21 "trucs" pour organiser une bonne formation 🍎

Créer ou organiser une formation, n'est jamais quelque chose de simple.

On vous propose ici 21 "trucs et astuces" qu'on a mis en pratique et qui fonctionnent bien dans les formations qu'on a données.

Avant la formation

Truc 1 : Vérifier son niveau de préparation de formation

Incroyable, une formation marche mieux quand on l'a préparée !

Voici une petite check list des choses à vérifier avant de lancer la formation

• Les supports de formation (Slide ? Miro ? Post-it ? Feutre) sont-ils prêts ?
• De quoi ai-je besoin pour la salle (Tableau blanc ? Feutre ? Câble HDMI ?) ? ou en distanciel (Casque audio ? Webcam ?)
• Les slides sont-ils à jour ?
• J'ai pris des retours de la dernière personne qui a donné cette formation ?
• Je connais les objectifs “pédagogiques” de la formation (Voir truc 2).
• Je connais le “planning” de la formation, heure par heure (Voir truc 3)
• Ma formation mélange de la théorie et de la pratique
• Ma formation mélange des connaissances empiriques et théoriques (Voir truc 5)

Truc 2 : Connaître ses objectifs pédagogiques :

• Autrement dit : A la fin de la formation, je serai content si les participants savent ou savent faire …
• On peut classer ces objectifs en 2 catégories : les connaissances et les savoir-faire.

Exemple avec une formation sur les API :

Connaissances :

• Connaître les verbes HTTP (POST, PUT, PATCH, DELETE)
• Connaître les grandes familles de code retours HTTP (200, 300, 400, 500)

Savoir faire / Capacité :

• Savoir designer une api qui applique les principes d’affordance
• Savoir faire un appel à une API avec le logiciel curl

Évidemment, chaque formation est différente, mais un mix de connaissance pure et de capacité pratique est un plus.

Truc 3 : Agencer les notions

Une fois les objectifs pédagogiques posés, il est important de voir dans quel ordre les notions doivent être abordées.

A l'école on voit d’abord les chiffres simples,  puis les nombres (à 2 chiffres) puis les additions, puis les soustractions…

C’est plus simple pour l’esprit.

A vous de voir dans quel “ordre” doivent être abordées vos notions.

Nous vous conseillons de faire un planning rapide (excel, papiers …), heure par heure avec quelles notions doivent être abordées et quand.

Truc 4 : Les rythmes biologiques

Classiquement, les heures de digestion (après repas) sont des heures de mauvaise concentration. A l'inverse, le matin (entre 9h et 11h) est une période de grande concentration.

Posez-vous les questions suivantes : Quels sont les points qui demandent le plus de concentration ? Quels sont ceux qui ne peuvent pas être sautés sous peine de perdre l’auditoire pour le reste de la formation ? Qu’est-ce qui est plus facultatif ?

Une erreur classique des formateurs est de commencer la formation par un rappel du contexte (historique, économique...) le matin et d’aborder les éléments complexes pendant la digestion… Pourquoi ne pas essayer l’inverse ?

Truc 5 : Mélanger Empirisme et rationalisme

L’Empirisme est l’art de former une pensée après avoir observé ou vécu une expérience.

Exemple : Je mets ma main dans le feu, je me brûle, j’en conclus que le feu brûle et qu’il ne faut plus le refaire.

Typiquement, les ateliers de mise en pratique ou de simulation de cas fonctionnent sur l'empirisme.

A l’inverse, le rationalisme met la connaissance au centre de la pensée.

Exemple : Ma mère m’a dit que le feu brûlait, elle a précisé qu’avoir une main qui brûle est source de souffrance. J’ai confiance dans cette information qui vient de ma mère. Je ne vais donc pas mettre ma main dans le feu.

Dans vos formations, c'est là qu'avec votre posture d'expert / de sachant vous allez pouvoir transmettre des informations théoriques.

Dans votre formation, essayez d’alterner les temps d'expérimentation et les temps de transmission de connaissances.

Si vous faites un atelier, vous faites vivre une expérience à vos “formé.e.s”, prenez le temps de bien re-théoriser après.

Attention, les connaissances livrées, genre cours universitaire, demandent un bon talent d’orateur.

Si vous n'avez pas de talent, votre cour peut vite devenir ennuyant ! Pour appuyer votre propos, pensez à l’illustrer au maximum par des exemples concrets et des histoires tirées de votre expérience (les gens adoôorent les histoires).

Juste avant la formation

Truc 6: Visualiser et Organiser l'espace

C'est connu depuis la Grèce antique, on apprend mieux quand on visualise les choses.

