Construire un atelier collaboratif efficace

Beaucoup d’organisations cherchent aujourd’hui à se transformer pour devenir plus innovantes, rapides, avec des personnes plus engagées. Ces organisations utilisent souvent des ateliers collaboratifs pour lancer les transformations, les accompagner et aussi déclencher des prises de conscience nécessaires au changement. Mener un atelier de façon efficace est souvent un challenge à relever en fonction des sujets, des personnalités et du nombre de participants. Voici quelques conseils et idées tirés de mon expérience de facilitateur.

Les objectifs d’un atelier collaboratif

Un atelier sert avant tout à produire un livrable autoportant (ou du moins apte à vivre sa vie après l’atelier) et ce en permettant à tous les participants de s’exprimer. Ce livrable n’est pas le résultat d’un compromis ou de la recherche du plus petit dénominateur commun, il est le résultat d’une collaboration et doit être supérieur en valeur à ce que chacun aurait pu produire individuellement.

Un atelier réussi produit un livrable dont on n’arrive pas à retracer l’origine (le qui), et c’est un bon indicateur !

Quelques grandes règles

L’énergie

L’énergie véhiculée par l’animateur, par le format d’animation ou les participants eux-mêmes est la principale clé de succès de l’atelier. Sans énergie, les participants s’ennuient, font autre chose et initient un cercle vicieux destructeur. Un atelier réussi voit son énergie augmenter, d’abord progressivement puis de façon exponentielle, à la fin plus personne ne veut s’arrêter !

Tout le monde connaît les IceBreaker ou les Energizers, ils sont un bon moyen de lancer la dynamique tout comme les films d’action commencent toujours par une scène de course poursuite pour donner le ton.

Une autre façon de bien lancer la dynamique est l’effet de surprise, j’ai récemment animé un atelier dans lequel j’ai commencé par faire croire aux gens que j’allais partir et les laisser seul pendant 3 heures - stupeur dans les regards - et des feedbacks à la fin pour me dire que cela les avait placés dans un sorte de sentiment d’urgence bénéfique.

Pour suivre l’énergie tout au long de l’atelier, il faut être réceptif à quelques signaux faibles comme :

• Le taux d’intervention de l’animateur : moins il intervient plus les participants participent !
• L’attention des participants, leur focus (ils en oublient leur téléphone !)
• Les interactions et l’écoute entre les participants

Et pour entretenir cette énergie, quelques règles simples :

• Alterner les activités debout / assis
• Faire des activités courtes
• Remplir les murs avec ce qui est produit (Post-it, affiches)
• Bannir Powerpoint ou le réduire à ce qu’il est : un outil !
• Parler clairement et distinctement
• Ne pas trop parler
• Rester à l’écoute de l’instant et ne pas hésiter à faire durer une discussion qui en vaut la peine plutôt que suivre absolument le plan de l’atelier

Le focus

Le focus est intimement lié à la notion de progression, il sera plus facile pour les participants de rester concentrés s’ils voient où ils en sont par rapport à l’objectif final. Ne pas hésiter donc à présenter en début d’atelier ce qu’ils vont devoir accomplir de façon concrète, exemple : “dans 3 heures nous avons une timeline de votre projet et de vos ressentis ainsi qu’une liste priorisée de vos apprentissages”

Par contre il n’est pas toujours nécessaire d’expliquer le lien entre l’activité du moment et le livrable final car expliquer prend du temps et prend de l’énergie - parfois le mystère est aussi facteur de motivation !

Autre bonne pratique, c’est le découpage en itération associé à une sorte d’engagement sur l’objectif à atteindre, exemple : “Vous allez travailler par groupe de 4 personnes pendant les 20 prochaines minutes sur le sujet ..., prenez d’abord 2 minutes pour réfléchir à l’objectif que vous pensez être capable d’atteindre pendant ce laps de temps”

Temps de parole

Dans un atelier réussi tout le monde doit avoir le temps de s’exprimer et la meilleure pratique est que les temps de paroles cumulés dépassent largement le temps total de l’atelier.

Pour cela il faut favoriser les petits groupes ou même les binômes : un groupe de 20 personnes qui parle en binôme pendant 30 minutes c’est l'équivalent de 5 heures de réunion en mode “chacun son tour” !

Les personnalités

Dans un groupe il se détache toujours des personnalités plus extraverties, des leaders d’opinion, des râleurs…

Savoir les gérer est essentiel et plusieurs approches sont possibles :

• Limiter leurs interventions par des activités en sous-groupes / binômes
• Définir des règles communes pour l’atelier afin de les sensibiliser à l’importance de l’écoute
• Utiliser son autorité d’animateur pour couper court aux débordements
• Les utiliser sciemment pour entraîner les autres, par exemple en faisant appel à des volontaires pour présenter le travail de groupe aux autres ou pour résumer l’avancement à un retardataire...

Sans rentrer dans le détail de tous les types de personnalité, il faut aussi veiller à l’épanouissement des personnes introverties en variant les groupes durant l’atelier car les personnes se révèlent souvent différentes en fonction du nombre et des individus qu’elles ont en face d’elles.

Un livrable incrémental

Un livrable commence toujours par une feuille blanche et les feuilles blanches font peur. Si l’on se contente de discuter en l’air pendant 80% du temps et que l’on consacre les 20% restant à la fabrication on ne fait que repousser cette peur, le mieux est souvent de répartir la fabrication du livrable tout au long de l’atelier par incréments successifs.

C’est une valeur de l’Agilité qui s’applique bien ici, mieux vaut produire vite quelque chose d’inachevé pour l’améliorer plutôt que discuter des heures d’un hypothétique résultat final !

Co-conception

Co-concevoir c’est avant tout ne pas se satisfaire d’une idée préconçue qui semble convenir à tout le monde, encore une fois l’atelier n’est pas le lieu pour ça - notre objectif est de produire quelque chose qui dépasse les capacités individuelles et pour cela nous favorisons :

• Des cycles de production très courts afin de mettre tout le monde au même niveau de participation
• Un travail par petit groupe pour limiter l’impact des certitudes portées par des leaders d’opinion
• Des échanges fréquents pour enrichir les idées
• Des changements de rythme et d’activité pour créer des visions différentes

Il y a bien sûr d’autres règles ou techniques, mais celles là me donnent toujours de bons résultats et surtout, un livrable dont l’adoption par les participants n’est jamais remise en cause !

Conclusion

Il y a quelques temps, avec mes collègues de la tribu Scaling Agile, nous avons cherché les points communs entre toutes nos expériences réussies de transformation Agile et nous avons découvert la chose suivante : les moments de bascule ou de prise de conscience ont toujours été déclenchés par des ateliers collaboratifs et par les livrables qui en sont sortis !

J’en conclu aujourd’hui qu’ils sont un ou sinon le moteur de la transformation des organisations.