‘Walking the board’ : l’autre standup meeting

« Standups keep everyone busy. Walking the board keeps everyone focused on the most important things. » Bret Pettichord.

Le format de standup classique ‘personne par personne’ est utilisé par la majorité des équipes agiles. Mais il existe un autre format appelé ‘walking the board’, ‘ticket based’, ou encore ‘story by story’.

Ce format est souvent évoqué par la communauté agile mais peu documenté. Cet article est un retour d’expérience sur ce format alternatif, ses avantages et ses inconvénients par rapport au format standard.

Pourquoi un autre standup ?

Quel que soit son format, les objectifs d’un standup sont de partager les points de blocage, de s’informer de ce qui est en train de changer, et de favoriser l’entraide et l’auto-organisation de l’équipe.

Les deux formats de standup permettent d’atteindre ces objectifs si ils sont bien menés.

Mais leurs caractéristiques différentes font qu’ils sont plus ou moins adaptés à telle ou telle situation.

‘Walking the board’, comment ça se passe ?

Un facilitateur parcourt les user stories sur le kanban, de la droite vers la gauche, en répondant à ces questions :

  • quelles stories ont avancé (ou reculé) hier ?
  • quelles stories vont avancer/être traitées aujourd’hui ?
  • quels sont les points de blocage qui empêchent les stories d’avancer ?

Sur le principe on passe donc juste d’une perspective par personne à une perspective par story.

Sens de parcours du kanban lors d'un standup par story
Sens de parcours du kanban lors d’un standup par story

Les tickets sont passés en revue les uns après les autres, individuellement ou par lot, en partant de la recette pour finir par la spec.

Les tickets traités individuellement sont ceux des colonnes ‘en cours’ (en cours de dév, en cours de recette, en cours de spec, …). Pour les autres colonnes, on peut gagner du temps et les traiter en lot.

Comme pour un standup classique, il est très important que le facilitateur ne soit pas le manager/sponsor afin que le standup ne dérive pas en outil de micro-management.

« Walk the Board has a much greater tendency to succumb to Reporting to the Leader if Rotate the Facilitator or some other pattern for self-organisation is not also applied. » Jason Yip.

On fait donc tourner le facilitateur. Le rythme idéal étant de changer une fois par semaine pour permettre au facilitateur de prendre ses repères et assurer une certaine continuité.

Enfin, pour qu’on puisse considérer que le standup est terminé :

  • il faut que tout le monde ait parlé. Si une personne n’a pas parlé, cela signifie que cette personne travaille sur quelque chose qui n’apparait pas sur le kanban. On lui pose alors les trois questions du standup standard
  • il faut poser la question « est-ce quelqu’un a autre chose à partager à l’équipe ? »
  • il faut proposer de faire un point technique (entre techs) après le standup

Avantages et inconvénients par rapport au format standard

Comme le signale Dave Nicolette, le standup classique peut parfois être décousu :

« [an] issue with the conventional format is that tasks or workstreams aren’t discussed coherently; instead, each subject comes up briefly depending on the order in which team members speak. This can make it hard to tell what’s really going on. »

Cette situation empire avec le nombre de participants et peut le rendre indigeste dès que l’on sort des tailles d’équipes agiles standards.

Avec le format par story, on ressort du standup avec une bonne vision de l’avancement du projet. Le focus est toujours remis sur les choses importantes, de par le déroulement même du standup : les thématiques étant ordonnées, on sait clairement ce qui bloque la recette, ce qui bloque les dev, ce qui bloque les specs…

Le fait d’avoir un facilitateur tournant possède un avantage : tout le monde se retrouve tour à tour dans une posture où il doit prendre du recul sur le projet.

Au rayon des inconvénients, on note que le standup par story est moins naturel et moins convivial puisque on cesse de s’intéresser directement à ce que font les participants au détriment d’une vision ‘projet’ plus pragmatique.

Le standup par story est également légèrement plus long les premiers temps.

Conclusion

Je pense que de tester le standup ‘walking the board’ peut être une expérience intéressante, en particulier dans certaines situations : en fin d’itération pour faire le point, le lundi pour démarrer la semaine, quand certains membres de l’équipe gardent une posture d’exécutant, pour casser la routine, ou quand on est en dehors des tailles d’équipes agiles standard.

Dans notre projet actuel, c’est cette dernière raison qui nous a poussé à essayer le format ‘walking the board’ : un standup format classique fonctionne mal avec plus de 15 participants (comme la plupart des rituels agiles d’ailleurs).

Ça fait maintenant un mois que nous avons mis en place le format par story. Le standup n’est plus remonté comme une douleur lors des retro de fin d’itération.

Ça ne veut pas dire que nous ne ferons plus de standup classiques. D’ailleurs, quand il y a beaucoup d’absents, nous repassons parfois naturellement au standup par personne.

Car les deux formats ont leurs avantages. Et ils peuvent très bien cohabiter et s’alterner.


Et vous, quelles sont vos expériences, bonnes ou mauvaises, en matière de standup ?



Ressources

http://agile.dzone.com/news/alternative-format-daily-stand

http://martinfowler.com/articles/itsNotJustStandingUp.html

https://www.blossom.io/blog/2012/09/17/3-tips-for-quick-effective-stand-up-meetings.html

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