Bonne résolution 2021 : Faire perdre des kilos à ma boite Gmail

TL;DR → des liens rapides pour nettoyer vos boîtes Gmail rapidos

Savez-vous quel volume de stockage vos mails GMail utilisent ?

Perso je suis passé en 10 min de 16 à 4 Go en faisant un petit nettoyage de rentrée !

Chez OCTO nous sommes plus de 650 collaborateurs, en faisant tous un peu de ménage, on parle rapidement de dizaines de Tera octet en moins sur les serveurs Google…

Bien entendu, des supers outils SaaS automatiques existent sur le marché pour nettoyer efficacement sa boîte mail, cependant ils nécessitent des autorisations spécifiques pas forcément alignées avec les politiques de sécurité de vos/nos entreprises.

Pour faire malgré tout un peu de ménage, nous partageons entre nous des liens de tris un peu malins pour y voir plus clair dans ces montagnes de vieux mails et faire un peu de propre en quelques clics.

Vous pouvez choisir de faire le ménage dans votre coin, ou alors mieux de prendre quelques minutes pour préparer des critères de tris optimisés pour votre entreprise et les partager ensuite à votre équipe

Voici donc quelques liens rapides pour afficher des tris de vos mails et gagner du temps pour nettoyer vos boîtes Gmail.

A partir de ces tris, vous pouvez alors choisir d’effacer (et pas archiver !!!) les mails qu’il ne vous semblent pas pertinent de conserver.

Pour commencer des tris un peu standards: 

  • les vieilles invitations d’agendas (ici celles avant 1er déc 2020 mais vous pouvez modifier la date dans le champ de recherche)
  • les mails type no reply (ici ceux avant le 30/06/2020 mais vous pouvez modifier la date dans le champ de recherche)

Ensuite, le plus efficace est de s’attaquer aux fichiers attachés 

Ce sont surtout eux qui prennent de la place (pptx, prez pdf, photos, videos etc). Par exemple : 

Vous pouvez aussi vous désinscrire de vos newsletters ou promotions en affichant les mails taggés Promotions qui ont des liens de désinscription

Et pour finir, prendre un moment pour créer des critères de tris adaptés à votre entreprise puis les partager entre vous.

Pour cela, commencez par vous poser quelques questions toutes simples : 

  • Utilisez vous des Google Group ou autre groupes de diffusion qui envoient des notifications mails ?
  • Utilisez vous des outils SaaS qui envoient des notifications mail ?
  • Quels sont les mots clefs utilisés pour les mails de notifications de votre entreprise (par exemple, facturation@, notif@, info@ etc.) 
  • Quels sont les expéditeurs habituels des notifications de votre entreprise
  • et SURTOUT quels sont les expéditeurs et mots clefs associés à des messages QU’IL NE FAUT PAS EFFACER 

A partir de ces éléments, vous pourrez alors préparer en quelques clics des tris malins adaptés à votre contexte d’entreprise. 

Pour cela : 

  • préparez les critères de tri directement dans une page Gmail en utilisant les opérateurs de recherche
  • puis quand vous êtes content de votre recherche, copiez simplement l’url de la page des résultats de recherche

En effet, l’URL de recherche intègre les critères de recherche et surtout peut être partagée directement à n’importe quel utilisateur de Gmail.


Par exemple, un tri pour rechercher les messages avant le 01/01/2020 avec les termes [ma recherche] ou [autre recherche] en excluant [NE PAS EFFACER] ça donne ça dans la barre de recherche : 

before:2020-01-01 « ma recherche » OR « autre recherche » -« NE PAS EFFACER »  

et donc l’url générique correspondante : 

https://mail.google.com/mail/u/0/?pli=1#search/before%3A2020-01-01+%22ma+recherche%22+OR+%22autre+recherche%22+-%22NE+PAS+EFFACER%22

Screen Shoot Requete Gmail

Un cas concret : OCTO

En complément voici quelques tris que nous utilisons également chez OCTO pour faire un peu de ménage : 

  • Notifications Google Group :
    • Nous utilisons des Google Groups qui envoient des notifications et Récapitulatif Partiel
    • Nous avons donc des tris basés sur les critères 
      • [« Récapitulatif partiel »
      • from:nom_du_groupe@octo.com
      • [mots clefs standardisés] utilisés dans nos messages types ou automatiques 

Nous avons compilé dans un mail la marche à suivre et tous les liens de tri.
Ce mail a été envoyé à tous les Octos via une mailing list. That’s all !
Simple et optimal car l’affichage d’un lien de tri présent dans un mail est très rapide depuis l’interface standard de Gmail.

