Episode 3 : Comment rédiger un written narrative étape par étape ?

Vous allez découvrir dans cette série de 3 articles comment une Product Owner (PO) relève un défi de taille concernant le création d’un nouveau produit.

Dans l’épisode précédent que vous pouvez (re)découvrir ici , vous avez pu découvrir l’histoire de Pia, la Product Owner qui décide de relever un défi de taille que la PDG d’ACME Corporation lui a confié il y a quelques jours seulement.

Ce défi consiste en la création d’un MVP de veille réglementaire utilisant du machine learning dédié au segment de marché des ETIs.  Après avoir bien cadré le produit grâce à des ateliers, tests utilisateurs. Pia va découvrir comment rédiger et présenter sa V1 du written narrative avec l’équipe et les autres parties prenantes d’ACME Corp (notamment le top management). 

Les personnages de cette histoire : 

  • Pia, la Product Owner 
  • David, le Designer
  • Salma, la Scrum Master
  • Hiromi, le Directeur des ventes
  • Thomas, le Tech lead

Comment rédiger un Written Narrative, étape par étape ?

I – introduction 

Extrait du written narrative : “Ce document à pour objectif de présenter le produit ACME Delta… ainsi que de présenter les priorités stratégiques pour les 3 prochains mois. Notre mission est la suivante : Comment pourrions nous permettre aux fonctions comptabilités des ETI de gérer simplement ? ….: 

Quelques questions à vous poser pour formuler cette introduction : 

  • Quel est le challenge que l’équipe souhaite résoudre collectivement et pour qui ? 
  • Que souhaitez vous collectivement accomplir pour les clients ? Quels résultats quantifiables vous permettront de dire que vous aurez réussi à atteindre votre challenge ? 
  • Quel sera le focus de toute l’équipe sur les 3 prochains mois ?
  • Qu’est ce qui a été à la genèse de ce produit ? 
  • Quels sont les éléments de contexte nécessaires à fournir pour comprendre ce document ? 

II – Objectifs 

Extrait du written narrative : “En 2021, nous prévoyons d’atteindre les objectifs suivants :- Créer un MVP du produit Acme Delta pour la cible ETI et d’obtenir 8 précommandes de la part de la cible au sein des ETI.:Valider nos hypothèses sur le ..Créer 5 tutoriels et de la documentation (type FAQ) pour permettre aux utilisateurs d’être autonome sur les éléments suivants….

Quelques conseils pour rédiger cette section du written narrative :

  • Soyez le plus factuel possible : Quels sont les objectifs ? Quels sont les résultats clés que vous souhaitez obtenir? Cet article sur les OKR (objective key results) vous sera très utile pour rédiger cette section du written narrative. 
  • Sur chaque objectif, ayez un élément quantifiable qui permettra de mesurer précisément dans quelques mois si vous avez atteint votre objectif ou pas
  • Mettre une échéance de temps sur vos objectifs (date de début/date de fin)

III – Les principes

Exemple de principes : « Les principes suivants sont les principes directeurs que nous utilisons pour évaluer et hiérarchiser les activités du produit Acme Delta : – La qualité plutôt que la quantité : Nous ne nous précipiterons pas sur les mises à jour selon un calendrier fixe. Nous nous efforcerons plutôt de publier des versions plus importantes qui corrigent de nombreux bug et améliorent la stabilité générale du produit.- Réduire les frictions avec les utilisateurs: Nous souhaitons que nos utilisateurs puissent avoir une expérience client simple, rapide et fluide. . »

Quelques conseils pour rédiger cette section du written narrative :

  • Fournir des principes directeurs clairs qui aideront l’équipe à faire les bons arbitrages lorsque des décisions doivent être prises.
  • Expliciter vos principes directeurs afin d’être parfaitement clair et compris par tous sur la manière dont vous allez prendre vos décisions.
  • Votre cadrage 360° ainsi que vos échanges avec les utilisateurs vous serviront très certainement dans la rédaction de cette section 

IV – L’état du business

Exemple : « Produit Acme Delta distribuera la solution Acme Delta via deux canaux, un canal “self serve” via notre site internet. Le deuxième canal sera ouvert grâce à une équipe dédiée de 2 ETP, chapeauté par Hiromi, le Directeur des ventes ….A la fin des 3 mois , 98% de notre revenu total devrait provenir du canal de l’équipe. Les 2 % restants seront générés sur le site Web principal via une landing page présentant la proposition de valeur. Ces deux sources de revenus généreront 3,7 k$ de recettes brutes, grâce à la conversion de 2 prospects (ETI A, ETI B) en model payants (voir annexe ..). Bien que cette somme ne couvrira pas les coûts opérationnels (voir annexe…), « .

