Perso je suis passé en 10 min de 16 à 4 Go en faisant un petit nettoyage de rentrée !
Chez OCTO nous sommes plus de 650 collaborateurs, en faisant tous un peu de ménage, on parle rapidement de dizaines de Tera octet en moins sur les serveurs Google…
Bien entendu, des supers outils SaaS automatiques existent sur le marché pour nettoyer efficacement sa boîte mail, cependant ils nécessitent des autorisations spécifiques pas forcément alignées avec les politiques de sécurité de vos/nos entreprises.
Pour faire malgré tout un peu de ménage, nous partageons entre nous des liens de tris un peu malins pour y voir plus clair dans ces montagnes de vieux mails et faire un peu de propre en quelques clics.
Vous pouvez choisir de faire le ménage dans votre coin, ou alors mieux de prendre quelques minutes pour préparer des critères de tris optimisés pour votre entreprise et les partager ensuite à votre équipe.
Voici donc quelques liens rapides pour afficher des tris de vos mails et gagner du temps pour nettoyer vos boîtes Gmail.
A partir de ces tris, vous pouvez alors choisir d’effacer (et pas archiver !!!) les mails qu’il ne vous semblent pas pertinent de conserver.
Pour commencer des tris un peu standards:
les vieilles invitations d’agendas (ici celles avant 1er déc 2020 mais vous pouvez modifier la date dans le champ de recherche)
les mails type no reply (ici ceux avant le 30/06/2020 mais vous pouvez modifier la date dans le champ de recherche)
Ensuite, le plus efficace est de s'attaquer aux fichiers attachés
Ce sont surtout eux qui prennent de la place (pptx, prez pdf, photos, videos etc). Par exemple :
puis quand vous êtes content de votre recherche, copiez simplement l’url de la page des résultats de recherche
En effet, l’URL de recherche intègre les critères de recherche et surtout peut être partagée directement à n’importe quel utilisateur de Gmail.
Par exemple, un tri pour rechercher les messages avant le 01/01/2020 avec les termes [ma recherche] ou [autre recherche] en excluant [NE PAS EFFACER] ça donne ça dans la barre de recherche :
before:2020-01-01 "ma recherche" OR "autre recherche" -"NE PAS EFFACER"
Nous utilisons des Google Groups qui envoient des notifications et Récapitulatif Partiel
Nous avons donc des tris basés sur les critères
["Récapitulatif partiel"]
from:nom_du_groupe@octo.com
[mots clefs standardisés] utilisés dans nos messages types ou automatiques
Nous avons compilé dans un mail la marche à suivre et tous les liens de tri. Ce mail a été envoyé à tous les Octos via une mailing list. That's all ! Simple et optimal car l'affichage d'un lien de tri présent dans un mail est très rapide depuis l'interface standard de Gmail.
Si vous êtesen mode conversation : quand vous supprimez des messages issus de groupes de diffusion, vous supprimez aussi les réponses privées qui ont suivi un post public !
Attention à bien Effacer et non Archiver les messages que vous souhaitez supprimer définitivement. Ensuite, les messages supprimés sont toujours comptabilisés tant qu’ils sont dans la Corbeille de Gmail . Il faut donc vider la corbeille ou attendre qu’elle se vide, mais attention, une fois la corbeille vidée, ben plus moyen de retrouver un mail effacé par erreur ...
R****éfléchissez bien avant de supprimer définitivement vos messages, et bien entendu nous ne pourrions pas être tenus responsables de mauvaises manipulations ou opérations !
Bref ce n'est pas comme ça que l’on va changer le monde !
Cependant, notre propre bilan Carbone OCTO nous montre que tout est bon à prendre, mais surtout que visualiser ces Go de données désuètes est une bonne manière de nous sensibiliser collectivement sur nos usages du numérique et leur impact sur la planète.
En effet, au-delà de supprimer nos emails, il faudrait réduire le trafic sur les réseaux, donc envoyer moins, à moins de personnes et moins de Ko, et surtout changer moins souvent nos joujoux numériques.
La suppression de nos emails ne garantit en rien que ça va se transformer en moins de serveur, moins de réseau (en conso et en fabrication), or c'est seulement à cette condition qu'il y aurait un vrai impact.
Au final, effacer des mails ca fait du bien, mais le vrai sujet est de repenser nos usages et la manière d’utiliser nos devices plus durablement au bureau pour devenir un meilleur éco-citoyen et éco-travailleur en 2021.
“Nettoyer ses mails c’est bien, mais j’ai aussi plein de fichiers sur Google Drive que j’aimerai nettoyer”
Pour Google Drive c'est un peu plus compliqué de trier ses fichiers et de gérer les différents statuts et droits associés aux dossiers et fichiers Google Apps !
En plus les opérateurs de recherche de Gmail ne fonctionnent pas tous !
Google Vault est une application pratique mais souvent réservée aux administrateurs des domaines Google.
On peut cependant déjà commencer par :
trier ses fichiers Drive par taille = https://drive.google.com/drive/u/0/quota(si besoin cliquez en haut sur "Espace de stockage utilisé" pour afficher d'abord les plus gros)
