Les entreprises révèlent leur vraie nature dans les crises

La crise de la Covid-19 a modifié les pratiques managériales des entreprises qui ont dû s'adapter à “l’archipelisation” des lieux de travail. La pandémie a mis en lumière l'importance de la confiance et de la transparence pour assurer la continuité d’activité, et la nécessité de trouver des nouvelles façons de créer du lien social et développer l'esprit d'équipe. “Les structures à forte culture d’entreprise fondée sur des valeurs enracinées ont mieux résisté durant la première phase de la Covid-19”

La culture d'une entreprise, si elle est sincère et partagée par tous, peut servir de rempart dans les moments difficiles. Cela implique de reconnaître l'importance de la culture, de définir ses valeurs clés et de les faire vivre au quotidien. Trop souvent, il y a un décalage entre les discours officiels et la réalité du vécu. Les entreprises qui doivent changer leur Culture pour s’adapter au nouveau monde post covid doivent le faire sans renier leur ADN et réaffirmer leurs valeurs de manière claire et visible.

Cet article illustre comment notre culture nous a permis, en partie, de traverser la pandémie. C’est un témoignage de notre expérience, né de notre volonté de partager avec vous ce qui fait d'OCTO une entreprise unique et attractive. Nous vous invitons à découvrir nos initiatives pour capturer et définir notre culture, en collaboration avec l'ensemble de nos collaborateurs. En espérant que vous y trouverez votre inspiration, bonne lecture.

I. Comment l’humain et la culture OCTO ont contribué à notre survie

I. 1 Nos pratiques déjà ancrées nous ont permis de traverser la pandémie et se préparer à la reprise

La pandémie a servi de catalyseur aux entreprises pour repenser leurs approches managériales. Chez OCTO, nous avions des pratiques déjà bien ancrées qui nous ont permis de traverser cette situation. Nous avons dû, comme beaucoup d'entreprises, s’adapter au télétravail. Voici les valeurs qui nous ont permis de traverser cette période et qui nous permettent aujourd’hui de supporter la croissance et le recrutement.

L’« humain d’abord » : sans l’engagement de nos collaborateurs, nous n'aurions pas pu traverser cette crise dans d’aussi bonnes conditions. Nous avons toujours appris à être ensemble pour faire ensemble. La relation humaine entre les Octos prime sur le groupe d’origine (Dev, Ops, UX, PO) ou le rôle dans l'organisation.
Impact concret : Les Octos ont pris soin les uns des autres même à distance. Au-delà des points projets, les Octos en mission faisaient des breaks visio avec ceux qui étaient en inter-contrat pour garder un contact régulier. Ce corpus solidaire a bien résisté face aux perturbations du confinement.

Autonomie : nos équipes baignent dans l’autonomie depuis leur plus jeune âge. Elles sont libres de gérer leur travail et de prendre les initiatives qui leur paraissent adaptées à la situation et au contexte dans lequel elles évoluent.
Impact concret : l’organisation du télétravail sur chaque mission était auto-organisée en fonction des contraintes des membres de l’équipe, notamment des collaborateurs qui avaient des enfants à gérer pendant le confinement.

Transparence : les données de notre système de gestion des missions, facturation, notes de frais et staffing sont ouvertes. Des API les exposent à qui veut les exploiter.
Impact concret : Des Octos ont développé des petits applicatifs de suivi de disponibilité pour améliorer le matching entre compétences et besoins de mission. Cela occupe les personnes qui n’ont pas de mission et aide à rationaliser les disponibilités.

Confiance : Nous donnons par défaut notre confiance aux collaborateurs. Que se passe-t-il avec ceux qui ne respectent pas les règles ? Tant pis, “Don’t manage for the 3%” comme c’est écrit en gros sur un de nos murs. On ne pénalise pas les 97% qui les respectent.
Impact concret : les Octos se sentent redevables de cette confiance. Pendant le confinement, chacun a fait son maximum pour assurer la continuité de service sur les projets même si la situation de travail confiné à la maison n’était pas idéale. Nous n'avons pas eu recours au chômage partiel, le taux d’arrêt maladie n'était pas plus élevé que d’habitude.

Partage : Nous avions l’habitude d’organiser des moments de partage à l’heure du déjeuner (Brown Bag Lunch) ou le soir. Ces moments d’échange sont passés à du 100 % digital. Toute occasion de voir et parler avec les collègues était bonne à prendre. Avant la pandémie, nous avions un moment de partage mensuel avec notre CEO ; ce moment est passé à une fréquence hebdomadaire, où chaque employé pouvait poser toutes ses questions au CEO.
Impact concret : ces moments d’échange et de partage fréquents réduisaient la solitude des personnes isolées. Les échanges hebdomadaires avec le CEO rassuraient les collaborateurs. Le premier talk avec le CEO pendant le confinement était certainement le plus attendu de tous. Il nous a rassuré sur notre capacité à traverser ce moment ensemble, il a trouvé les mots et les traits de notre culture qu’il fallait mobiliser. Après c’était comme exécuter un plan.