Quelques conseils pour rédiger cette section du written narrative :

  • Fournir des informations sur les revenus que votre produit génère
  • Fournir des informations sur les obstacles que vous rencontrez et vos stratégies de compensation pour éliminer les obstacles.
  • Fournissez des informations sur vos premières victoires (le cas échéant).

V – Premières leçons

Exemple : « 2019 a été une année réussie en ce qui concerne l’augmentation des clients payants et non payants, la stabilité des produits et la réduction de la dépendance à l’égard du support client direct un par un. Au 31 décembre 2019, nous avions un total de 7,4k clients. »

Quelques conseils pour rédiger cette section du written narrative :

  • Recueillir des informations de l’équipe sur les principaux enseignements tirés lors des ateliers
  • Demandez-vous ce que vous avez appris ces dernières semaines
  • Discussion avec les sponsors/partenaires peuvent être pertinentes

Quelques conseils pour travailler et restituer le written narrative en interne

Pair writing pour renforcer l’appropriation du written narrative par l’équipe

Qui a dit que le code est la seule propriété collective de l’équipe ? Ces derniers jours, Pia travaille en binôme avec différentes personnes de l’équipe pour rédiger une première version de ce written narrative dans le WIKI partagé. 

Pour sensibiliser le plus grand nombre de personnes de l’équipe dans cette première mouture du written narrative, la Product Owner s’assure de travailler chaque jour une heure en binôme avec un membre de l’équipe. 

Un jour Pia travaille avec le tech lead sur un chapitre du written narrative, le lendemain, la PO fait relire le chapitre par un autre développeur afin de l’améliorer et elle en profite pour rédiger avec ce dernier un autre chapitre du written narrative pour le faire challenger par une autre personne le surlendemain et ainsi de suite. Lorsque Pia a le sentiment qu’elle a une première version du written narrative suffisamment cohérente, c’est le signe qu’il est temps de faire une relecture collective avec le reste de l’équipe pour s’assurer que le document est suffisamment percutant pour être challengé par des personnes externes à l’équipe. 

In fine, cet exercice s’est révélé une excellente opportunité pour rencontrer des personnes de l’équipe qu’elle ne connaît pas bien, et cela a permis de renforcer le sentiment d’appartenance de l’équipe : Toute l’équipe a le même défi à résoudre, une vision commune à défendre et des résultats précis à atteindre dans 3 mois. 

Quelques tests avec des experts internes

Pia est tout à fait consciente du fait que Hiromi, le Directeur des ventes a eu un rôle déterminant ces dernières semaines dans la genèse de ce projet, elle en profite donc pour lui faire lire le written narrative pour qu’il puisse challenger le document de 6 pages. Son intuition était la bonne, Hiromi, grâce à sa capacité de synthèse et sa connaissance des prospects, a permis d’enrichir le written narrative. 

La Product Owner a également sollicité la relecture de plusieurs experts métiers qu’elle avait dû mobiliser lors du cadrage 360°, ce qui apporte plusieurs bénéfices : 

  • L’occasion d’affiner la V1 du Written Narrative
  • Augmenter le nombre d’alliés potentiels à cette initiative
  • De mettre toutes ses chances de son côté avant la rencontre avec le top management. 

Fin de la deuxième semaine

Présentation du written narrative auprès du top management

Le top management trépigne d’impatience de savoir ce que Pia a bien pu faire avec l’équipe ces deux dernières semaines. Il est temps d’organiser un rdv de 60 minutes avec tout le board d’ACME. Pia va au rdv avec Salma la Scrum Master, Hiromi le Directeur des ventes, Thomas le Tech Lead , Demba le designer, le meeting durera 1 heure. On ne va pas mentir, Pia n’en mène pas large, elle sent que qu’elle aura une seule occasion pour convaincre… pas deux. Il est fort probable que la Product Owner joue son futur au sein d’ACME…

Juste avant le meeting, Pia a imprimé 12 copies du written narrative. Lorsqu’elle s’installe, tout le top management la regarde interloquée en comprenant que, non, elle ne présentera pas de présentation PowerPoint sur le bel écran plat de la salle du top management. “Vous avez certainement perdu la tête ?” Heureusement, Pia a eu la présence d’esprit de briefer la PDG ainsi que deux autres alliés du top management qui , du coup lancent la dynamique et aident les réfractaires à jouer le jeu. 

