Comment OCTO engage ses candidats dans une aventure expérientielle ?

L’histoire a commencé autour d’une table, il est 12h30 dans la cuisine d’OCTO, tout le monde déjeune et partage les derniers sujets du moment.

Je suis Océane, recruteuse chez OCTO depuis 4 ans et je viens de me prendre le fameux taquet du recruteur* lors d’un échange avec un candidat approché sur un réseau. J’allais lui parler d’OCTO quand il me coupe pour me dire : “Oh ne vous inquiétez pas, je sais ce qu’est une ESN, vous proposez plus ou moins tous la même chose.”

Pourtant OCTO est loin d’être une ESN classique. Entre notre organisation, l’offre que nous proposons à nos clients en passant par nos valeurs, c’est flagrant !

Je lance alors un appel général “Hey les Octos, qu’est ce qui vous a séduit chez OCTO ? Qu’est-ce qui nous différencie ?” Les réponses fusent :

• “La culture du partage “
• “Moi, c’est l’expertise … ici on ne fait pas semblant on a de vraies brutes techniques”
• “Ce qui nous différencie c’est notre conviction ! Je suis fier d’être un Octo et des missions que j’effectue.”

13h00 : je venais de faire un constat simple : ce qui nous différencie c’est notre manière d’être et de faire. Ce sont notre envie de partager, notre amélioration continue et les rituels que nous avons mis en place pour y parvenir.

Dès lors, comment challenger et améliorer notre process de recrutement pour le rendre plus représentatif de la culture OCTO ? Certainement en commençant par appliquer nos façons de travailler, notamment avec l’approche de type fail fast. qui privilégie l’expérimentation sans avoir peur de se tromper.

Il se trouve qu’à ce moment l’équipe RH était dans une phase de beta testing : s’essayer à une nouvelle forme d’évaluation de l’état d’esprit des candidats.

Aussi, lors des premières approches, et afin de donner à voir la “différence OCTO”, pour chaque crainte ou interrogation exprimées par le candidat, j’essayais  de sortir de l’échange classique en proposant de “goûter” et de découvrir la saveur OCTO et ainsi, de faire sauter de potentiels verrous en rencontrant la communauté OCTO :

• Un jour, une candidate me soulève une crainte du métier de “conseil”. J’organise alors un déjeuner avec elle et un leader de tribu pour qu’elle puisse poser ses questions sans filtre.
• Un autre candidat, venant d’une start-up et travaillant sur un produit, voulait voir notre manière de nous organiser. Nous l’avons donc fait venir pour qu’il puisse découvrir un produit développé par une team chez OCTO.
• De même pour un candidat méfiant, qui cherchait une entreprise avec une forte expertise : l’ESN ne semblait pas être the best place to grow. Je lui ai proposé de venir chez OCTO afin de discuter avec nos équipes.
• Nous avons également invité des candidats à des BBLs* dans l’optique de leur montrer que nous pouvons à la fois être des consultants en mission, tout en ayant une communauté de pratiques avec laquelle partager.

Ces actions “à la carte” sont un modèle de personnalisation très productif. La transparence de ce process permet aux candidats d’avoir un aperçu de l’environnement OCTO et pouvoir avancer dans sa réflexion. Cela nous permet également de ne pas recruter des personnes qui ne seraient pas satisfaites de ce que nous avons à proposer.

Cela nous a également permis d’appuyer le discours RH lors du premier échange, de donner une plus grande visibilité aux candidats aussi bien de l’environnement OCTO que de nos rituels.

A ce moment là, je ne mesure pas encore la satisfaction de mes candidats mais l’expérience est appréciée par des mails de remerciements et cela m’encourage à poursuivre.

Donner à voir la différence OCTO dans les phases d’approches directes était une chose, il fallait ensuite que le candidat puisse continuer à vivre cette différence lors des entretiens.  Nous décidons alors, de tester un nouveau format d’entretien. L’objectif est d’apporter de l’autonomie au candidat, qu’il soit pro-actif dans le déroulement de l’échange.

Ainsi, nous lui proposons de dessiner son profil et mettre en forme ce qu’il vient chercher. Ce format nécessite une vraie introspection du candidat qui doit composer un résumé de son expertise et mettre en avant ce qui le fait se lever le matin. Face à la page blanche, il faut l’avouer, les premières minutes sont assez déconcertantes pour le candidat.

Mais n’est-ce pas toujours stressant de se retrouver face à l’inconnu ? Il faut alors avancer pas à pas, en s’écoutant pour ensuite produire. C’est le sens de cet exercice que nous avons baptisé : DESSINE-MOI TON PROFIL.

Les candidats sont généralement assez satisfaits de leur oeuvre. L’exercice leur permet de poser visuellement leur projet et les attentes qu’ils en ont. L’aspect visuel et créatif apporte une vision claire et personnalisée aux candidats.

