Le cadrage 360 - préparez vos projets de delivery agile

Le “ cadrage 360 ”, qu'est-ce que c'est ?

Un cadrage c’est une phase exploratoire permettant d’identifier et de préparer la construction d’un produit. Pendant cette phase nous allons prendre connaissance du contexte, chercher et récupérer des informations qui permettront de structurer le projet et de le mener à bien. C’est aussi la phase de “ préparation du terrain ”, où nous allons découvrir tous les acteurs du projet, faire connaissance, nous mettre d’accord et nous organiser pour commencer sereinement la réalisation du produit en mode agile. A la fin de ce cadrage nous devons posséder une stratégie de fabrication du produit.

Mais pourquoi se préparer ?... Faire de l’agile c’est s’adapter, non ?

Nous sommes parfois tentés de démarrer un projet sans phase préparatoire. Après tout, “on verra bien” au fur et à mesure, ça n’a pas l’air si compliqué ! Nous avons une vague idée de ce que nous voulons faire et un budget. Il ne reste plus qu’à trouver une équipe, un endroit adapté où travailler ensemble et commencer.

Oui... mais en fait non.

Même s’il est important de garder une marge de liberté pour pouvoir s’adapter aux potentiels événements, ne pas faire de cadrage revient à avancer dans le flou, prendre le risque de ne pas avoir une équipe alignée, et démarrer “ de travers ”.

La probabilité de découvrir les problématiques tard dans la réalisation et de perdre beaucoup de temps à devoir revenir sur du travail déjà réalisé est élevée. Nous pouvons par exemple nous retrouver bloqués dans un projet car certains sujets structurants n’ont pas été cadrés, ou les acteurs ne se sont pas toujours alignés sur le résultat attendu..

Bien qu’il soit difficile de cadrer parfaitement tous les éléments d’un projet dès le démarrage, le principal enjeu est de préparer la structure du projet, les grandes directions, les choix critiques et impactants ainsi que d’aligner les acteurs. Les modifications qui viendront ensuite doivent être mesurées ou être identifiées très tôt pour ne pas engendrer de bouleversements significatifs.

Alors je rédige les spécifications pendant le cadrage ?

La subtilité est de réussir à trouver le juste équilibre entre ne pas assez se préparer et passer trop de temps à cadrer.

Nous voulons éviter les longues phases de conception car elles présentent un risque d'effet tunnel. A cadrer pendant plusieurs mois nous prenons le risque de voir le besoin changer et de rendre obsolète le travail réalisé.

Il faut donc partir du principe qu’il peut y avoir des imprévus et des changements. Dans ce contexte il est prématuré de rédiger des spécifications pendant le cadrage. Mieux vaut rester à un niveau macro des User Stories.

L’objectif est de réussir à doser le degré de détail entre les points importants à clarifier sur l’ensemble du projet et la préparation plus micro du terrain qui permettra aux développeurs de démarrer sereinement le développement.Tips :

Pendant le cadrage, spécifier uniquement les premières itérations ( 1 à 2 maximum ) du projet.

Les étapes du cadrage

Il existe des méthodes concrètes de cadrage pour identifier le juste niveau d’information et aligner les acteurs du projet sur ce qu’ils attendent et la façon dont ils souhaitent le faire. En voici un éventail élaboré à partir des ateliers que nous utilisons à OCTO et de notre expérience du terrain.

Ces méthodes sont applicables et ajustables dans la grande majorité des cadrages. Etes-vous prêts à les découvrir et à les mettre en pratique ?

Imaginez...

Vous souhaitez partir au Pérou avec des amis.

Ils décident à l’unanimité que vous feriez un bon organisateur. Outch la tuile. Ce n’est sûrement pas un exercice facile et la responsabilité est forte. Mais après tout pourquoi pas ? Si vous pouvez vous appuyer sur les bonnes personnes pour répondre à vos questions, vous pourrez peut-être organiser un voyage vraiment bien.

Alors armé de votre courage, vous relevez vos manche et scandez : défi accepté !

Bien bien... mais par quoi commencer pour organiser ce voyage ? Difficile de savoir quelle direction prendre pour démarrer alors que vous ne savez pas ce qui vous attend.

Surtout pas de panique. Et si nous commencions ensemble par préparer le cadrage ?

Cadrage du cadrage

Commencez par énumérer ce dont vous avez besoin pour pouvoir préparer correctement le voyage. C’est le cadrage du cadrage, ou “ pré-cadrage ”.

De combien de temps disposez-vous pour préparer le voyage ? De combien de temps auriez-vous besoin pour le préparer vraiment correctement ?

