Brève de consultant...en télétravail (la suite) : à Octo le conseil en télétravail a fait muter les équipes vers des collaborations sonores et visuelles désormais hybrides - on disait phygital avant ;-)

le 31/08/2021 par Sylvain Fagnent
Tags: Évènements

Introduction

Au-delà des astuces indispensables révélées au fil des mois en télétravail autour des écrans, des fauteuils de bureau, de la bonne connexion internet, du VPN qui va bien, de l’espace de travail dédié et des outils… d’autres astuces sont apparues dans le perfectionnement de notre activité de conseil en distanciel.

Cet article fait suite à notre précédente brève du consultant en télétravail.

Pour constituer une bonne équipe, il faut des compétences et des savoir-être que chacun apporte, mais il faut aussi un environnement de travail confortable autour d’elle. Au fil des mois, il nous a fallu trouver des éléments qui améliorent cet environnement et en particulier les qualités d’interactions que le distanciel a forcément mis à mal.

Aussi ici nous exposons des astuces et anecdotes qui ont fait leurs preuves lors de nos missions de conseil ces derniers mois. A noter que les équipes de delivery ont inspiré les équipes de conseil dans le renforcement de certaines de ces pratiques.

Travail collaboratif : le groupe en action et en bruit (src : https://www.leprogres.fr/sortir/2015/07/04/un-dimanche-minion-tout-plein)

Astuces et anecdotes

Astuces

  • Simulez un environnement de travail présentiel

    • Pour simuler un environnement physique d’un bureau, tout en restant connecté en distanciel avec vos collègues, gardez un Gmeet/Visio ouvert toute la journée (idéalement conservez le même tous les jours) pour faciliter les échanges oraux inopinés. Baissez le son à un niveau minimum qui ne vous dérange pas (voir “Créez un environnement sonore et visuel”). Vaquez à vos tâches, vos collègues peuvent alors s'adresser à vous si besoin à l’oral comme s'ils étaient dans le bureau. Montez le son dès que nécessaire. En plus cela peut vous permettre de vaquer physiquement dans la pièce et d’échanger oralement sans forcément être derrière votre ordinateur. Enfin, avec un Jabra (ex. Jabra 410, 510 ou équivalent) le procédé ne vous épuise pas (voir “Créez un environnement sonore et visuel”). Après chacun est libre de quitter l'espace sonore / visuel à certains moments et de revenir par la suite. Mais de cette manière vous créez un espace connecté où chacun peut se retrouver en visuel et en "sonore" et pas uniquement par messagerie Chat.
      • Le point green : en période d'inactivité ne laissez que le son et rebranchez la vidéo que si nécessaire. Des mesures effectuées en interne nous donnent que sans caméra et en utilisant Gmeet la bande passante est tout de même cinq fois moins sollicitées dans les 2 sens (flux descendant et remontant).

  • Créez un environnement sonore et visuel confortable / agréable

    • Chez vous, si vous ne craignez pas de déranger vos voisins de bureau/salle à manger/chambre, utilisez un Jabra portable (ou équivalent) plutôt que le casque ou le haut parleur du PC. Le son est plus limpide et clair et en fin de journée vous aurez moins mal à la tête. Le petit plus: l'existence du bouton mute qui permet de “muter/un-muter” en un temps record, sans avoir à changer de fenêtre ou toucher à l’ordinateur.
    • Si vos collègues sont d’accord vous pouvez mettre un fond sonore musical chez vous et/ou à tour de rôle...là encore ce sera l’occasion de discussion fun autour des goûts musicaux de chacun (“#les années 80 ca va pas être possible”).
    • Si vous avez assez de bande passante, utilisez la vidéo régulièrement pour avoir un point de contact visuel….sans pour autant vous interdire de la couper de temps à autre. Retenez que cette pratique est aussi un critère de confiance que chacun a vis-à-vis des autres.
    • Pour garder votre concentration intacte et éviter les maux de tête, ou les oreilles qui chauffent sous votre casque**, ne dépassez pas des ateliers ou entretiens connectées ‘actifs’ de plus de 1h30 à 2h00** grand max. Enfin, ménagez des pauses de 20 à 30 min entre chaque.