La culture agile d’OCTO, l’écoute, l’autonomie et la confiance accordées aux collaborateurs nous ont permis de traverser cette période difficile tout en intégrant des nouveaux arrivants. Cette Culture nous la vivons comme unique et forte. Elle est différente et différenciante aux yeux de nos clients et au quotidien avec nos consultants.

I.2 Notre Culture d'entreprise attire les candidats qui se transforment en ambassadeurs et contribuent à notre succès

L’histoire et la culture d’OCTO sont partagées dès le premier jour dans l’entreprise. Chaque nouvel arrivant suit un parcours d’intégration qui va lui donner les clés de lecture de cette culture et lui permettre de comprendre les valeurs qui nous animent. Tout au long de son expérience au sein de l'entreprise, le collaborateur est placé au centre. "Un consultant heureux fera un client content", résume notre conviction qu'un épanouissement professionnel individuel est la clé du succès collectif. Nous attendons patiemment le moment où la nouvelle recrue nous dise “ce que vous m’avez dit en entretien d’embauche est vrai”. C’est notre test de recette, c’est notre test de vérité.

Notre Culture fait d’OCTO une entreprise attractive, un lieu de travail unique. Elle attire des talents qui partagent notre goût pour le franc-parler et l'authenticité. Les personnes qui nous rejoignent le font parce qu'ils sentent libres de dire ce qu'ils pensent vraiment. Ils nous rejoignent car ils aiment sortir des sentiers battus à la recherche du vrai problème à résoudre.

Plus ils restent chez OCTO, plus nos collaborateurs s'imprègnent de notre culture et plus ils l'incarnent. Plus ils l'incarnent, moins ils ont envie de partir. Ils deviennent des ambassadeurs de nos valeurs, contribuant ainsi à la pérennité et à la force de notre entreprise

Notre Culture est si singulière qu’elle échappe à toutes les plumes qui veulent la retranscrire. C'est comme une âme qui anime notre entreprise, invisible mais omniprésente. Une Culture ne se mesure pas directement, on ne visualise que les traces de son passage. Ces marqueurs qui identifient notre culture unique nous les cherchons en permanence, depuis la pandémie deux initiatives majeures ont été lancées pour capturer l’incapturable: “Notre Culture”.

Le Culture book

CULTURE(s) est un ouvrage OCTO visant à définir, afficher et partager notre culture, ses valeurs et ses convictions. Et si pour une fois ce n'était pas l'entreprise qui se définissait elle-même, mais plutôt ses collaborateurs qui le faisaient . CULTURE(s) c'est l'aventure folle que nous avons vécue avec les Octos - ceux d'hier et ceux d'aujourd'hui - en leur demandant de nous raconter comment ils vivaient OCTO: 55 portraits, 55 regards croisés, 55 témoignages, 55 nuances regroupées dans un ouvrage et une exposition Made with love by OCTO pour venir exprimer ce que c'est d'ÊTRE OCTO depuis 25 ans.

Ces portraits sont exposés dans notre hall d'accueil. En le traversant. Nous sentons se poser sur nous ces regards bienveillants d’anciens et de futurs anciens. Nous découvrons leurs expressions ou punchline, nous lisons leurs témoignages sur l'empreinte qu'OCTO a laissée sur leur vie. Chaque portrait murmure une histoire. Un héritage précieux dont nous sommes désormais les dépositaires et que nous devons transmettre aux générations futures.

Pour les nouveaux arrivants, ces visages sont des repères. Ils incarnent les références aux anciens, les anecdotes de nos "aïeuls" prennent vie et donnent un sens à l'aventure qui commence. #Octo4Ever.

La concertation Toguna: définissons ensemble ce qui nous définit.

OCTO est une grande tribu, pour mieux comprendre ce que nous ressentons tous, nous avons choisi de mener une grande concertation pour dessiner ensemble l'identité OCTO qui nous caractérise et nous rassemble. Cette concertation visait à co-construire notre culture commune : mottos, valeurs, rituels, convictions, gestes…, tout ce qui fait et doit faire, à l’avenir, la singularité de notre identité. C’est tout simplement la façon dont nous travaillons et nous vivons ensemble “à la OCTO” : nos rituels, nos façons de faire, nos acronymes ou encore les principes qui nous guident). Un vrai truc, zéro bullshit.

Les consultants ont été sollicités pour répondre à des questions ouvertes sur les éléments de la Culture OCTO. Chaque consultant pouvait proposer des réponses et/ou voter pour les propositions des autres consultants. 60% des consultants ont participé et plus de 13000 votes recueillis. Les propositions collectées lors de cette concertation ont servi à réaffirmer, voire à découvrir, ce qui nous définit et de le concrétiser dans nos artefacts de culture interne (valeurs, process RH, mottos, etc.).