Vous pouvez être confronté à deux types de situations :

• Vous avez déjà pris vos billets. Vous n’avez alors que peu de marge de manoeuvre sur la durée de la préparation. Vous allez devoir vous adapter au temps que vous avez et éventuellement faire l’impasse sur certains sujets qui ne sont pas indispensables ou que vous pourrez traiter alors que le voyage aura déjà commencé.
• Si en revanche vous n’avez pas encore pris vos billets, identifiez les préparatifs que vous devez réaliser et le temps dont vous aurez besoin pour opérer. La préparation ne peut pas durer trop longtemps car elle risque de ne plus être adaptée au besoin. Par exemple si vous mettez un an à préparer le voyage, peut-être que les amis ne seront plus disponibles pour poser des vacances, la réglementation du pays n’autorisera plus les treks dans le pays ou encore les prix des billets auront quadruplé et vous ne serez plus en mesure de vous payer ce voyage.

Tips :

Pour donner un ordre d’idée, selon la taille et la complexité du voyage, votre cadrage peut globalement prendre de 2 semaines à 2 mois.

A moins de 2 semaines vous risquerez de manquer d’éléments pour cadrer correctement. A plus de 2 mois vous risquez d’aller trop loin dans le détail du cadrage et de spécifier des éléments qui risquent de ne jamais voir le jour. Alors “ stop talking, start trying ”!

La durée de votre cadrage dépendra notamment de la durée de votre voyage. Plus un voyage est long et potentiellement complexe ( beaucoup d’interlocuteurs, d’inconnus, de participants... ), plus vous aurez besoin d'effectuer des ateliers pour cerner l’ensemble du périmètre.

Une fois le budget, la durée du cadrage et les participants identifiés vous pouvez démarrer le cadrage.Pour préparer un cadrage identifiez le budget, la durée et les participants à associer à cette phase.

Le kick-off

Un bon cadrage permet de rendre l’équipe plus efficace pendant le projet.

Dans son livre Collaborative Intelligence : Using Team To Solve Hard Problems, J. Richard Hackman, professeur de psychologie organisationnelle à Harvard, souligne l’importance de la phase de préparation pour les équipes de Volleyball. 60 % de l’efficacité d’une équipe se constitue à sa construction, 30 % au démarrage et seulement 10 % après le lancement.

Bien se préparer et créer une culture et un objectif commun permet à l’équipe de démarrer le projet en se connaissant déjà et en étant capable de travailler ensemble avec les forces et les faiblesses de chacun.

Pour ce voyage au Pérou est-ce que toutes les personnes du voyage se connaissent ?

Vous pourriez par exemple organiser une soirée pour vous rencontrer et discuter du voyage. Cela serait un bon moyen de faire connaissance et de lancer une dynamique dans une ambiance conviviale.

Centrer l’approche autour de l’utilisateur final

Vous devrez toujours garder en tête les personnes pour qui vous faites le produit. Vous avez identifié quels seront les bénéficiaires du voyage. Pour comprendre leur expérience passée et ce qui apporterait de la valeur à ce nouveau trek, vous pouvez les rencontrer et dresser ensuite leur portrait type ( les personas ). Ces personas vous serviront de guide lorsque vous vous interrogerez tout au long du voyage sur les choix et la valeur ajoutée qu’apporterait ce choix pour les utilisateurs finaux...

Pour aller au Pérou vous avez déjà une petite idée de ce que vous aimeriez faire mais vous avez vraiment envie qu’elle plaise au groupe avec qui vous serez.

Lola s’est proposée de vous aider et d’aller voir tout le monde pour savoir quelles sont leurs envies pour cette expédition. Ont-ils déjà fait des voyages du même genre ? Quelle expérience en retirent-ils ?

Rosa adore les sites anciens, mais vous vous demandez si Pablo acceptera de faire la montée à pied jusqu’au Machu Picchu pendant 3 jours.

Vous souvenez-vous quand Julien est revenu de ses dernières vacances? Il vous avait dit que c’était une mauvaise idée d’avoir tenté la randonnée dans le désert avec ses enfants. Plusieurs heures sous le soleil, avec le poids des sacs... c’était vraiment pénible. Il faudra le questionner pour profiter de son expérience et préparer un voyage plus agréable.

Si vous vous appuyez sur leur expérience et que vous comprenez quelles sont les attentes principales des personnes du groupe, vous devriez pouvoir leur proposer un voyage qui correspondra vraiment à leurs besoins et à leurs envies.Tips :

Identifiez les personas prioritaires ( dans l’idéal, pas plus de 3 type de personas ) afin de ne pas vous éparpiller sur la poursuite de plusieurs objectifs parallèles et éventuellement contradictoires.

