Compte-rendu du Comptoir x ALD/LeasePLan : Définition de la culture d’entreprise issue d’une fusion !

le 05/10/2023 par Nathan Prats
Tags: Évènements

Le 21 septembre 2023 s’est tenu un nouvel épisode des Comptoirs OCTO, suite à une réalisation d’OCTO Technology chez ALD Automotive / Leaseplan : Définition de la culture d’entreprise issue d’une fusion.

ALD Automotive et Leaseplan sont deux géants dans le domaine du leasing. Comment faire naître de leur fusion une culture commune ? Comment composer avec des histoires et des fonctionnements différents ? Entre ateliers avec les C-Levels et les opérationnels, échanges animés et livrables de synthèse, nous vous présentons ici la démarche frugale et humaine mise en place par Octo pour répondre à ce défi.

Ce compte-rendu fait écho au replay vidéo de ce comptoir, disponible ici, animé par Vanessa Govi (Chief Digital Officer chez ALD/LeasePlan), ainsi que Lucie Quach (consultante @ OCTO et coach d’organisation intervenue chez ALD / Leaseplan) et Frédéric Lenci (Partner @ Octo).

Vos interlocuteurs : - Lucie Quach - Vanessa Govi - Frédéric Lenci

Lettre de mission initiale d’OCTO chez ALD / Leaseplan

ALD / Leaseplan est l’union de deux acteurs majeurs du leasing automobile. Ils forment ensemble le leader mondial sur ce marché des services de mobilités. Cette union représente 15 700 employés dans plus de 60 pays. En cible de leur nouvelle stratégie, ils souhaitent réduire l’empreinte environnementale de leur flotte de plus de 3 millions de véhicules.

Au cours de cette l’année, OCTO a accompagné ALD / Leaseplan à co-définir la culture de cette nouvelle entreprise qui portera une nouvelle marque, ainsi que la stratégie de son déploiement.

Vanessa précise : “Il était important pour moi de travailler avec une équipe qui partage ma vision de la culture [...] j’avais eu l’occasion de travailler avec Octo par le passé et j’avais été admirative de votre culture d’entreprise. J’avais vraiment envie d’amener cette modernité au groupe ALD / Leaseplan”

Une équipe Octo et Accenture, le partenaire principal d’ALD / Leaseplan pour le reste de l’intégration, a été formée avec ces objectifs. L’équipe à eu 10 semaines pour agir avant le Day One date de création juridique de la nouvelle entité. Une contrainte forte qui a poussé l’équipe à fonctionner de façon agile et frugale.

Qui sommes-nous ? Leader mondial du leasing automobile et services de mobilité 15 700 employés Présents dans 60 pays Cible de l’intervention d’Octo Co-définir avec ALD et Leaseplan la culture de la nouvelle entreprise et la stratégie de son déploiement Cette culture a pour cible de porter les ambitions de devenir le leader mondial de la mobilité durable avec une nouvelle marque 3 mois avant la fin de l’intégration aka Day 1

Contexte et démarche de l’intervention

Les deux entités se rencontrent après un vécu très différent. ALD Automotive fait parti du groupe Société Générale tandis que Leaseplan est un entreprise fondée au Pays-Bas.

Malgré leur réussite, leur taille et leur couverture géographique similaire, leurs façons d’opérer sont singulières. Avec les 800 personnes travaillant sur l’intégration, un large dispositif découpé en une quinzaine de streams selon les domaines fonctionnels, Octo et Accenture ont proposé une démarche pour co-définir cette culture :

  1. Formation d’un groupe de travail Culture Ambassadors 12 personnes, globalement membres du futur board, pour les impliquer dès le début. Commencer à dessiner la culture avec eux.

  2. Mise en place d’une dizaine d’interviews ciblées.

  3. Utilisation de l’outil Culture DNA (Accenture) : Poser des questions aux 800 personnes concernées, sur la culture existante telle qu’ils la  vivent et sur ce qu’il leur paraît important pour la future entreprise.

  4. Challenger les première esquisses et les enrichir avec la matière récoltée sur le terrain lors d’ateliers Culture Bubbles.

  5. Des ateliers à regard critique et convergence  Culture Labs pour commencer à verbaliser les composantes de cette culture naissante (valeurs, convictions etc.)

  6. Itérations avec les Culture Ambassadors

  7. Élaboration du plan de déploiement

  8. Fin de la phase de conception passage au déploiement de la culture : animation de workshops au début de la réalisation et de la mise en place de la culture co-définie.