II. Nous avons profité du télétravail pour étendre le recrutement à des nouvelles zones géographiques.

La pandémie de COVID-19 a donné un coup d’accélérateur au télétravail qui s'est imposé comme un acquis social pour les entreprises et surtout les entreprises Tech. Cette nouvelle réalité a transformé nos modes de travail et ouvert de nouvelles perspectives pour les entreprises et les salariés.

Un des avantages du télétravail pour les entreprises réside dans la possibilité de recruter des talents sur des zones géographiques plus larges. En effet, en s'affranchissant des contraintes géographiques, les entreprises peuvent désormais cibler les candidats, quel que soit leur lieu de résidence. Cela permet d'élargir la base de recherche et s’ouvrir à un plus large éventail de compétences et d'expériences.

Nous parlons plus en détail l’impact de l’archipélisation des lieux de travail et du télétravail dans cet article. Il en présente les avantages, les inconvénients et des recommandations basées sur le retour d’expérience OCTO qui souhaite offrir de la flexibilité avec le télétravail pour conserver et attirer les talents tant que cette flexibilité reste compatible avec le collectif en mission.

Un sondage réalisé en 2022 auprès de nos collaborateurs montrait que 42% des Octos envisageaient de déménager dans les 12 prochains mois et que seulement 15% pourraient faire l’aller/retour dans la journée vers nos locaux, 4% partiraient à l’étranger et 12% probablement hors de l'île de France. Il était donc important pour nous de faire de ce risque de perte des collaborateurs une opportunité pour mettre en place de nouvelles formes de travail et de sociabilité. L'objectif: concilier au mieux les souhaits des salariés, la satisfaction de nos clients, et un des atouts majeurs d'OCTO : la force du lien social, du collectif et du partage.

Une initiative OCTO from Anywhere a été lancée pour offrir plus de flexibilité avec le télétravail et expérimenter des nouvelles pratiques pour répondre aux besoins des Octos tout en respectant les besoins du collectif mission.

Expérimentation 1: Pour les Octos en CDI dont la période d'essai à été validée et qui ne sont pas en intercontrat, OCTO offre la possibilité de télétravailler 22 jours au sein de L'Union Européenne et/ou 10 jours hors UE dans une liste de pays autorisés. OCTO prend en charge tous les frais liés au rapatriement exceptionnel et aux urgences médicales

Expérimentation 2: offrir la possibilité de télétravailler depuis un Coworking, dans toute la France, avec le partenaire Worklib. Chaque participant dispose de 150 crédits par mois (150€) qu’il peut utiliser pour réserver n’importe quel lieu proposé par Worklib en France.

Expérimentation 3: rembourser une partie des frais de déplacement aux Octos qui sont installés hors d’Île-de-France tout en restant rattachés à OCTO Paris et Par extension, ce dispositif s’adresse également aux Octos rattachés à un bureau en région mais installés à une distance ne leur permettant pas de faire l’aller et retour dans la journée.

• 1 A/R en train + 1 nuit d’hôtel par mois pour les besoins hors missions (formation, journée tribu, conférence…)
• Les déplacements relatifs à une mission restent pris en charge par la mission
• Prise en charge à 100% de l‘abonnement MAX Actif de la SNCF pour les trajets ou celui-ci est disponible

Ces trois expérimentations ont donné satisfaction à nos Octos et sont devenues la norme. Ceci nous à permis de

• recruter des nouveaux consultants sur des bassins d’emploi sur lesquels nous n’étions pas du tout présent
• fidéliser une centaines de collaborateurs qui ont décidé de s’installer en dehors de la région parisienne.

III. Conclusion

OCTO a bien traversé la crise de COVID-19. Notre expérience confirme qu’en investissant dans le capital humain nous sommes mieux armés pour la croissance:

• Lorsqu'une crise frappe, ce sont les collaborateurs et la force du collectif qui font la différence. L'esprit de solidarité et d'entraide nous a permis de traverser la tempête. Les équipes se sont serrées les coudes, adaptant leurs méthodes de travail et s'entraidant pour assurer la continuité du service.
• Nos équipes sont libres de gérer leur travail et de prendre des initiatives. Cette autonomie permet aux Octos de s'épanouir et de contribuer pleinement à la réussite de l'entreprise.
• Les informations sont partagées librement entre les collaborateurs, ce qui favorise la confiance et le sentiment d'appartenance. Cette transparence permet également aux collaborateurs de comprendre les enjeux de l'entreprise et de s'impliquer dans les décisions.

Cet engagement n’est pas le fruit du hasard, mais la résultante d’une Culture bien ancrée et qui se transmet d’anciens à futurs anciens. Cette Culture on cherche à la définir, la rendre tangible par des mots en plus de son incarnation par nos gestes. Ce n’est pas le sommet qui impose une culture mais le collectif qui la construit.