En parallèle des personas vous récolterez les informations sur l’existant. Ce travail vous permettra d’analyser et de retenir les points qui vous semblent importants à garder en tête pour la suite.

Aligner les acteurs sur la vision cible du projet et du produit

Maintenant que l’équipe a fait connaissance vous pouvez la rassembler dans un cadre un peu plus formel. Celui au cours duquel chacun va pouvoir exprimer ce qu’il attend réellement de cette expédition. Avez-vous tous la même vision de ce voyage ? Les mêmes attentes, la même perception de la façon de le faire, la même idée des personnes avec qui le faire ...?

Prenez le temps de vous mettre d’accord dès le début sur votre vision du voyage et sur ce qui vous semble prioritaire. Ce temps pris vous évitera de partir à l’aventure et de découvrir seulement au milieu du trek qu’une des personnes est venue au Pérou pour se détendre et qu’elle commence à souffrir de tous les efforts demandés pendant le voyage, au risque de ne plus avoir envie d’avancer.

Le partage de la vision permettra notamment de faire émerger des inquiétudes et des attentes fortes sur certains éléments du voyage. S’aligner dès le début sur ce que chacun attend du voyage permet donc d’effectuer un voyage plus serein, sans grosse surprise pour les voyageurs sur l’organisation et le contenu du trek.

Storymap et constitution du backlog

Maintenant que vous savez quel sera le thème du voyage et les envies de chacun, et si vous échangiez avec les autres personnes associées à ce projet pour imaginer toutes les activités que vous pourriez réaliser et les lieux que vous pourriez visiter ?

Stéphane aimerait bien faire du buggy dans le désert d’Ica, et Béatrice propose une balade en bâteau sur le Lac Titicaca.

Pablo a le mal de l'altitude et il faudrait prévoir quelque chose pour lui. Rosa veut absolument rapporter une pierre d'ica et voudrait passer par le musée ...

Les attentes doivent être listées pour construire une vision claire du besoin de chacun. Cette liste constitue le backlog du projet. Dans certains cas les demandes peuvent être contradictoires ou nécessiter de gros détours si vous les appliquez telles quelles ...

Ces dilemmes se retrouveront également souvent sur un projet informatique face au besoin des différents partenaires. Il est alors nécessaire de réordonner et prioriser les besoins identifiés.

Priorisation et définition de la version visée en étape 1

Une fois les demandes explicitées, vous devez les prioriser en vous posant la question : quelles sont les étapes vraiment importantes dans le trek ? Celles sans lesquelles ce trek serait raté ou techniquement infaisable ?

Clairement il est indispensable de prévoir des médicaments pour le mal d’altitude de Pablo car le groupe a mis en haute priorité le fait de randonner. Pour eux, sans cette marche le voyage ne répondrait pas à leurs attente. Elle fait partie du “ Must have ” non négociable. En revanche l'excursion en bateau serait sympathique mais elle n’est pas jugée nécessaire. Le groupe l’a priorisée dans le “ should ”. Si vous avez le temps et le budget vous la ferez mais vous ne concentrerez pas votre énergie sur sa réalisation à tout prix.Tips :

Priorisez vos besoins en trois catégories :

• “ must have ” : absolument nécessaire pour le projet
• “ should have ” : important mais pas bloquant pour une première version
• “ could have ” : intéressant à obtenir un jour mais pas prioritaire

Prototypes / ergonomie

Grâce à cet exercice de priorisation et un focus sur les éléments placés dans la partie “ must have ” du voyage, vous savez globalement de quoi doit être constitué votre voyage pour qu’il plaise à l’ensemble des voyageurs. A partir de ce besoin, Lola a préparé des exemples de programmes avec des photos pour que les voyageurs se projettent dans le trek plus facilement. Ces programmes ne sont que des projections. Vous n’êtes pas encore partis. C’est donc le moment idéal pour ajuster ce qui doit l’être.

Sur un projet informatique cette partie représente la réalisation des premiers “ wireframes”. Ils permettent d'obtenir un aperçu visuel du produit et de se projeter. Pour un site web, par exemple, il s’agira d’une première vue des pages et la navigation entre ces pages.