Si vous êtes fan de post-it, ou que vous pouvez afficher des concepts en grand dans la salle, faites-le, mais prenez le temps de réfléchir à l'espace :

Où allez-vous mettre vos post-it ? Faut-il mettre les chaises en cercle pour mieux se parler ? ou en mode "salle de classe" pour bien voir l'écran ? Faut-il déplacer la poubelle qui est en plein dans le passage ? Et le plus important, où sont les toilettes !

Truc 7 : Commencer par un café

Prenez le temps de “briser la glace”, autour du café, un peu de détente avant le “travail” est bon pour tout le monde.

En revanche, quand la formation commence, pensez à marquer le moment, à retrouver votre sérieux pour “sortir” de la détente et entrer dans un moment de travail.

Vous gagnerez en crédibilité et en attention.

Pendant la formation

Les premières minutes donnent souvent le ton de la formation. Reste zen et confiant, si on vous paye si cher, c’est que tu es sûrement quelqu’un qui doit savoir pleins de trucs géniaux :-)

Top départ !

Truc 8 : Rappeler les grands objectifs de la formation

"On est là pour suivre une formation sur XXX…"

C'est bête, mais ça évite d’avoir des gens qui se sont trompés de salle !

Surtout, ça ancre le pourquoi de la formation.

Enfin, cela permet d'éviter les déceptions en fin de formation.

Truc 9 : Stewardship

• Donner tout de suite les heures de début, fin, pauses et repas
• Cela permet aux participants de cadrer leurs moments d’attention et de relâche, de calculer leur besoin de pause pipi, les coups de fil qu’ils doivent passer.
• Rappeler les règles que vous voulez mettre dans cette formation : (pas de blagues misogynes … , on arrive à l’heure, vos écrans ne sont pas allumés pendant qu’on parle, on prendra des pauses pour consulter ses mails...)
• Ces règles de ponctualité, il faut absolument que vous les respectiez vous aussi. Cela est important pour votre crédibilité.
• Pensez aussi à rappeler les aspects Évacuation / Sécurité / Toilettes

Truc 10 : Faire un tour de table de présentation

• Demander les postes qu’ils ont au sein de leur boite et ce que cela veut dire réellement. (Le périmètre d’un “PO”, d’un “manager”, d’un “DSI” peut varier d’une boîte a une autre )
• Pour détendre l'atmosphère, vous pouvez demander, en plus de l’habituelle présentation, un petit quelque chose sur les goûts/ personnalités des participants (groupe de musique préféré, un lieu que vous aimez particulièrement, votre dessert préféré...) Attention toutefois à ne pas trop entrer dans l’intimité des gens.
• Cela vous permettra aussi d’avoir une image plus nette de l'auditoire (qui sont les blagueurs, qui sont les timides…)
• Exemple : “Je suis XX, je bosse dans la boîte YY, où j’exerce le métier de ZZ ce qui veut dire que je fais CELA dans mes journées, et ma série préférée est Joséphine Ange-gardien !”
• Vous pouvez varier l’exercice avec un dessin-auto-expliqué (Je me suis dessiné avec des grandes oreilles et des voitures, parce que je trouve que ça résume mon métier de PO à Renault…)

Truc 11 : Récolter les attentes des participants (Formateurs compris)

• Sur un post-it, chacun dit ce qu’il attend de la formation (Formateur compris)
• Il faut ensuite reprendre les post-it pour être sûr d’avoir bien compris les attentes
• Affichez-les ensuite dans la salle
• Si vous savez que des attentes ne seront pas abordées dans la formation, dites-le maintenant !

Truc 12 : Présenter ensuite le programme de la formation

• Le début, le milieu, la fin.
• "Mon objectif, c'est qu'à la fin de la formation vous ayez compris…"
• Si vous avez identifié des moments importants où la concentration doit être forte, annoncez-le !

L’animation

On propose ici quelques “trucs et astuces” simples et faciles à mettre en pratique pour animer une formation.

Truc 13 : Répéter les choses

• Notamment sur les points importants, dites-les plusieurs fois. Faites-le de différentes manières, mais répétez encore et encore les choses.
• En répétant les choses, vous vous assurez que les personnes ont bien entendu et compris ce qui a été dit.
• Il peut arriver à tout le monde de décrocher quelques instants. En répétant ce que vous venez de dire, vous augmentez les chances que votre auditoire ait bien enregistré ce que vous dites.
• N’hésitez-pas à être lourd ! C’est en répétant que vous ancrez les pensées / idées pour l’auditoire.
• Vous n’êtes pas convaincu ? si je vous dis juste “carglass répare...”, je suis persuadé que vous avez déjà la fin de la phrase et la musique qui va avec. C’est possible parce que vous l’avez entendu une dizaine de fois. En tout cas plus que les noms des types de fleurs de votre quartier. Répéter aide à mémoriser.
• Alors, qu’est-ce qu’il faut faire pour que les participants aient bien compris ce que vous avez dit ? …  (Merci pour vous !)

