Brève de consultants…en télétravail : quand la prise de notes collaborative devient la silver bullet de la productivité de tout un groupe

Introduction

Le travail collaboratif dans le delivery n’est plus un mystère, le télétravail a certes accéléré des méthodes, des pratiques et des outils, mais ils étaient déjà bien installés.

Dans le conseil, en revanche le travail collaboratif en télé-travail était moins mature et ce dernier a dû s'accélérer dans de nouvelles manières de faire. De nouveaux outils comme Miro ou Mural se sont répandus un peu partout dans les organisations.

Ici, nous voudrions évoquer un retour d’expérience rapide autour d’un travail (distanciel) collaboratif mené lors d’ateliers et d’entretiens. En particulier, nous évoquerons la prise de notes et la fabrication de livrables de type PPT qui ont pu en découler. Les gains de productivité ont été phénoménaux.

Travail collaboratif - le groupe en action  (src : https://www.leprogres.fr/sortir/2015/07/04/un-dimanche-minion-tout-plein)

En résumé

• Quoi : Un document collaboratif sorte de pot commun dans lequel chacun peut prendre des notes en parallèle en temps réel
• Comment : Un document de type GSlides auquel on accède en mode connecté via son compte Google
• Quand : D’abord lors d’ateliers ou d’entretiens puis tout au long de la mission
• Qui : 7 consultants en même temps
• Résultat : Après une phase d'assessment de 4 semaines chez un client; le document contient 400 pages de prise de notes et de schémas taggés, classés et rangés - une mémoire commune du groupe; un référentiel unique dans lequel on peut piocher des contenus ou faire une recherche a posteriori. Si toutefois cela n’était pas encore une habitude, la pratique d’écriture de documents en mode collaboratif à plusieurs mains est devenue la norme au sein de l’équipe

En détail

Les forces de notre dispositif

• Au moment des ateliers et entretiens, nous avons constitué un document de prise de notes centralisé (GSlides) dans lequel tout le monde peut écrire y compris sur la même slide en même temps et visible en temps réel par tous
• Au fil des ateliers, le document devient la mémoire commune du groupe; un référentiel dans lequel on peut faire une recherche a posteriori
• Le document est d’une grande fiabilité car la prise de note est faite en direct live à plusieurs en regard croisé - la fiabilité et la complétude du document est phénoménale - sans commune mesure avec ce que l’on a pu croiser jusqu’à aujourd’hui
• Les CR des entretiens et ateliers sont instantanés - sans nécessité de relecture fastidieuse
• En s’appuyant sur ce référentiel, la rédaction d’un livrable d’assessment par exemple est rapide et sans douleur avec un temps de relecture très réduit
• On peut l’ouvrir à la participation aux externes (voir Tips & Tricks)
• Plusieurs ateliers peuvent être menés en parallèle et la prise de note se réaliser dans le même document
• On peut communiquer entre membres de l’équipe directement dans le doc - puis effacer les commentaires ….ou pas
• Ce référentiel, pour peu qu’il soit classé et rangé, devient un document d’onboarding efficace (voir Tips & Tricks)
• Le document peut s’enrichir des réflexions de l’équipe que l’on couche aussi dedans au fil de la mission
• Si toutefois cela n’était pas encore une habitude, la pratique d’écriture de documents en mode collaboratif devient très vite la norme au sein de l’équipe
• Cette pratique peut devenir un standard en présentiel

Les limites de notre dispositif

• Les participants doivent être connectés avec un compte compatible Google (voir Tips&Tricks)
• Sans hygiène, le document peut devenir un fourre tout dans lequel on ne s’y retrouve plus (voir Tips &Tricks)
• A 400 pages le GSlides commençait à ramer (difficulté à charger la slide, bout de schéma manquant…)
• A 400 pages on a un peu de mal à trouver une infos sans passer systématiquement par le champ ‘search’

Les tips & tricks

• Laisser les animateurs de l’atelier se concentrer sur l’atelier et le reste de l’équipe se concentrer sur la prise de notes, c’est une décharge mentale extraordinaire pour les animateurs
• Réaliser une prise de note en “4 eyes” - un écrit, un autre suit ou complète à la volée - inverser les rôles pendant l’atelier si besoin
• Pour un même atelier/entretien ne pas prendre des notes à plusieurs endroits pour ensuite les fusionner, c’est ‘time consuming’ et sans grande valeur ajoutée - exception si les regards / expertises sont très différents le croisement a posteriori peut être pertinent
• Ranger, tagger, classer au fil de l’eau pour facilement s’y retrouver a posteriori. Prévoir un petit temps de classement (chapitre, renvoie) entre les ateliers
  • Le plus simple - faire des chapitres avec des renvois de l’un à l’autre - ne pas dupliquer les contenus
  • Pour des sujets IT, classer par thème : ex. contexte, organisation, produit, architecture applicative, architecture technique, infrastructure, sécurité
  • Tagger avec des mots clés dans le document (en évitant les abréviations et en utilisant le même vocabulaire). Mettre une couleur si besoin sur les mots clés,...de toute façon vous finirez par faire du “search” systématiquement au bout d’un moment ;-)
  • Visuellement mettre des bandeaux de couleurs dans les coins pour si besoin distinguer les types de contenus - ex. notes ITW, draft, doc client, analyse, doc externe…
  • Marquer de pastilles de couleurs “flashouilles”/voyantes les slides où il y a quelque chose à voir/faire et ce pour attirer l’attention de vos collègues de manière asynchrone
• Pour l’ouvrir à des externes (client ou partenaires) créer un compte Google pro qui s’appuie sur leurs adresses pro actuelles

Créer un compte Google pro qui s’appuie sur une adresse pro actuelle

• Rédiger des phrases même simples car la prise de note partagée ne supporte pas les abréviations ou les sous entendus personnels
• Faire prendre les notes à ceux qui maîtrisent un peu moins les sujets car ils seront plus à même d’être exhaustifs en notant des détails que les experts ne prendraient pas la peine de relever
• Utiliser directement le masque client s’il y en a un pour gagner du temps sur la mise en place de schéma et le passage en slide de restitution

Conclusion

A OCTO, cette pratique est en train de devenir un standard. Personnellement, je l’avais expérimenté à 2 ou à 3 mais pas au-delà. Nous savons désormais que cela fonctionne pour des groupes de 6 ou 7 personnes ce qui correspond à la taille maximale constatée des équipes de conseil.

Ce que l’on peut en retenir au final

• Les gains de productivité sont phénoménaux
• La pratique est facilement généralisable en présentiel
• Dans un dispositif mixte présentiel/distanciel cela fonctionne aussi
• Le document central est fédérateur et facilite l’onboarding des nouveaux
• Le risque de perte d’information et le temps de recherche dans divers documents sont évités
• Le taggage, rangement et classement au fur et à mesure est indispensable pour maintenir sa lisibilité et son accessibilité dans la durée
• Inviter des personnes à participer en dehors de notre organisation comme un client ou un partenaire est possible

Et après ?

• Il faudra décider à quelle taille de document un split doit s’opérer
• Pour ceux qui n’ont pas la suite Google, tester avec d’autres outils