Architecture technique

Dresser l’architecture technique c’est identifier le matériel qui vous permettra de réaliser votre projet dans les meilleurs conditions possibles. Pour le trek vous n’utiliserez par exemple pas de chaussures à talons aiguilles pendant la randonnée. Vous ne prendrez pas non plus un matériel trop perfectionné s’il est très lourd et vous empêche d’avancer alors que vous n'en avez pas besoin.

Il est donc primordial de bien cerner le besoin en matériel pour s’équiper avec ce qu’il y a de plus adapté tout en rentrant dans le budget du projet.

Devrez-vous prévoir des bâtons de marche ? Et des talkie-walkies pour communiquer ? Toutes les questions de matériel doivent être posées dès maintenant car il sera beaucoup plus difficile sur le terrain d’acheter du nouveau matériel ou de modifier celui avec lequel vous allez commencer à voyager.

Connaître l’architecture technique qui sera utilisée va ensuite vous permettre de mieux identifier le degré de difficulté avec lequel vous pensez réaliser chaque étape du voyage.

Estimation

Vous aurez besoin d’estimer votre programme, à la fois en temps passé pour chaque étape mais aussi en argent.

Combien de temps et d’argent faut-il prévoir pour chaque étape prévue ? A partir de là vous estimerez globalement s’il sera possible de réaliser l’ensemble des étapes pendant ce voyage ou s’il faudra en sacrifier certaines pour pouvoir pleinement profiter des autres.

L’estimation ne peut pas être totalement précise mais elle permet d’obtenir un ordre de grandeur de ce que chaque étape représente et d’adapter le programme et l'outillage à partir de ce résultat.

Roadmap

A quelle date devez-vous réserver les billets pour visiter le Machu Picchu et prendre l’hôtel ? A quelle date devez-vous revenir à l’aéroport ? Pour certains événements importants vous devez fixer des dates pour être sûrs d’y être au moment voulu.

Avez-vous bien pris en compte les dépendances ? Allez-vous visiter Arequipa avant ou après Cuzco ?

Pensez qu’il faudra prendre de la marge entre les étapes et ne pas oublier qu’en fonction des imprévus, vous pourrez toujours adapter le trajet.

Cette roadmap servira de repère tout au long du projet pour identifier si vous êtes en avance, dans les temps ou en retard. Elle vous permettra d’appréhender les démarches longues à réaliser, et de limiter ensuite le risque d’être impacté en plein parcours par un oubli ou un manque d’attention sur ces sujets parfois complexes.

Clarifier les risques et les mitiger

La meilleure façon d’affronter l’imprévu est de tenter de le prévoir. Hum …

Concrètement, vous devez identifier les risques que vous pourriez rencontrer pendant le trek. Par exemple, vu la météo au Pérou, peut-être y aura-t-il des risques de coup de soleil et d’attaques de moustiques ? Vu l’environnement géologique, peut-être y aura-t-il des risques sismiques ? Etc.

Pendant l’atelier vision, Sylvia vous a bien expliqué que la sécurité est un critère prioritaire pour que le voyage se passe bien. Vous avez donc besoin d’identifier tous les dangers potentiels ainsi que leur impact éventuel et leur probabilité à arriver. En fonction de ces critères, vous pouvez réfléchir aux actions à mettre en place pour éviter ces risques et pour vous préserver. En prenant par exemple de l’anti-moustique, en vérifiant sur les sites géologiques où en sont les dangers sismiques, en prenant vos kits éboulement si la probabilité de séisme est élevée etc. Pour certains risques identifiés aucune solution ne sera trouvée mais vous aurez en tête que le risque existe.

Et que faites-vous si le premier avion a du retard ? Ou si vous le ratez ?

Est-ce que votre budget est suffisamment souple pour absorber les éventuels imprévus ?

Pour tous ces risques, en fonction de leur gravité et de la probabilité à les voir arriver, vous devez prévoir de quoi vous adapter :

S’il y a des risques de pluie vous partirez avec un k-way. En cas de retard du vol, prévoyez un itinéraire bis et faites en sorte de prendre des trajets internes échangeables ou remboursables.

Bien évidemment tous les risques ne peuvent pas être appréhendés, mais prévoir et mitiger les plus importants permet de sécuriser un maximum le voyage.

Rôles et organisation - Qui fait quoi ?

Vous partez en groupe et vous ne pouvez pas être l’expert dans tous les domaines. Vous n’êtes peut-être pas expert en espagnol alors que Lucia est bilingue. Un des voyageurs est passionné de cuisine et Pablo possède un brevet de secouriste. Identifiez dès le départ les expertises de chacun et leur périmètre d’intervention.

