Animer une rétrospective projet

Le but d'une rétrospective projet est de prendre le temps de revoir quels ont été les moments importants du projet, les résultats qui ont été accomplis pour en dégager des observations, des leçons apprises et des bonnes pratiques pour les autres projets. Cet article fait suite à l'article animer une rétrospective d'itération. Couramment, la rétrospective projet se déroule en deux étapes, la première qui permet la construction de la timeline projet, la deuxième qui en permet l'exploitation. La durée d'une rétrospective projet est variable, de 3 jours à 1/2 journée, moins de 3 heures est irréaliste et inutile. Je constate que les équipes passent couramment 1/2 journée ou 1 journée.

Comme pour toute réunion, un temps de préparation est nécessaire pour une rétrospective projet, voici quelques rappels:

• Valider votre intention en animant cette rétrospective, par exemple le but peut être de:
  • permettre à l'équipe d'avoir de la reconnaissance de la hiérarchie, inviter un responsable dans ce cas
  • encourager des projets agiles dans l'organisation, demander aux participants à la fin de la rétrospective de dire s'ils souhaitent renouveler l'expérience
  • ressouder les liens d'une équipe qui a vécu beaucoup de conflits
• Inviter les bonnes personnes: se limiter qu'à l'équipe de développement par exemple peut faire perdre sa richesse à la rétrospective
• Trouver une date pour avoir un maximum de participants
• Trouver une salle adaptée avec des tables amovibles et des espaces pour afficher sur les murs
• Envoyer l'agenda en avance en précisant bien le but
• Préparer en avance le jour J la salle et la timeline

Construction de la timeline

La construction de la timeline peut se faire en deux parties, la première correspondant au recueil des événements importants. La deuxième correspondant à la construction du sismographe d'énergie. Avant de commencer tout atelier, il est recommandé de faire une inclusion des participants, voici un exemple:

• Demander à chaque participant de donner son rôle sur le projet et ses attentes pour cette rétrospective
• Les noter sur une feuille de paperboard
• Demander au groupe s'il y avait d'autres membres qui ne sont pas présents, importants sur le projet, et leur rôle

L'animation du recueil des événements importants peut se dérouler de la façon suivante:

• Demander à chacun de noter les événements importants du projet pour lui avec les consignes d'écrire en majuscule un seul événement important par post-it: "Quels ont été les événements importants pour vous sur ce projet ?
• Demander à chaque participant d'aller présenter les post-it qu'il a écrit. La consigne pour les autres est de poser des questions de clarification. En fonction, le post-it peut être réécrit pour être plus lisible pour les autres
• Demander ensuite aux participants si d'autres événements leur viennent à l'esprit à partir de ce que chacun a présenté: "Avez-vous d'autres événements qui vous viennent à l'esprit ?"
• Nettoyer la timeline et permettre aux participants de bien l'avoir à l'esprit: "Y'a t-il des événements en doublon ?", "Selon vous, est ce que les événements sont bien positionnés dans le temps ?"
• Redemander aux participants si un événement important a été oublié: "Y'a t-il un événement important qui a été oublié ?"

Conseil d'animation:

• Dans l'étape 1, vous pouvez demander aux participants de trouver 10 événements importants pour leur donner un défi et solliciter leur mémoire. Cette étape se fait en silence pour permettre plus facilement la remémorisation
• Les étapes 3,4,5 permettent "d'ancrer" la timeline dans l'esprit des participants et de solliciter leur concentration grâce à une répétition
• N'hésitez pas à demander aux participants si les post-it sont lisibles et à demander de les refaire sinon (qualité first !)
• Si vous avez des graphiques projets (burndown chart, velocity chart), il peut être pertinent de les afficher à côté de la timeline

La deuxième partie correspondant à la construction du sismographe d'énergie:

• Demander à chaque participant de prendre individuellement un temps de réflexion sur comment était son niveau d'énergie au cours du projet et visualiser la courbe
• Demander à celui qui souhaite, de commencer à tracer sa courbe d'une couleur et de mettre son prénom ou trigramme
• Puis au suivant

Une fois terminé la construction de la timeline et du sismographe, il est alors possible de retirer quelques apprentissages utiles pour d'autres projets.

Exploiter la timeline

L'exploitation de la timeline peut se faire de la façon suivante:

• Inviter les participants à se lever et parcourir la timeline silencieusement pendant quelques temps et une fois qu'ils sont prêts d'aller s'asseoir

• Faciliter une discussion autour de ces questions:

  • Quels sont les événements qui vous ont marqués ?

  • Qu'est ce qui vous surprend sur la timeline ?

  • Qu'est ce que vous a révélé la construction de cette timeline ?

  • De quels éléments souhaitez vous discuter avec le reste du groupe ?

• Après cette discussion, demandez au groupe de se répartir en 3 sous-groupes, chacun répondant à une des questions suivantes sur une feuille de paperboard en s'appuyant sur la timeline et le sismographe:

  • Qu'est ce que nous avons bien réussi ?
  • Qu'est ce que nous pouvons améliorer ?
  • Quelles recommandations pouvons nous faire à une nouvelle équipe projet qui démarre ?

• Demandez à ce qu'un rapporteur de chaque sous-groupe vienne présenter le travail

• Les autres peuvent poser des questions de clarification

• Une fois que le rapporteur a terminé, demandez aux autres participants s'ils ont d'autres choses à ajouter, les noter le cas échéant

• Passer aux autres questions

En clôture de la rétrospective, il est possible de poser deux questions à chaque participant:

• Où en êtes vous par rapport à vos attentes ?
• Quelle est la chose que vous gardez en tête et que vous allez amener dans vos prochains projets ?

Il est important de passer du temps dans la construction de la timeline pour permettre à l'équipe de se remémorer les moments importants du projet car parfois la rétrospective ne se fait pas toute de suite après la fin du projet. Il peut arriver qu'après un atelier comme celui-ci que les personnes aient l'impression d'avoir passé un bon moment et qu'à peine sorties de la salle elles oublient ce qu'elles ont pu dire. La projection dans le futur de chaque participant en clôture est une bonne pratique pour permettre aux personnes présentes de partir au moins avec quelque chose qu'elle pourra réutiliser par la suite. La synthèse écrite est faite en général par l'animateur et doit être bien sûr envoyée à tous les participants et stockée dans l'outil de Knowledge Management de l'entreprise afin de permettre une réutilisation de l'expérience acquise.