3 phases pour lancer une équipe Agile

Depuis mon arrivée chez OCTO en tant que coach j’ai été amené à accompagner le lancement d’équipes Agiles pour différents clients. Afin de leur expliquer comment va se dérouler l’accompagnement j’évoque souvent la métaphore du “shu-ha-ri” voir notre billet de blog sur ce thème.

Mais reprenons la définition wikipedia du “shu-ha-ri” :

• Shu (守:しゅ, "protéger", "obéir") — sagesse traditionnelle — apprendre les fondamentaux
• Ha (破:は, "se détacher", "digresser") — casser avec la tradition — trouver les exceptions à la sagesse traditionnelle, trouver de nouvelles approches
• Ri (離:り, "quitter", "se séparer") — transcender — il n'y a pas de technique ou de sagesse traditionnelle, tous les mouvements sont permis.

En général nous proposons à nos clients un dispositif d’accompagnement de 3 mois pour lancer une équipe. Il est difficile pour moi d’expliquer au client que l’équipe va “transcender l’Agile”, ni même “casser avec la tradition” au bout de 3 mois. Pour autant voici les deux objectifs que le coach et l’équipe peuvent se fixer pour la fin de l’accompagnement : - L’équipe est autonome : elle prend les décisions collectivement, les rituels sont réguliers et efficaces. Un bon indicateur est quand les équipiers n’ont plus l’impression de perdre leur temps en réunion ! - L’amélioration continue est en place. Tous les membres de l’équipe se sentent libres de s’exprimer. Les rétrospectives sont régulières et les actions d’amélioration sont suivies.

Je propose dans cet article de revoir ces 3 phases un peu différemment dans le but d’être plus transparent sur ce qu’il va vraiment se passer et d’avoir un “modèle” plus opérationnel.

Phase #1 : le bobsleigh

J’appelle cette phase, la phase “bobsleigh” qui correspond bien au “Shu” : l’équipe apprend les fondamentaux de l’Agile et du framework choisi (Scrum par exemple) et se construit en tant qu’équipe. La première étape de cette phase peut durer jusqu’à 5 jours avec comme ateliers :

- Sensibilisation à l’Agile : alignement de toute l’équipe sur les valeurs, principes et vocabulaire Agile. - Vision d’équipe : pourquoi l’entreprise a décidé de créer cette équipe ? On peut par exemple écrire un manifeste de l’équipe. - Standards de delivery : quels sont les standards que veut mettre en place l’équipe. Quelles sont les choses à faire pour dire qu’un travail est fini (test unitaire, code review, validations, documentation, etc…) - Définir et partager les rôles. - Quelles sont les interactions avec les autres équipes ? - Comment l’équipe s’organise ? Jour et fréquence des rituels, outils de suivi des tâches, outils de communication. - Quels sont les risques ? - Quels sont les critères de succès de l'équipe ?

Si je reprends l’analogie avec le bobsleigh c’est l’étape où l’effort du “pusher” est le plus dense. Vous aurez deviné, le “pusher” ici c’est le coach Agile. Il a un rôle de formateur, de conseil et de facilitation des ateliers. Deuxième étape, le coach, après avoir “pushé”, monte dans le bob. Le coach est donc au plus près de l’équipe, il en fait partie. Il anime les cérémonies et coache si besoin les membres de l’équipe : Scrum Master, PO, CoPO, Dev Team, Tech lead. L’autonomie ne se décrète pas, le coach est là pour donner les outils à l’équipe pour atteindre cette autonomie. Cette deuxième étape peut durer de 2 à 4 semaines. A la fin de cette phase l’équipe est formée, elle est sur le chemin de l’autonomie et peut fonctionner sans l’aide d’un coach au quotidien.

Phase #2 : l’oisillon

Pour apprendre à voler les oisillons n’ont de choix que de sauter dans le vide, pour une équipe c’est pareil. C’est donc le bon moment pour le coach de s’en aller. Pendant quelques semaines le coach laisse l’équipe se débrouiller seule, faire des erreurs, résoudre les problèmes toute seule et bien sûr rencontrer ses premiers succès. Cette phase est clé, elle permet de mettre tout de suite les choses au clair : le coach n’est pas là pour durer, le plus tôt il part, le mieux ça sera. L'idée est de préparer cette absence en amont pour rendre l’équipe autonome très tôt. Pendant ce temps le coach peut s’occuper d’une autre équipe ou par exemple accompagner les managers dans la transformation qui s’opère.

Photo : Cyril Cincet

Phase #3 : le retour

L’équipe a vécu “toute seule” pendant quelques semaines, elle a sûrement beaucoup de choses à raconter, c’est donc le moment pour le coach de revenir et de faire un point avec elle. Le coach analyse avec l’équipe ce qui s’est bien passé, ce qui s’est moins bien passé et l’aide à trouver des solutions ou à pérenniser des pratiques qui ont bien fonctionné. Cette phase peut commencer par une présence de quelques jours par semaine pour décroitre jusqu’à la fin de l’accompagnement.

Conclusion

Par définition la présence du coach doit être temporaire et donc ce qui est clé dans cette forme d’accompagnement c’est la phase 2 qui est annoncée dès le début, c’est elle qui articule tout l’accompagnement. Pendant la phase 1 on prépare ce saut dans le vide. En phase 3 on capitalise avec l’équipe sur ses victoires et difficultés.

Et vous qu’en pensez-vous ? Avez-vous d’autres “modèles” pour accompagner efficacement le lancement d’une équipe Agile ?