Si tout le monde sait qui fera quoi, vous saurez immédiatement vers qui vous orienter pour chaque sujet. Si par exemple quelqu’un se blesse, vous saurez tout de suite que Pablo, qui a son brevet de secouriste, pourra aider. Le cuisinier serait quant à lui plus limité sur cette tâche.

Ceux qui souhaitent faire la cuisine savent qu’ils devront se coordonner plutôt que de préparer un repas en doublon, chacun dans leur côté.

Identifier le rôle de chaque personne est donc très utile dans le cadrage. Cette démarche permet de fluidifier dès le départ les interactions entre toutes les personnes de l’équipe et de commencer à élaborer des processus de travail collectif.

Enfin, ce moment est l’occasion de s’assurer que vous possédez toutes les compétences importantes dans votre équipe. Le cas échéant vous pourrez faire appel à des personnes extérieures pour qu’elles vous rejoignent dans l’aventure.

Poser le process

Maintenant que vous savez ce que vous souhaitez faire, qui doit le faire et comment le faire, il ne vous reste plus qu’à poser les règles sur l’organisation que vous souhaitez prendre pendant ce voyage : comment travaillerez-vous ensemble ? Quelles informations faut-il suivre pour vous assurer que vous avancez dans la bonne direction et que vous aurez fini le trek dans les temps ? Comment vous assurer que les voyageurs seront heureux du trek qu’ils réalisent et de l’ambiance dans l’équipe?

L’important est de construire ce process ensemble pour qu’il soit accepté et intégré par tout le monde. Pour autant le process n’est pas figé et pourra évoluer en fonction de ce qui est constaté sur le terrain.

Go / No-Go sur le projet

A la fin du cadrage, la vision du projet et de son contenu est plus claire. Vous pouvez alors faire le bilan. Possédez-vous les bons outils, le budget et le temps suffisant pour réaliser le projet ?

Il est souvent possible d’adapter le périmètre ou la vision pour respecter les principales contraintes. Mais éventuellement, vous pouvez décider d’arrêter là et de ne pas démarrer l’aventure.

Un cadrage qui termine sur un “ no-go ” n’est pas nécessairement un “ échec ”. Mieux vaut passer un peu de temps pour être sûr qu’un projet n’est pas réalisable dans le cadre accordé, que de se lancer et découvrir à mi-chemin que vous ne pourrez pas tenir votre engagement.

Et maintenant.. avez-vous fini?

Vous pensez maintenant que votre cadrage est complet. Mais comment en être sûr sans tomber dans l'excès de process ?

Un bon cadrage pour un projet agile est un cadrage qui vous permet d’aborder l’essentiel des points sans entrer dans un degré de détail excessif. C’est pour cette raison que nous l’appelons cadrage 360.

Plusieurs éléments vous permettent de savoir si votre cadrage est complet et réussi et si vous avez réalisé un vrai cadrage 360.

Vous pouvez être serein quand la vision du produit est claire et que le process, les outils de travail, l’équipe, les utilisateurs et les interlocuteurs sont identifiés. Vous connaissez également la stratégie de fabrication du produit.

En résumé, vous avez une équipe prête à démarrer, qui a appris à se connaître, qui a les moyens de travailler et qui est alignée sur des objectifs clairs.

Une fois que le cadrage est terminé, “ y'a plus qu'à ” ! L’équipe est prête à rentrer dans le rythme des itérations.

Régulièrement au long du projet, elle sera amenée à se questionner entre appliquer les choix décidés en phase de cadrage ( le PO pour la vision produit, l’UX pour l’ergonomie et la vision utilisateur, le Tech Lead pour l’architecture logicielle ) ou les faire évoluer en prenant en compte ce qui a été appris pendant le projet.

Le cadrage sera réussi si ces éléments servent de base solide et aident à l’équipe à garder le cap pendant tout le projet.

Fin du cadrage

Ca y est vous y êtes ! Vous avez construit collectivement une vision, une organisation d’équipe et récupéré toutes les informations dont vous aviez besoin pour démarrer le projet. Vous avez tout ce dont vous avez besoin, vous êtes confiants sur ce que vous allez produire et l’équipe aussi. Vous vous êtes aussi posé la question de la possibilité ou non de réellement démarrer ce voyage dans le temps et le budget imparti par rapport à la valeur que devrait apporter le produit.

Si le projet est réaliste et apporte une vraie valeur ajoutée, il ne reste plus qu’à vous souhaiter un très bon voyage et des souvenirs inoubliables.

Hasta la vista… et rendez-vous aux démos pour que vous nous montriez vos avancées!