  • Vous ne pouvez vous isoler parce que dans un environnement sonore partagé, vous devrez opter pour un casque

    • Là tout dépend de ce que vous avez dans vos placards, de votre budget et puis c’est un peu comme les goûts et les couleurs….Basiquement,
      • Soit vous utilisez vos petits écouteurs de votre téléphone. Ça tient dans vos oreilles sans gêne (après chacun ses pavillons bien entendu), cela ne chauffe pas les oreilles, le micro est intégré au câble. C'est basique, efficace et pas cher.
      • Soit vous optez pour un casque Hi-Fi confortable supra (sur les oreilles) ou circum auriculaire (qui entoure vos oreilles) comme par exemple un AKG 240 (ceci n’est pas un placement produit mais mon propre casque que j’utilise de temps à autre ;-)) mais attention taper au clavier devient problématique car on vous entend si vous ne coupez pas le micro de votre ordinateur. Dans ce cas, complétez le dispositif par un micro-cravate sans fil ou un petit micro directionnel.
      • Soit vous optez pour un casque Hi-Fi bluetooth avec micro intégré assurez vous de la qualité de ce dernier car elle n’est pas toujours au rendez vous. Là encore, vous pouvez améliorer le dispositif par un micro-cravate ou un micro directionnel.
      • Soit vous utilisez un bon casque de centre d'appel de type Jabra (exemple filaire Jabra Evolve2 40 ou sans fil mais plus cher Jabra Evolve2 65) vous bénéficiez de casques au confort optimisé pour passer de longs moments au téléphone. Le son et le micro sont en général de bonne qualité.
      • L'astuce qui tue pour les casques à micro intégré : l’existence du bouton mute intégré qui permet de “muter/un-muter” en un temps record, sans avoir à changer de fenêtre ou toucher à l’ordinateur.

  • Même hyper connecté, respectez les statuts affichés sur les chats des autres

    • Si un collaborateur vous dit via son statut sur le chat qu’il n’est pas disponible...respectez ce point. Éventuellement, lancez lui un “ping” sur son chat s’il répond “pong” vous pouvez lui demander à quel moment vous pourrez revenir vers lui. Dans tous les cas, avant d’entamer une conversation sur le chat le protocole “ping/pong” reste une très bonne pratique pour respecter les moments d’indisponibilité ou de concentration de chacun.

  • Conservez ou instaurez des rituels distanciels

    • En plus de vos rituels quotidiens (stand up, …) dans lesquels vous pouvez inviter votre client, suivez le tempérament/l’humeur de chaque membre dans des rituels informels que vous pouvez ajouter ou enlever au besoin : utilisez les outils classiques (GMeet, Teams...).
    • Assurez-vous qu’aucun membre ne s’isole, vérifiez sa posture dans les discussions, son implication,...questionnez le si besoin.
    • Faites des rétrospectives régulières toujours pour chercher à vous améliorer dans vos pratiques du conseil en distanciel.
    • Dans le cas où les règles sanitaires vous autorisent à vous rencontrer, réunissez vous une fois par mois pour des séances de travail en présentiel. Si certains restent à distance pensez à vous munir de webcams supplémentaires et autres Jabra pour partager un maximum l’ambiance avec les personnes restées à distance. Restez sur vos outils habituels de partage en distanciel, l’idée étant de ne pas exclure ceux qui ne peuvent être présents.

  • Ménagez des pauses café dans votre cuisine

    • Pour sortir des interactions strictes autour du travail, organisez des pauses cafés visio dans votre cuisine….ce sera l’occasion de commentaires fun sur votre papier peint ou votre vaisselle…(“Heu c’est quoi cette balance rouge au-dessus de ta tête ?”).

