Quelques conseils pour améliorer votre process de choix d’outil

Une bonne démarche améliorera vos chances de choisir l’outil le mieux adapté

Choisir des outils est une des tâches les plus importantes dans l’informatique d’entreprise : sélectionner un bon produit peut simplifier la vie des projets, alors qu’une solution mal adaptée peut transformer un plan stratégique en désastre.

Octo intervient sur ce sujet depuis ses débuts : d’abord en s’appuyant sur ses connaissances des produits, puis plus tard grâce à son savoir-faire dans la démarche elle-même. Tout comme les outils, notre manière de faire a peu à peu évolué, s’enrichissant des retours d’expérience, et s’adaptant aux nouvelles pratiques.

Nous avons décidé de vous faire profiter de cette connaissance.

Pour se fixer les idées, voici le process type pour choisir un outil :

  1. Identification du besoin d’un certain type d’outil ;
  2. Création d’une short-list des solutions qui semblent les mieux adaptées, en s’appuyant sur une connaissance de l’écosystème ou sur des comparatifs (quadrants Gartner) ;
  3. Constitution d’une grille d’évaluation des outils comprenant l’ensemble des fonctionnalités nécessaires, pondérées en fonction de leur importance ;
  4. Envoi de cette grille (sans les poids) aux éditeurs pour qu’ils la remplissent ;
  5. Dépouillement des réponses des éditeurs ;
  6. Sélection du ou des gagnants ou des finalistes ;
  7. POC(s) pour départager les finalistes ou valider le(s) choix ;
  8. Négociation commerciale ;
  9. Déploiement

Nous n’allons pas dérouler ce process de A à Z, mais vous donner des conseils

À propos du process : apprenez à changer

Avant d’aller sur le terrain, parlons du process en lui-même.

L’agile nous a appris qu’une des meilleures manières de mieux faire était d’apprendre à adapter notre manière de travailler. D’abord limitée aux projets, cette approche a ensuite touché les interactions avec le métier, puis celle avec la production.

Les processus d’architecture d’entreprise restent un des derniers bastions pas encore conquis par ce mouvement. Les architectes d’entreprise sont souvent décrits comme sûrs de savoir tout mieux que tout le monde, et refusant de se mettre à l’écoute de la réalité du terrain.

Le choix d’outil est un très bon exemple car il s’agit d’un domaine où il·elle·s peuvent, imposer leurs choix aux autres, et où ce choix à de grandes conséquences, en bien ou en mal. Ce process est un de ceux qui évoluent le plus lentement, d’autant plus qu’il est souvent structuré par le fonctionnement des départements achats. Il est adapté aux éditeurs classiques de logiciels d’entreprise qui sont organisés de manière à pouvoir investir beaucoup de temps en avant-vente.

Cette manière de faire est souvent incompatible avec des solutions qui ciblent des clients de plus petite taille comme des offres en SAAS ou des outils open source indépendants. Les entreprises qui développent ces logiciels proposent des offres standardisées « à prendre ou à laisser », et ne s’embarqueront pas dans une négociation. Ces solutions sont souvent les plus innovantes, et sont donc plébiscitées par les projets.

Notre conviction est simple : si l’architecture d’entreprise n’apprend pas à écouter et à s’adapter, elle prend le risque de perdre sa crédibilité et de devenir inaudible. Elle pourrait se retrouver cantonnée aux systèmes legacy du slow-IT , n’ayant pas son mot à dire sur les décisions — pourtant stratégiques — prises par les nouveaux projets. Indépendamment des questions d’ego, cela signifie que les missions de l’architecture d’entreprise, porter une vision et une cohérence, ne seront plus remplies.

Avant de lancer votre prochain chantier de choix d’outil, nous vous encourageons donc à travailler sur la manière dont vous vous y prenez.

Après avoir identifié que vous avez besoin d’un outil

Une fois que vous avez décidé qu’il vous faut un outil, il est tentant de se lancer immédiatement dans la construction de la grille.

Avant cela, nous vous conseillons de plutôt commencer par définir votre stratégie vis-à-vis de l’outil. Elle est déterminante pour choisir une solution adaptée à vos besoins.

Si vous ne traitez pas ces questions vous-même, c’est l’outil que vous choisirez qui vous imposera ses réponses.

À quoi va servir l’outil ?

Pour sélectionner un outil qui vous convienne, le mieux est de commencer par définir à quoi vous voulez l’utiliser.

