La mutualisation des back-offices à l’international

La mutualisation des back-offices est sur le papier une idée toujours assez tentante. Pourtant, dans la réalité, celle-ci peut devenir rapidement un enfer de complexité (et de coûts).

Voici quelques réflexions sur la mutualisation des back-offices bancaires et la façon d’aborder ce type de projet.

Les back offices bancaires

Le développement des grandes banques françaises à l’international s’est réalisé principalement par acquisitions. Les back offices bancaires ont été créés comme des silos de gestion étanches, souvent hétérogènes, pour répondre à la contrainte d’équipement des nouvelles implantations.

Ainsi, les principales fonctions se trouvent dupliquées dans chacun des silos :
• Ouverture de comptes
• Tenue de comptes
• Compensation
• Paiements
• Recouvrement, contentieux
• GED, Editique
• Monétique
• Gestion des moyens de paiement
• …

Les back offices bancaires sont très consommateurs de ressources humaines et IT pour faire face à la complexité croissante des produits et des évolutions des réglementations locales.

La pression sur la marge d’exploitation et les opportunités de mutualisation des coûts permet d’envisager la mise en place de plateformes back-offices centralisées capables de gérer plusieurs pays.

Les back offices bancaires multi-pays
Les tentatives de mutualisation complète se sont trouvées souvent anéanties par l’immense complexité de réunir plusieurs processus et organisations dans un unique système. La relation entre les coûts et la complexité est souvent exponentielle.

Les fonctions d’un back office ont des degrés différents de mutualisation (illustration par ordre de complexité croissante)
• Paiements
• GED, Editique
• Monétique
• Gestion des moyens de paiement
• Tenue de comptes
• Ouverture de comptes
• Recouvrement : le recouvrement nécessite une proximité avec le pays pour simplifier les échanges avec la clientèle et légaux (huissiers, …)
• Compensation : cela nécessite une adhésion à la chambre de compensation nationale

D’un point de vue géographique, le rapprochement des processus et des règles de gestion n’est pas identique. La création d’une plateforme commune entre la France et les USA est plus complexe qu’entre la France et le Maroc pour des raisons de gènes bancaires et réglementaires différents.

Principaux groupes de pays par affinité bancaire et réglementaire (non exhaustif)
• France, Maroc, Tunisie, Afrique de l’Ouest et Centrale, Italie, Belgique
• Luxembourg
• Suisse
• Espagne, Portugal
• UK, Irlande
• Roumanie, Slovaquie, …
• Allemagne, Autriche, …

Les freins à la mutualisation des back-offices sont généralement les suivants:
Proximité de la relation client : la nécessité d’une proximité (agences) avec les clients est variable entre les pays et même les régions (Villes, campagnes). Or la frontière entre front-office et back-office est parfois poreuse.
Spécificités du marché local : Les processus d’ouverture de compte notamment peuvent avoir des spécificités locales, comme au Maroc, où les femmes ne peuvent pas porter légalement leur signature sur un prêt. Les différences de développements des marchés de consommation positionnent les offres différemment entre les pays
Facteurs sociaux : la mobilité et les contraintes locales relatives à la main d’œuvre existent. Par exemple, seul un employé de nationalité Suisse peut disposer des droits sur le fichier client d’une banque privée. Le niveau de formation aux pratiques bancaires (des différents pays) n’est pas le même entre les pays. Les dispositions françaises sont particulièrement complexes par rapport à celles de l’Espagne par exemple.
Absence d’harmonisation des réglementations : Les directives européennes permettent globalement de converger, mais la transposition en règlements par les régulateurs locaux introduits des subtilités qui complexifient les processus. D’où la nécessité de grouper les pays par affinité réglementaire.
Complexité de la transformation : les changements organisationnels, humains (sociaux et de formations) et les efforts du projet peuvent être rédhibitoires par rapport à l’espérance de gains réalisés par la mutualisation.

En bref, tous les projets de mutualisation multi-pays ne sont pas synonymes de réduction des coûts. Il convient de trouver les « briques » qui pourront se mutualiser simplement, plutôt que de chercher à tout mutualiser dans sa globalité.

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