Première phase : Lecture (20 – 25 minutes) : 

Une fois que tout le monde a une copie du written narrative en face des yeux, Pia donne 20-25 minutes pour lire individuellement et silencieusement le written narrative. Certains s’offusquent au début mais la PDG arrive à calmer les derniers récalcitrants. Chaque membre du top management est invité à marquer ses questions ou remarques directement sur la version papier pendant ce travail individuel. 

Pendant ces 20 minutes, la Product Owner essaye de décrypter les annotations, les expressions faciales, les rictus. Pia ne peut s’empêcher d’avoir une goutte de sueur qui perle sur son front, “C’était peut être la pire idée au monde d’utiliser le written narrative pour présenter un produit aussi stratégique”. En jetant un coup d’œil sur sa gauche, elle réalise que ses collègues Salma, Demba, Hiromi et Thomas, se disent probablement la même chose. 

Deuxième phase : Discussion et challenges (35 – 40 minutes restantes) : 

Le reste de la réunion est consacrée à donner l’opportunité à chaque membre du top management de challenger votre position, vos partis pris, à questionner les tactiques que l’équipe est en train d’utiliser ou bien de questionner les éléments chiffrés qui sont cités dans le written narrative afin de s’assurer de la véracité de ce qui est exprimé dans le document. 

Cette dernière phase s’est révélée particulièrement stressante car elle sait qu’une partie du top management n’est pas particulièrement partisane de ce nouveau produit. 

Évidemment, certaines remarques du top management ont parfois fortement déstabilisé Pia. Ceci étant dit, la Product Owner s’aperçoit que les deux dernières semaines ont été particulièrement riches en enseignements et que la première version du written narrative est cohérente et inspirante. Les sessions itératives avec l’équipe, la mobilisation d’experts internes et les séances de deep work ont permis à cette dernière de se préparer à cette rencontre, le written narrative réussit à convaincre.

La grande surprise vient de ses collègues, Demba, Hiromi et Thomas. Ces derniers n’ont pas eu peur de “mouiller le maillot” et d’être des alliés de poids dans les réponses au top management. 

Troisième phase : Conclusion (5 minutes)

A la fin du meeting, Pia récupère les 12 copies du written narrative avec les fameuses questions et annotations des membres du top management qui lui serviront pour la suite. 

Une réaction qui surprend la Product Owner, tout le monde souhaite à la fin de la réunion conserver la version papier du written narrative: “Le format est plutôt bien fait”. Pia les rassure en leur indiquant qu’elle leur fera parvenir rapidement une V2 du written Narrative qui intégrera leurs différents retours. 

4ème phase : Après le meeting

Une fois sortie du meeting, Pia peut enfin souffler. Elle a une heure de battement avant de retrouver le reste de l’équipe. L’occasion de partager les premiers retours du top management et de travailler sur la V2 du written narrative avec le reste de l’équipe en s’assurant d’intégrer les remarques et challenges du top management. Ensuite, Pia pourra refaire circuler la version avec tout le monde.

Le soir même Pia reçoit un sms de la PDG : “ Bravo Pia et toute l’équipe pour ce beau travail ! Nous avons l’impression de savoir concrètement et précisément ce que l’équipe souhaite accomplir. Les échos au niveau du top management sont très positifs, j’ai l’impression que vous avez lancé une belle dynamique. Continuez comme ça !”.

Conclusion de l’histoire : 

Dans les semaines qui ont suivi, l’équipe a pu valider successivement ses hypothèses et a obtenu une souscription à un abonnement via 2 prospects intéressés. Depuis plusieurs mois, le top management a demandé à Pia de montrer à d’autres Product Owners au sein d’ACME corp la méthode du written Narrative. On peut le dire, une petite révolution au sein de l’organisation est en chemin…

Récap de cet article :

Le written narrative est une méthode issue d’Amazon. Cette méthode consiste à la création d’un document d’environ 6 pages qui a pour vocation de remplacer les Présentations PPT lors des réunions. Avant toute discussion, les participants lisent le document en entier, qui est alors amélioré de façon itérative et incrémentale. Ainsi, tous les sujets de décisions-clés sont consultables de façon synthétique (6 pages seulement), par toutes les parties prenantes et collaborateurs du développement d’un produit. Le PO utilise ce document notamment pour aligner l’équipe autour d’une vision commune tout en embarquant les différents décideurs de l’organisation.

Quelques articles Octo pour bien commencer le cadrage du produit : 

Quelques références pour rédiger un written narrative

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