Contexte et démarche Quelle est l’environnement dans lequel le stream Culture s’inscrit? Fusion : Phase d’intégration Un large dispositif d’intégration constitué des membres des deux entreprises fusionnant, des cabinets de conseil et divisé en une quinzaine de streams différents Accès à un nombre de personnes limité par le cadre de la fusion 2 mondes se rencontrent Deux entreprises concurrentes Similaires en taille Deux façons d’opérer différentes Incertitudes La fusion en cours: l’identité de nouvelle entreprise, sa stratégie sont inconnues Très longue période d’incertitude pour tous les employés, tout le monde a en tête un ‘qu’elle est mon avenir’?

Des résultats humains

Des livrables opérationnels permettent d’aider au mieux ceux qui vont déployer la culture co-définie :  Culture Toolkit, Culture Manifesto, Plan d’implémentation, …. Pourtant, les résultats obtenus les plus impactants obtenus sont intangibles.

Vanessa explique que la culture est un sujet qui a permis de rassembler des êtres humains, de créer un dialogue autour d'un sujet qui concerne tous. “Ce n’est pas un dialogue d’experts. C’est un dialogue d’être humains qui viennent de différents environnements avec des habitudes de travail différentes.”

Le bénéfice indirect de ce travail est de connecter les gens et de leur donner un espace pour discuter et comprendre leurs points communs mais aussi leurs différences. De manière ouverte et sur un pied d’égalité. Lucie ajoute, “Il ne faut pas imaginer des ateliers où tout le monde s’aime. Il y a eu des débats vraiment houleux desquels découlent des éléments nécessaires et structurants pour la construction de la suite.” Le désaccord est acceptable et c’est de lui que naît la nouvelle culture commune.

Ce qui a fonctionné

JUSTE CE QU’IL FAUT :

Privilégier les relations directes entre Octo Accenture et l’équipe interne. Protéger l’espace de travail, pouvoir dire “Non”, “Je ne sais pas” ou encore “Plus tard” pour mieux livrer à temps. Faire simple, Lucie précise : “Ce sont les ateliers les plus simples qui ont le mieux fonctionné”

CO DESIGN POUR TOUS:

La culture n’est pas un objet de direction, faire participer un maximum de profils est la clé : Fonctions, Niveaux hiérarchiques, Ancienneté, Nationalité, Âge, Genre, Enthousiasme par rapport à la fusion, ... Tout en gérant la frustration de ne pas pouvoir faire participer les 15700 personnes.

CULTURE FOR THE PEOPLE:

Ne jamais perdre de vue les personnes pour qui cette culture est construite. Moins évident en pratique qu’en théorie, ce point est une fierté de l’équipe Octo x Accenture qui n’a pas perdu d’esprit les personnes pour qui cette culture est dessinée et à qui elle doit correspondre.

Difficultés rencontrées

En outre la contrainte de date limite déjà mentionnée, certaines difficultés ont été rencontrées pendant le projet. D’abord, le cadre juridique en place a limité l’accès aux personnes, ressource principale dans la définition de la culture. Également, l’équipe interne à complètement changé à mi-mandat, créant un rupture de continuité et demandant du temps et énergie supplémentaire pour l’onboarding et transmission.

Ce qui a aidé

Le positionnement de l’équipe interne, son humilité dans les questionnements, posture idéale pour la co-construction et ses convictions du fait que la culture est un élément crucial pour une entreprise et encore davantage pour une fusion

Et le positionnement du sponsorship au-delà du stream Culture, sa participation, son rôle de validation et de premier porteur de la culture.

La culture est la clé de voûte d’une fusion elle fait la différence entre le succès et l’échec de la fusion Tout est dans la nuance se méfier des apparences et des ‘évidences’ même industrie, même taille, même résultats, mêmes mots => pas nécessairement la même culture La culture ça se vit ce n’est pas un ppt ou des mots ça s’incarne au quotidien à chaque niveau d’entreprise, chaque prise de décision, chaque échange c’est le sens que l’on donne à nos gestes et comment on les incarne qui constituent une culture

Plus il y a de pression plus la qualité de la relation compte franchise, franchise, échanges d’égal à égal Plus le sujet est complexe, plus il faut être simple dans la démarche, l’organisation et agile dans le processus Ecouter mais pas trop le travail du stream est de rassembler le maximum de contenu : des histoires, perceptions, critiques, réserves, espoir de la part de la population avec laquelle il peut entrer en contact Pour aboutir à une définition (aussi imparfaite et imprécise soit-elle in fine) nous devons couper à moment donné, prendre la distance, chercher ce qui ressort, dégrossir, simplifier et donc réduire la finesse des éléments culturels (valeurs, mindset, ….) pour les rendre transmissible

Ce compte-rendu fait écho au replay vidéo de ce comptoir, disponible ici, animé par Vanessa Govi (Chief Digital Officer chez ALD/LeasePlan), ainsi que Lucie Quach (consultante @ OCTO et coach d’organisation intervenue chez ALD / Leaseplan) et Frédéric Lenci (Partner @ Octo).