L’art de travailler avec les murs
Chez OCTO, en bons architectes, nous aimons travailler avec les murs : ils sont partout, tout le monde passe devant, ils sont donc un média extrêmement puissant. La communication visuelle a prouvé, et continue de prouver, son efficacité chez plusieurs de nos clients : autant pour gérer un projet en mode agile que pour amener des équipes à échanger sur l'architecture d'un projet ou le processus de GDI interne.
A bon travailleur bons outils, et loin de marteaux et clous, ce sont de feuilles dont nous allons parler (en plus c'est de saison).
Avant toute chose
Choisir un propriétaire du schéma : équipe ou personne physique. C'est elle qui sera demandeuse des informations qui y figureront,
Si le remplissage du support donne lieu à une "cérémonie" (réunion, ... ), préparer le support avant en présence du propriétaire,
Support et fixation
Choisir un endroit adapté. Si le but est de partager de l'information, choisir un endroit éclairé et passant (un couloir, une entrée). Veiller cependant à ne pas envahir l'espace de ceux à qui la communication n'est pas dédiée (n'importe quel couloir ne fait pas l'affaire), à ne pas "polluer" les espaces communs (hall, machine à café) et à choisir un mur suffisamment grand au cas où un besoin d'extension se ferait sentir,
Utiliser du papier solide, surtout si le support a vocation à être déplacé. Un immense kraft est bien pour un tableau d'itérations, alors qu'il est possible de se contenter de feuilles de tableaux blancs ou d'un affichage en liège pour une cartographie fixe,
Scotcher à l'horizontale, et sur toute la longueur, sur la partie supérieure, et sur toute la longueur sur les bords si le support n'a pas besoin d'être déplacé. Ainsi ceux qui rasent les murs ne risquent pas de le déchirer.
Si le support est destiné à être un tableau d'itération, les colonnes de celui-ci changeront sans doutes (en nombre et en intitulé). Pour gérer ceci, mettre les noms des colonnes sur des post-it. Si vous pouvez utiliser un tableau de liège plutôt que du papier, c'est mieux. Dans ce cas mettre du scotch pour matérialiser les colonnes. Si vous utilisez un kraft, essayer des punaises et de la ficelle.
Remplissage
- Utiliser de VRAIS post-it qui collent bien. Un post-it qui joue les feuilles d'automne ne remplit pas sa fonction. Pire : il falsifie le schéma,
- En prendre de toutes les couleurs et formes (flèches, cœurs, petits, carrés, rectangulaires, ... ), en quantité virtuellement illimitée, disponibles rapidement et facilement. La créativité des contributeurs en sera facilitée,
- Et si possible de couleur pastel s'ils doivent rester longtemps. Le pastel est moins agressif et moins stressant que le fluo, qui est bon pour un rappel à court terme,
- Coller des packs de post-it directement sur le mur afin qu'ils soient encore plus accessibles. L'expérience montre que contrairement à ce que l'on pourrait penser le stock collé au mur n'est pas systématiquement pillé,
- Utiliser des feutres ni trop fins (illisibles sans s'approcher) mais ni trop épais (difficulté d'écrire clairement), éventuellement de plusieurs couleurs, et disponibles rapidement (quitte à les attacher directement au mur). Faire attention à ce que l'encre ne traverse pas le papier du post-it ou du support,
Idem pour le niveau de détails : les créateurs le trouvent seuls selon ce qu'ils savent et ont besoin de savoir.
D'expérience encore, tout le monde regarde l'œuvre, et chacun a envie d'y participer à hauteur de ses connaissances, et ce d'autant plus volontiers qu'il est aisé de le faire. Vous serez surpris de voir que ce que vous avez initié est repris et enrichi par des personnes et équipes à qui vous ne pensiez pas, et que le travail a peu de chances d'être saccagé.
Entretien
- Réparer rapidement toute déchirure du support. Un support abîmé est interprété comme étant à l'abandon, ce qui n'est vraisemblablement pas désirable,
- Ne pas hésiter à changer le support de place s'il ne remplit pas sa fonction là où il est,
- Ni à l'étendre ou changer de support si besoin,
- Ni à réécrire des post-it s'il sont raturés, peu lisibles, pleins de fautes, ... Il est plus engageant de contribuer à une belle œuvre qu'à une œuvre délaissée.
Amélioration
La communication par les murs a d'indéniables qualités, mais un gros défaut : il n'est pas ubiquitaire.
Pour palier ce problème, plusieurs idées :
- Mettre une webcam devant. Mais les observateurs distant ne peuvent pas manipuler l'œuvre.
- Créer autant de schéma que de lieu géographique, et les échanger périodiquement, ainsi chaque lieu bénéficie de la vision de l'autre et corriger. Cet échange pourrait faire l'objet d'une cérémonie : pique-nique à mi-chemin, bilan de fin d'itération, apéritif le soir, ...
Mais nous n'avons pas encore trouvé LA solution.
Comment feriez-vous pour partager un tel support entre plusieurs équipes géographiquement distantes ?