Anecdotes

  • Utilisez la vidéo pour à minima vous rendre compte de l’âge de vos interlocuteurs (surtout côté client)
    • Elle est un paramètre / indicateur sur son expérience … la voix seule ne vous donne pas cette indication. J’ai été surpris à plusieurs reprises…..car en découvrant le visage de la personne plusieurs réunions plus tard, plein de choses se sont éclairées en constatant l’âge de mon interlocuteur.
  • Les événements de la vie humanisent le télétravail
    • Mon fils rentre de l’école vers 18H15, il sonne à l’interphone...l’équipe l’entend. Au bout de quelques itérations, c’est devenu un rituel et à chaque fois qu’il rentre de l’école; un “Ah ! voilà Baptiste” vient ponctuer la discussion. Au bout d’un certain temps, Baptiste en rentrant vient faire un coucou à toute l’équipe et fait quelques remarques sur la tristesse des couleurs dans nos slides ;-)

Conclusion

En quelques mots, dans nos activités de conseil nous dirions qu’en termes de travail collaboratif, d'entretiens et d’ateliers, les outils permettent globalement de tout faire en distanciel…..comme en présentiel. Ils sont même à l’origine de certains gains de productivité.

Le remodelage des environnements de travail en distanciel permet de créer de nouveaux “lieux hybrides” d’interactions. Ils sont à appréhender, à modifier et à améliorer pour que les interactions ne perdent pas en qualité ou en efficacité. 
Tout n’est pas sans effet pervers. Les effets collatéraux du distanciel que nous entrevoyons actuellement ne sont pas encore tous prégnants. A date, en voici quelques uns qui seront à améliorer dans les mois prochains.

Ils concernent par exemple :

  • D’une part, la disparition des relations et discussions informelles en dehors du cadre des ateliers ne permet plus de faire émerger l'inattendu, la confidence ou l’information sous jacente qu’on avait pas capté lors des entretiens : la confidence pas si anodine à la machine à café, la discussion informelle avec le collaborateur qui s’exprime peu en atelier, la confidence du projet sous marin du collaborateur brillant, l’explication ‘off record’  de la nouvelle organisation et le pourquoi certains n’y trouvent plus leur compte...
  • D’autre part, l'implication/l'acceptation des clients dans ces dispositifs. Certains sont entrés de plain-pied dedans et sont parfaitement conscients et convaincus de ces nouvelles manières de faire. D’autres, manifestent quelques réticences et souhaitent voir en présentiel quasi systématiquement leurs collaborateurs ou prestataires. Une fracture se prépare, car comme en delivery ou le travail en distanciel est en passe de devenir la norme, le conseil a pris un sacré coup d’accélérateur dans ces pratiques. Ne pas les embrasser est un risque majeur pour les entreprises qui voudraient recruter dans le secteur de l’IT… mais pas que.
  • Enfin, l’intégration des nouveaux collaborateurs et des jeunes en particulier, supporte mal les relations distancielles. Les “jeunes collaborateurs” ont plus que les autres, besoin de relations informelles et/ou impromptues pour poser leurs questions, discuter, échanger avec les plus expérimentés. Observer les postures, traîner les oreilles dans les conversations sont aussi des moyens de se former et d’apprendre dans la sphère de l’informel. Leur montée en compétence en dépend. Une adaptation de ces dispositifs sera donc à trouver pour eux.

Avec le télétravail, nous venons tout juste d’entrevoir les nouveaux modes d’interaction, de collaborations dans le conseil. Des lieux “physiques & connectés” de collaborations professionnelles nouveaux vont sans doute émerger et la répartition géographique des travailleurs sur le territoire évoluera de concert (les Zoom Towns; les villes moyennes ont la côte; les espaces de coworking : des instruments de résilience territoriale pour l’après-Covid ?).

Sous quelle(s) forme(s) exacte(s) émergeront ces nouveaux lieux ? Bien malin qui peut le dire, la mutation est encore en cours. Une chose est sûre, le bureau "lieu de travail" comme nous l’avons connu amorce une mutation profonde dont les impacts seront technologiques, sociétaux et écologiques. Il faudra prendre garde aux risques de fractures dans la société entre les territoires, les métiers et/ou les employés qui prendront le virage et ceux qui ne sauront ou ne pourront le prendre - métiers inadaptés, culture des outils numériques faible, faible autonomie des employés, territoires insuffisamment connectés...