Portails, une lecture fonctionnelle

Le terme portail recouvre de multiples réalités et il n’est pas toujours aisé de s’y retrouver notamment quand la technologie s’en mêle. Afin d’y voir plus clair, nous avons donc opter pour une grille de lecture fonctionnelle des portails.
Cette grille pourra notamment être utile lors de la phase d’identification des besoins fonctionnels de portail, en amont d’un projet.

Ce que ne couvre pas cet article

Nous avons choisi de bien distinguer les besoins fonctionnels couverts par les portails et les solutions technologiques pour y répondre. Aujourd’hui ce que l’on appelle “solution de portail” du marché désigne finalement une technologie à base de widgets ou de portlets.

Dans ce premier article, nous n’évoquerons pas les outils ou les technologies qui permettent de réaliser les différents types de portails fonctionnels décrits. Ces aspects seront couverts dans un article à paraître.

Une définition … pour tant de portails !

Le terme portail étant aujourd’hui utilisé pour qualifier des sites très différents, nous vous proposons de déterminer les traits communs permettant de parler de portail pour un site web :

On peut qualifier de portail un site web si celui-ci :

  • agrège des informations, des services et/ou des applications
  • représente une porte d’accès unique, un guichet unique à des services
  • propose une navigation structurée et unifiée

et suivant les cas, s’il :

  • fédère les résultats de recherche
  • peut adapter les services et les informations au profil de l’utilisateur
  • permet une identification unique aux services et applications
De manière générale nous pouvons nous entendre sur la définition minimale suivante :

Les portails sont des sites web offrant une porte d’accès à des informations et/ou des services agrégés provenant de multiples sources.

Proposition d’une typologie de portail

Pour les besoins de portail, nous vous proposons la typologie suivante :

Le portail d’information

Un portail d’informations est un site (internet ou intranet) qui propose une navigation structurée par thèmes pour faciliter la recherche d’informations agrégées depuis le SI ou de sources extérieures.
Exemples : doctissimo.fr, orange.fr, paris.fr, wikio.fr, digg.com

Le portail de recherche

Un portail de recherches est un site qui propose un moteur de recherche spécialisé à un domaine pour augmenter la pertinence des résultats avec la présence d’informations et/ou de services connexes au domaine.
Exemples : seloger.com, lacentrale.fr, allocine.fr, mappy.fr, pole-emploi.fr, pagesjaunes.fr

Le portail personnel

Un portail personnel est un espace web authentifié dédié à un utilisateur où il compose des informations et des services à partir d’un référentiel de composants appelés gadgets ou widgets.
Exemples : igoogle.com, my.yahoo.com, netvibes.com

Le portail applicatif

Un portail applicatif est un framework d’infrastructure qui facilite l’intégration des applications ou composants applicatifs du SI. Il s’intègre naturellement dans un SI basé sur une architecture de services.
Exemples : bforbank.com, service-client.orange.fr, mon.service-public.fr

Le portail social

Un portail social propose un environnement de services complet pour se créer un réseau et faciliter les échanges entre les membres.
Exemples : linkedin.com, viadeo.com, supermarmite.com

Le portail collaboratif

Un portail collaboratif permet de créer des sites pour des organisations, des communautés, espaces personnels et ce de manière outillée grâce aux modèles de sites, modèles de pages.
L’objectif principal est de réunir les outils existants (wiki, blog, agenda, messagerie, messagerie instantanée) pour décupler leur utilisation dans un contexte. Les composants sont clé en main et il suffit de les paramétrer.
Ces portails sont essentiellement mis en place au sein d’intranets.

Zoom, utilité du collaboratif en entreprise

Aujourd’hui collaborer en entreprise ne signifie pas seulement l’échange de courriels entre collègues, clients et partenaires, mais inclus la dimension de partage documentaire, partage de connaissance via blogs, wikis, liste de diffusion et veille au travers d’agrégateur de flux d’informations. La création de communautés liées à l’organisation (RH, Finance, Marketing, …) et aux projets devient alors essentielle pour fédérer le partage et rendre l’information dans un contexte. Cette collaboration nécessite des outils adaptés fournissant ces services dans une vue unifiée avec authentification unique sans quoi la productivité des collaborateurs se trouve réduite.

Vers toujours plus de services

Ces dernières années, les sites ont évolués pour proposer toujours plus de services aux utilisateurs notamment avec la tendance des utilisateurs à toujours plus de collaboratif et de social. Ce faisant, chaque jour, plus de sites deviennent des portails.
Retraçons par exemple les évolutions de deux acteurs très différents : Google et le site de l’administration française au travers d’une frise chronologique.

Outre le fait que Google propose plus régulièrement des nouvelles fonctionnalités, on observe de façon nette l’émergence des dimensions “personnelles” et “applicatives” au sein des deux sites.

En quoi Google propose-t-il des portails ?
En plus de iGoogle, qui constitue un exemple type de portail personnel, Gmail, le webmail de Google est lui aussi devenu un portail. Il offre une porte d’accès aux services GoogleApps et c’est un portail hybride personnel et applicatif :

personnel, car il offre la possibilité de personnaliser l’interface principale au niveau du thème, de la disposition, du choix des gadgets (calendrier, document, messagerie instantanée, …).

applicatif, car les gadgets ne sont pas de simples vues de synthèse d’informations (fil d’informations) mais de réelles mini-applications.