Quelques pièges à éviter

ATTENTION/WARNING/AVERTO/HADHARI/ʻLELO AʻOAʻO/ATENCIÓN/KEIKOKU/VARNING

  • Si vous êtes en mode conversation : quand vous supprimez des messages issus de groupes de diffusion, vous supprimez aussi les réponses privées qui ont suivi un post public ! 
  • Attention à bien Effacer et non Archiver les messages que vous souhaitez supprimer définitivement.
    Ensuite, les messages supprimés sont toujours comptabilisés tant qu’ils sont dans la
    Corbeille de Gmail . Il faut donc vider la corbeille ou attendre qu’elle se vide, mais attention, une fois la corbeille vidée, ben plus moyen de retrouver un mail effacé par erreur … 
  • Réfléchissez bien avant de supprimer définitivement vos messages, et bien entendu nous ne pourrions pas être tenus responsables de mauvaises manipulations ou opérations ! 

Le meilleur moment : remonter sur la balance !

Affichez à nouveau votre volume de stockage Gmail

Rien n’a changé ? Pensez à vider la corbeille et attendez quelques minutes…

Et ça me fait combien de kilos de CO2 en moins ? 

Selon les études et les postulats retenus : 19 grammes de CO2 : c’est l’empreinte carbone d’un e-mail selon une étude de l’ADEME qui date un peu (2011)
Sauf que la suppression d’un email intervient alors que le coup est déjà parti !

Bref ce n’est pas comme ça que l’on va changer le monde ! 

Cependant, notre propre bilan Carbone OCTO nous montre que tout est bon à prendre, mais surtout que visualiser ces Go de données désuètes est une bonne manière de nous sensibiliser collectivement sur nos usages du numérique et leur impact sur la planète.

En effet, au-delà de supprimer nos emails, il faudrait réduire le trafic sur les réseaux, donc envoyer moins, à moins de personnes et moins de Ko, et surtout changer moins souvent nos joujoux numériques.

La suppression de nos emails ne garantit en rien que ça va se transformer en moins de serveur, moins de réseau (en conso et en fabrication), or c’est seulement à cette condition qu’il y aurait un vrai impact.

Un sujet passionnant et complexe que nous avons déjà abordé en partie ici.

Au final, effacer des mails ca fait du bien, mais le vrai sujet est de repenser nos usages et la manière d’utiliser nos devices plus durablement au bureau pour devenir un meilleur éco-citoyen et éco-travailleur en 2021.

Frédéric Bordage, propose une synthèse des gestes clés pour parvenir à réduire encore plus l’impact des e-mails sur GreenIT.fr

Pour aller plus loin, le site de l’ADEME est incontournable, dont sa page dédiée pour Agir au bureau pour la transition écologique et ses publications, en particulier le guide pratique écoresponsable au bureau ou Le guide pratique face cachée du numerique.

Le prochain dans le viseur : Google Drive

“Nettoyer ses mails c’est bien, mais j’ai aussi plein de fichiers sur Google Drive que j’aimerai nettoyer”

Pour Google Drive c’est un peu plus compliqué de trier ses fichiers et de gérer les différents statuts et droits associés aux dossiers et fichiers Google Apps !

En plus les opérateurs de recherche de Gmail ne fonctionnent pas tous ! 

Google Vault est une application pratique mais souvent réservée aux administrateurs des domaines Google.

On peut cependant déjà commencer par :

Le sujet est encore entre les mains de notre équipe mais fera l’objet d’un second article de blog prochainement si on trouve de bonnes idées !

Promis, ça sera notre bonne résolution pour 2021 !

Un commentaire sur “Bonne résolution 2021 : Faire perdre des kilos à ma boite Gmail”

  • Le top pour Drive, ce serait de pouvoir lister ce que je partage et avec qui !
    1. Laisser un commentaire

      Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *


      Ce formulaire est protégé par Google Recaptcha