Une fois cette étape franchie, il y a deux manières de décider ce que vous allez en faire :

  • « Partir de ce que l’outil peut offrir »
  • « Partir de vos besoins »

S’il est normal de prendre en compte ce que les logiciels savent faire, la première question revient à ne pas avoir de stratégie mais à se laisser guider par l’outil. Il est alors difficile d’éviter le syndrome « lettre au père Noël » où on liste des besoins possibles mais non avérés. Cela aboutit en général à choisir la solution la plus complète, souvent la plus chère, et souvent aussi la moins utilisable.

Nous vous encourageons donc à poser la deuxième question, et pour cela choisir une stratégie d’usage pour le produit. Définir cette stratégie est une excellente manière de mettre d’accord les différents interlocuteurs pour démarrer le process, et elle vous servira ensuite à bien cadrer et prioriser les besoins.

Cette stratégie devrait aussi définir le positionnement de l’outil vis-à-vis des outils existants sur les zones de recouvrement. Quand une fonctionnalité va devenir nécessaire et fournie par la nouvelle brique et qu’elle est déjà disponible dans un logiciel que vous avez, laquelle utiliser ? La réponse peut dépendre de la richesse fonctionnelle de chaque application, mais aussi de la manière dont elles sont utilisées.

Quelle organisation ?

Ensuite il faut déterminer le type d’organisation que vous allez mettre en place.

Il y a de nombreuses manières d’utiliser des outils transverses : voulez-vous mettre en place une équipe dédiée, avoir des compétences localisées dans les projets, s’appuyer sur une expertise extérieure … ?

Cette question est déterminante pour deux facettes de l’outil :

Un outil compliqué à utiliser est acceptable si peu de personnes ont à le manipuler. Si vous prévoyez que beaucoup de monde aura à le faire, avoir un logiciel simple d’emploi est essentiel. Les outils les plus riches étant souvent les moins accessibles, il vous faudra peut-être privilégier une solution plus simple et donc renoncer à certaines fonctionnalités avancées, ou prévoir un investissement important en formation.

L’autre facette est la gestion de droits. Pour une utilisation centralisée, une gestion de droit minimale peut probablement suffire. Sinon, des étapes de validations ou des audits d’utilisation sont peut-être nécessaires, ce qui signifie que l’outil doit les fournir. Ce besoin est surtout présent dans les grandes entreprises. Les outils qui y répondent seront donc plutôt parmi ceux proposés par les gros éditeurs.

L’organisation impose des contraintes sur le choix de l’outil. Il est donc important de traiter ce sujet en amont afin d’orienter correctement le processus et d’éviter de choisir un outil inadapté. Dans certains cas, si contraintes résultantes ne sont pas acceptables, il pourra être nécessaire d’ajuster l’organisation à ce que les outils proposent.

Construire la grille d’évaluation

Comment formuler les questions

Si vous envoyez votre grille aux éditeurs pour qu’ils la remplissent, la formulation des questions est très importante.

Pour le comprendre, mettez-vous à la place des personnes en charge de répondre : il·elle·s veulent gagner des contrats et sont sous l’eau et essaient donc de faire ça le plus vite possible.

Si vous posez des questions ouvertes, vous prenez le risque qu’il·elle·s répondent partiellement et/ou qu’il·elle·s l’interprètent d’une manière qui les arrange.

Il faut donc posez des questions précises et si possible fermées : cela permet de répondre rapidement s’ils ont la réponse, de les forcer à chercher s’ils ne l’ont pas, et limite les chances qu’ils écrivent des demi-vérités.

Quelques exemples :

  • Quelles sont les fonctionnalités de scalabilité de l’application ?
  • Quelles sont les fonctionnalités de scalabilité verticales (mémoire, CPU) de l’application ?
  • Quelles sont les fonctionnalités de scalabilité horizontales (clustering) de l’application ?
  • Le modèle de clustering nécessite-t-il une instance primaire et des instances secondaires, ou toutes les instances sont-elles égales ?
  • Est-il possible d’utiliser SNMP pour monitorer la plateforme ?
  • Le monitoring SNMP est-il supporté nativement ?

Limiter le nombre de poids

Tous les besoins n’ont pas la même importance. Pour mettre en avant l’importance de certaines fonctionnalités, la méthode habituelle est d’attribuer à chacune un poids pour leur donner plus ou moins d’importance dans la note de chaque produit. Une macro permet de facilement faire le calcul.