Si l’on regarde d’autres secteurs comme ceux de la banque ou de l’assurance, on peut faire le même constat : ils proposent aujourd’hui de véritables portails applicatifs au travers d’un espace client riche en services personnalisés : transactions, espace de stockage, recherche documentaire, comparateurs, simulations, conseils personnalisés, …

Les sites d’actualités sont eux aussi devenus des portails hybrides…

Les sites d’actualités les plus récents tels wikio et digg sont des portails d’informations qui possèdent un moteur d’agrégation capable de mixer des informations issues des sources extérieures hétérogènes (articles, commentaires provenant de sites d’e-commerce ou de médias sociaux, vidéos, images, …).
Et se sont tout à la fois des portails sociaux, qui, pour rendre pertinent leurs résultats de recherche, proposent à l’utilisateur de noter, commenter, et diffuser ces articles (via twitt, like, buzz, digg, …).

Certains sites dépassent la notion de portail

Les sites tels amazon.com (site e-commerce), facebook.com, orkut.com (sites sociaux) dépassent la notion de portail dans le sens où ils proposent une véritable plateforme de services, un écosystème pour héberger des applications et offrir ainsi un canal direct aux développeurs pour toucher un public et par la même occasion enrichir la plateforme.

En conséquence les sites internet, intranet ou extranet ne sont plus purement informatifs mais deviennent aujourd’hui des portails d’informations sociaux, des portails applicatifs, d’autres de véritables plateformes de services.

La recherche en entreprise, un véritable challenge !

La profusion d’informations en entreprise nécessite une recherche fédérée pour rendre plus efficace les collaborateurs dans leurs recherches d’informations. Cette profusion d’informations existe aussi à l’extérieur, et les collaborateurs se doivent de l’agréger pour compléter et affiner leurs savoirs donc le savoir de l’entreprise.

En conséquence, les demandes toujours croissantes de collaboratif et de recherches fédérées d’informations internes et externes conduisent à des besoins de portails.

Passons quelques “besoins types” au crible de notre grille

Besoin type
Typologie de portail
1 – Une entreprise veut fédérer l’accès à ses différents sites intranet au travers d’un site principal. portail de redirection c’est à dire un portail proposant une liste de liens groupés par thèmes.
2 – Une entreprise veut agréger des informations de ses sites intranet et faciliter la redirection vers des services applicatifs provenant de son SI au sein d’un site principal et ce de manière sécurisée. portail d’informations.
3 – Une administration souhaite proposer aux citoyens un point d’accès centralisé à des services de télé-procédures, à de la documentation, et de l’information. portail d’informations
4- Une entreprise souhaite centraliser sa connaissance métier et favoriser son enrichissement en facilitant la contribution et l’échange entre les collaborateurs.
(Je sais ce que vous vous dites : “c’est un wiki !”… mais ça c’est un outil et non un besoin ! ;) )
portail collaboratif
5 – Une entreprise désire mettre à disposition de ces collaborateurs des vues de synthèses, personnalisables ou non, combinant des informations de l’entreprise et des informations liées à l’activité quotidienne du collaborateur (indicateurs, fils d’informations, rendez-vous, …). Pour une utilisation plus poussée le collaborateur est redirigé vers les applications métiers respectives. portail personnel
6 – Une administration souhaite fédérer l’identité des citoyens au sein d’un espace personnel sécurisé afin d’accélérer certaines démarches administratives demandées par plusieurs organismes de service public (exemple : changement d’adresse). portail applicatif
7 – Une entreprise souhaite que ces collaborateurs puissent s’identifier de manière unique aux applications au travers d’un site principal d’accès qui prendra en charge l’identification à ces applications. portail applicatif
8 – Une entreprise souhaite proposer un espace de recherche fédérée sur l’ensemble des sources d’informations internes et externes, complété de zones transverses de rebond affichant des informations et services connexes à la recherche. portail de recherches
9 – Une entreprise souhaite proposer un « poste de travail » accessible depuis n’importe où et proposant des services de l’entreprise via une interface unifiée et personnalisée au profil du collaborateur. portail applicatif
10 – Une entreprise souhaite guider ses clients pour faciliter l’achat de produits et services portail applicatif
11 – Une entreprise souhaite favoriser en son sein l’émergence de communautés en permettant aux employés de créer et d’adhérer à des groupes ou des espaces de travail partagés, de faciliter les échanges et la création de liens directs entre les collaborateurs. portail collaboratif à dimension sociale

Nous constatons que derrière ces définitions fonctionnelles des portails, les besoins sont de natures différentes pour présenter des informations et des services à l’utilisateur. Ce qui conduit à penser que l’implémentation d’un portail peut-être réalisée par une large panoplie d’outils allant du CMS, DMS, Wiki au portail de portlets. C’est pourquoi, nous le rappelons encore une fois ici, quand il s’agit de portail partir des besoins est crucial et qu’il ne faut surtout pas se focaliser sur les outils qui peuvent finalement être inadaptés au besoin initial.

Pour conclure…

Cette classification des portails doit vous aider dans l’investigation de vos besoins, étape préliminaire indispensable au démarrage d’un projet de portail. Nous espérons qu’elle vous permettra d’y voir plus clair même lorsque la combinaison des différents types de portails deviendra la norme !

Dans un second article nous listerons des besoins “types” (construction de pages, profilage, …) et des propositions de technologies à mettre en face, agrémenté de nos pistes de réflexion pour créer votre portail.

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