situations en matière de profils, d’intentions – en me disant que ce serait d’autant plus intéressant pour une expérimentation. Certains voulaient “canarder” (= “avoir des entrevues avec”) des personnes leur ressemblant, d’autres des personnes différentes, certains voulaient suivre les protocoles à la lettre, d’autres s’en inspirer pour suivre leur intuition, certains voulaient s’appuyer sur la grille de maturité de compétences, d’autres laisser la personne définir elle-même les compétences à travailler, etc.

Etape 9 : Mettre à jour les questions et les règles en fonction des retours. Encourager les initiatives et valoriser les impressions positives, aussi subjectives soient-elles. Conseiller en cas de difficultés.

Etape 10 : Faire un bilan de l’expérimentation avec les canards après 6 à 8 entrevues des canards avec leurs “canardés” (nom retenu par les canards pour garder de la cohérence ;) en soulignant la viabilité du dispositif en matière d’investissements et de résultats (très positif dans notre cas) et en proposant des options pour la suite.

Le bilan des courageux volontaires (aka “canards”). Sur l’image, les « développeurs » correspondent aux « canards » de l’article et les « développés » aux « canardés »

Etape 11 : Présenter le bilan aux managers et RH, leur demander leur avis sur la suite, puis faire de même avec les 200 personnes (y compris leur demander leur avis sur la suite !)

Etape 12 : Pivot, Persist, or Grow. Dans notre cas, ce fut Grow.

Exemple : Les règles de base pour les canards

Afin d’illustrer le cadre, les règles suivantes étaient rappelées aux « canards » au début des protocoles (en anglais car environnement multinational) :

No judgement: it is not a place for accountability. It is only for the person

Write: the person must write notes

“Duck mode”

Don’t fear the silence and resist to give advice

Tip: you can help yourself with the 3-star framework (coming soon) [Note : c’est la matrice de compétences déjà évoquée]

Une belle histoire de création de process et de conduite du changement

Aux dernières nouvelles, le dispositif s’est déployé, le nombre de “canards” (ceux qui donnent les interviews) et de “canardés” (ceux qui en bénéficient) a augmenté et continue d’augmenter. Cela a instauré une dynamique de montée en compétence au plus près des personnes tout en leur laissant la possibilité (cadre + permission) de s’impliquer différemment dans cette dynamique pour celles qui voulaient être canard. Cela a également nourri les réflexions des RH en particulier et de toutes ces personnes sur les liens entre compétences et rémunération – sujet délicat s’il en est, mais c’est une autre histoire.

C’est donc une expérimentation heureuse qui confirme quelques règles de base :

  • Trouver un besoin avéré
  • Trouver des personnes volontaires pour expérimenter
  • Avoir un cadre protecteur et permissif et être soi-même un vecteur de protection et de permission
  • Commencer petit et écouter les retours des principaux intéressés tout en maintenant une dynamique positive
  • Laisser les choix du chemin à suivre dorénavant dans les mains de ces mêmes intéressés

En tout cas, c’est le début de l’histoire et j’espère que nous aurons bientôt des nouvelles de tous ces palmipèdes par eux-mêmes !

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