Quand la pondération est faite en comité, afin de s’assurer que les besoins des différents intervenant·e·s sont couverts, la tendance est d’affiner la notation, jusqu’à parfois obtenir une gradation de 1 à 20, parfois avec des demi-points. Il est tentant de penser que plus on investit de temps pour préciser des chiffres, plus le résultat du process sera bon. L’expérience prouve que ce n’est pas le cas, et que le fait de se focaliser sur les chiffres a même tendance à se désintéresser du contenu des besoins.

De fait, les questions peuvent souvent être regroupées en trois catégories :

  • les fonctionnalités essentielles, sans lesquelles le produit n’est pas utilisable ;
  • les fonctionnalités utiles ;
  • les fonctionnalités accessoires qui ne sont pas vraiment utile, mais qui nous intéressent.

Et voici comment calculer la note :

  • si un outil ne supporte pas une fonctionnalité essentielle, par définition il ne peut pas être choisi ;
  • un point par fonctionnalité utile ;
  • les fonctionnalités accessoires ne sont pas comptabilisées.

Cette notation permet aussi de limiter le nombre de questions secondaires : savoir qu’elles ne sont pas prises en compte limite le risque de les multiplier.

Prendre en compte les besoins de tous les interlocuteurs

Un outil n’est pas qu’une liste de fonctionnalités mais aussi un logiciel qui va être utilisé et exploité. N’oubliez donc pas de prendre en compte les critères de choix exprimés par les développeurs et les personnes de la production.

Être prêt à sacrifier des fonctionnalités trop clivantes

Si certaines fonctionnalités essentielles sont si spécifiques qu’elles limitent beaucoup les produits possibles, vérifiez s’il n’est pas possible de vous en passer ou de les remplacer par un développement spécifique.

Il est plus pratique que l’outil se charge de tout, mais il faut mettre en rapport la facilité apportée, avec les contraintes que cela ajoute.

Par exemple, si votre ESB devra se connecter à une autre brique en utilisant un protocole très spécifique que seules un ou deux solutions du marché proposent. Peut-être dans ce cas vaut-il mieux réimplémenter un connecteur pour être en mesure d’avoir le choix entre plus d’outils.

Tester les outils avant de signer

Après avoir dépouillé les résultats de la grille de questions, vous avez deux solutions : directement sélectionner un outil, ou commencer par les tester.

Pour nous, il est essentiel de tester les outils avant de procéder à un choix définitif.

Vous faire une idée de l’outil

Avant de vous lancer, il est important de vous faire une idée de l’outil en l’essayant.

Tout d’abord son ergonomie : s’il s’agit d’un outil dont l’interface — graphique ou non — va être très utilisée, il faut la tester pour voir si elle est satisfaisante. Une interface mal faite peut avoir des conséquences importantes sur la capacité à utiliser l’outil : temps perdu, besoin de formation…

Ensuite il faut vérifier qu’il fonctionne bien. En effet certains produits sont remplis de bugs au point d’être inutilisable. C’est par exemple le cas des éditeurs de solutions d’entreprise, lorsqu’un produit extérieur est acheté et intégré dans l’existant, ou lorsqu’ils se dépêchent de sortir un produit qui manque à leur catalogue et que réclament leurs clients.

Il est préférable qu’au moins une partie des personnes qui essaient l’outil fassent partie des utilisateur·rice·s finaux·alles : leur avis sera plus pertinent, et — s’il·elle·s sont convaincu·e·s par l’outil — sa mise en place sera plus simple que s’il·elle·s ont l’impression qu’on leur impose quelque chose.

Tester les éventuelles fonctionnalités rares

Par expérience, il faut également tester les fonctionnalités dont vous avez besoin, mais qui sortent des standards. Ici aussi, le risque est que l’outil ne fonctionne pas, et que l’éditeur ne juge pas utile de le corriger car cela gêne peu de clients.

Attention à l’aide des éditeurs

Dans les appels d’offres, certains éditeurs proposent de vous aider pendant les phases de test. Cette aide est tentante car elle vous fait gagner du temps, et peut vous aider à apprendre les bonnes pratiques.

Mais elle peut trompeuse suivant la manière dont vous comptez utiliser l’outil. Si l’outil doit être utilisé par des équipes différentes, il est important qu’il soit facile d’utilisation. Faire les tests avec l’aide de l’éditeur rend impossible de mesurer cette variable. Si c’est votre cas, mieux vaut le tester tout seul.

En résumé

  • Challengez votre process ;
  • Construisez-vous une vision ;
  • Lors de la construction de la grille, investissez dans le choix et la formulation des questions plutôt que dans la pondération ;
  • Testez les outils avant d’acheter.