⇰ “La pédagogie, c’est l’art de la répétition”

Truc 14 : Que faire quand les participants n’ont pas compris ?

• Ce ne sont pas les participants qui n’ont pas compris, c’est vous qui avez mal expliqué (!)
• Reportez-vous à la règle numéro 1
• Demandez-leur ce qu’ils n’ont pas compris
• Reformulez ce qui a été dit (à travers des métaphores, analogies, illustrations, storytelling,...)
• Pour les prochaines formations, notez qu’il faut prendre plus de temps sur ce point ou revoir la pédagogie
• Posez-vous la question: est-ce que pour comprendre ce point-là, je n’aurais pas dû expliquer d’autres notions ?

Truc 15 : Puis-je avoir votre attention ?

Entre les notifications de mails, les messages sur whatsapp, le slack qui beepe, notre attention est sans cesse sollicitée pour passer d’une chose à l’autre.

Quand vous avez un point important, dites-le aux participants. N’hésitez pas à leur demander de baisser leur écran et/ou de lâcher leur téléphone quelques minutes. Ils comprendront qu’ils ont décroché et qu’il faut se recentrer maintenant parce que c’est important pour la suite.

Une fois le point important terminé, dites-le, remerciez-les et félicitez-les pour leur concentration.

Autre analyse, si les gens se déconcentrent, c'est que c'est le moment de prendre une pause, ou que vous êtes trop ennuyeux !

Truc 16 : Cassez les rythmes !

A un moment, l’ennui va venir.

Même adulte, un être normalement constitué n’est pas fait pour rester assis sur une chaise à écouter parler quelqu’un pendant plusieurs heures.

Pourquoi ne pas proposer un atelier avec des post-it ? Dire à quelqu’un de venir aider une autre personne ? Faire des sous-groupes de travail ? Bref, toutes les excuses sont bonnes pour que les participants se lèvent et bougent.

Si vous voyez quelqu’un qui ne bouge plus dans une formation, c’est qu’il s'apprête à dormir … ou à mourir 🤔. Dans les deux cas, cela nous éloigne de nos objectifs pédagogiques !

A distance, en vidéo conf, c'est encore plus fatal. Il est très très difficile de se concentrer en regardant des slides depuis chez soi, sur son PC personnel.

Toutes les 10 min vos "formés" doivent pouvoir agir ou réagir. Posez des trolls questions qui fâchent, demandez-leur de bouger un post-it sur un board en ligne, permettez-leur de "voter" dans le tchat…

Bref, mettez en action les participants !

Truc 17 : Gérer les différents niveaux

Pour des milliers de raisons différentes, certains avancent plus vite que d’autres.

• Évitez le “Alors tout le monde a bien compris ?”. Parce que vous aurez de grandes chances pour que celui qui n’a pas compris se taise de honte. Surtout dans un cadre professionnel où ne pas comprendre est mal vu.
• Allez voir tout le monde, en “un à un” et demandez-leur de leur expliquer ce qu’ils sont en train de faire. Jouez le rôle du rubber duck.
• Évitez le “tu en es où ?” Qui peut être oppressant. Préférez un “comment puis-je t'aider?”
• Si vous avez le temps, prenez le temps de réexpliquer avec le “Truc numéro 13”
• Si vous êtes juste niveau timing, prenez un “bon” du groupe et demandez lui de faire d'avancer avec la personne moins avancée.

Truc 18 : Encourager les gens

Personne n’apprend bien quand il se sent nul 😢. Encouragez et félicitez les personnes en situation d’apprentissage. Apprendre est toujours un effort, une difficulté qui doit être fêtée, applaudis quand elle est dépassée. Le jour où vous avez réussi à faire du vélo sans petite roulette, vous n’étiez pas en train de vous dire que c’était normal et que tout le monde savait le faire. Vous étiez en train de parader fièrement devant vos parents qui vous félicitaient.

Finir la formation

Truc 19 : Faire un mini-bilan ou retro de cette séance de formation.

• Reprenez un à un les post-it sur les attentes des participants. Demandez-leur si leur attente à été satisfaite.
• Soyez transparents sur votre formation. (J’ai été satisfait, mais j’aurais aimé avoir plus de temps pour parler plus de ceci ou cela…)

Truc 20 : Parler de la suite de la formation

• “On va vous envoyer un questionnaire de satisfaction”
• “Si vous souhaitez avoir plus d’informations, on vous enverra des liens sur le sujet”

Truc 21 : Remercier les participants d’être venus.

Si c’est le cas, dites leur que vous avez aimé être là, avec eux.

• Ça fait toujours plaisir :-)
• Ça entérine un souvenir positif

D'ailleurs, merci d'avoir lu cet article, j'ai pris un réel plaisir à l'écrire et j'espère sincèrement qu'il vous sera utile.