L’exercice est particulièrement intéressant pour les profils expérimentés car dérouler chronologiquement leurs parcours lors d’un entretien classique, peut s’avérer fastidieux et sans grande valeur ajoutée quand les candidats ont plus de 8 ans d’expérience.

Les feed back sont très positifs et les candidat(e)s reconnaissent souvent une satisfaction d’avoir créé par eux-même cette road map mentale.

En tant que recruteuse, Dessine moi un profil m’offre une nouvelle approche du métier. La perspective du candidat en tant que leader de l’entretien, permet de creuser les expériences significatives et pour nous, d’affiner la compréhension globale du profil. Les retours des premiers candidats ayant testé “dessine-moi un profil” nous ont poussés à apporter une meilleure visibilité sur l’exercice que nous proposions.

Certains étaient surpris, et parfois même, stressés par cet exercice auquel ils ne s’attendaient pas.

Aussi nous avons décidé de prévenir en amont les prochains candidats, non pas de la nature de l’exercice mais du fait qu’ils allaient vivre une expérience différente.

Pour améliorer encore l’exercice, et puisqu’il est difficile d’être créatif sans matériel inspirant, nous avons créé une boite à créativité pour permettre aux candidats de dessiner au mieux leur profil. Crayons, feutres de couleurs, post it, gommettes, notre valise créative s’enrichit au fur et à mesure des feed back de nos candidats.

Après chaque entretien, nous avons pris l’habitude de récolter les retours à chaud. Evidemment ces feed back sont biaisés par le process de recrutement en cours et il est difficile de mesurer l’authenticité à cette étape. C’est pourquoi il nous semblait important de mesurer la satisfaction de l’ensemble de nos actions.

Aussi, nous avons créé un questionnaire à destination des candidat(e)s ayant vécu un process de recrutement chez OCTO. Nous avons pu évaluer le taux de satisfaction de l’entretien RH et d’ajuster nos actions en fonction des retours de nos “users”.

L’analyse a été très satisfaisante et nous avons pu faire ressortir des leviers d’améliorations.

Ce questionnaire est une photographie du contexte actuel, à l’instant T. Elle nous conforte totalement dans notre volonté de transformer l’entretien RH pour “l’Octo-iser” encore.

Sur le marché, il existe aujourd’hui des outils de recrutement sous forme de cartes à jouer. Le recruteur propose alors un échange interactif avec différentes catégories de cartes que le candidat pourra alors piocher et rendre le déroulement de l’entretien plus aléatoire.

Nous avons testé un jeu pré-fabriqué au travers d’entretiens avec nos candidats. Nous avons aimé la note ludique. Le cadre formel laisse place à un échange plus léger. Nous nous sommes rendu compte que l’outil n’était pas adapté à tous types de profil et avait des limites sur certains points à aborder. En revanche, cela nous a semblé très intéressant de tester ce jeu lors de nos entretiens professionnels avec les Octos.

Et pour pousser l’expérience encore plus loin, accompagnée d’une consultante UX, nous avons décidé d’imaginer un atelier d’idéation sur le recrutement RH de demain chez OCTO. Pour cela, nous avons créé un brainstorming avec des Octos. Confronter la vision RH et les retours des Octos a fait émerger de nouvelles routes à explorer. Les actions touchent aussi bien sur la création d’un parcours à suivre dans les locaux d’OCTO que sur une nouvelle forme d’entretien où une relation équilibrée serait le mot d’ordre.

Pour conclure sur l’ensemble de nos expérimentations, il est évident que le sur mesure prend du temps et peut s’avérer compliqué à mettre en place. Cela mobilise plusieurs personnes et nécessite une vraie organisation en amont mais je reste convaincue que la démarche de transparence, porteuse de bienveillance est précieuse. Le message qu’elle porte donne le ton d’une entreprise qui cherche à transmettre au travers de sa culture. Le candidat gagne du temps via cette immersion, il peut se projeter rapidement.

L’échange RH est également plus riche via une personnalisation du process et permet de creuser plus en profondeur les aspirations du candidat et l’adéquation avec le métier et la culture OCTO.

Autrement dit, c’est un pari gagnant-gagnant.

Vous allez me demander quelles seront les prochaines étapes?

Continuer à se questionner et prendre du feed back pour s’améliorer ! L'innovation est avant tout un test permanent de nouvelles manières de faire, de nouveaux usages, et c’est ce que nous nous efforçons de réaliser, afin que nos entretiens soient à l’image des missions réalisées pour nos clients, authentiques et de qualité.

*Le taquet du recruteur : moment de latence où la personne que tu essayes d’accrocher te balance l’argument qui fait mal

* BBL : Brown Bag Lunch, dej autour d’un sujet de partage