Animer des rétrospectives d'itération

La rétrospective dans les méthodes agiles est un moment important dans un projet. La rétrospective est une pratique qui permet de répondre au 12ème principe agile du Manifeste Agile: "À intervalle régulier, l'équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace, puis accorde et ajuste son comportement dans ce sens". Ritualiser cet événement permet de mettre en place un processus d'amélioration continue. Même si parfois, l'équipe a l'impression qu'il ne s'est rien passé, il s'est passé quelque chose, le plus important étant de garder cet espace de prise de recul.

Couramment, deux types de rétrospectives sont faites dans les projets agiles: les rétrospectives d'itération et les rétrospectives de release/projet. Cet article parlera des rétrospectives d'itérations et présentera 2 outils simples, le Keep Drop Start et la note d'itération.

Pour une rétrospective d'une itération de deux semaines, il est recommandé de faire une rétrospective de 2 heures, pour une itération d'une semaine, 1h.

Keep Drop Start

L'outil le plus simple utilisé pour une rétrospective d'itération est le Keep Drop Start:

Couramment, chaque participant  est invité à noter en gros et majuscule sur des post-it les choses qui lui viennent sans se brider pour chaque partie:

• Ce qui fonctionne bien, ce qu'il faut garder (Keep)
• Ce qui fonctionne moins bien, ce qu'il faut supprimer (Drop)
• Ce qui reste mystérieux
• Ce qui fonctionnerait bien si..., ce qu'il faudrait faire (Start)

Conseil d'animation:

• Si vous sentez le groupe bloqué, vous avez toujours une personne qui a plus d'idées que les autres, demandez lui de dire à voix haute quelques-unes de ces idées et d'aller les afficher
• Si personne n'a d'idées, guider les participants sur des thématiques: "réfléchissez à l'estimation, les réunions, le code, à ce qui pourrait-être améliorer ?" et tant qu'à faire sur ce que vous avez observé vous-même pendant l'itération
• L'important dans l'animation de la rétrospective est que l'équipe prenne conscience par elle-même de ses points de blocages
• Je vous conseille de finir par un vote collectif (vote par bâton ou gommette) sur les 5 grandes idées / actions pour l'itération car cela permet de mobiliser l'équipe et il est irréaliste de croire qu'une équipe puisse faire plus de 5 actions d'amélioration en 2 semaines, au moins au début
• Au bout d'un moment (3/5 itérations), vous pouvez inviter un membre de l'équipe à l'animer à votre place pour favoriser la prise d'initiative et dans l'idéal l'animateur tourne

Pièges à éviter:

• En tant qu'animateur de la réunion, vous voulez que l'équipe sorte absolument avec un plan d'actions, vous voulez alors à la place de l'équipe et donc vous la déresponsabiliser. Parfois la prise de conscience suffit à ce que les choses ne se reproduisent pas

La note d'itération

La note d'itération peut aussi être utilisée si vous avez moins de temps et pour changer. Changer d'outil peut être stratégique car il peut permettre de sortir des habitudes prises par l'équipe.

Pour la note d'itération, vous pouvez utiliser ce processus inspiré de l'approche orientée vers les solutions:

• Demandez à chacun de positionner son niveau de satisfaction de l'itération sur une échelle de 1 à 7
• A partir du niveau estimé (Ex: 4), posez la question: "Qu'est ce qui fait que tu as mis 4 ?"
• Puis posez la question: "Qu'est ce qu'il faudrait pour avoir seulement 5 (4+1) ?"

Conseil d'animation:

• Commencez par les plus discrets et silencieux car ils ont souvent une bonne perception de la situation mais ils n'ont pas souvent la parole et ne la prennent pas
• Déléguez l'écriture sur le tableau blanc à un membre de l'équipe
• Comme vous êtes dans une approche circulaire, au bout de la 3ème ou 4 ème personne, les idées commencent à devenir identiques, vous pouvez alors inviter les prochains à annoncer ce qui est différent de ce qui a déjà été dit

Pièges à éviter:

• Discuter/Contredire ce que dit un participant, ceci aurait pour effet de brider ce que pourrait dire la personne

De rétrospectives en rétrospectives

Je constate souvent que les équipes agiles oublient ce qui s'est passé dans les rétrospectives précédentes, une sorte de perte de mémoire qui fait que rien ne se passe hormis le fait que tout reste pareil. La rétrospective est alors une sorte de bureau des plaintes où chacun exprime ses peurs, ses reproches, pour que tout fonctionne comme avant. Sommes-nous dans une approche d'amélioration continue ? pas si sûr.

En tant qu'animateur, que faire avec ça ?

• Attendre. Pas d'actions, pas de réactions dans une rétrospective, ce n'est pas si grave quand cela arrive 1 ou 2 fois. Laisser l'équipe dans son jus a du bon pour la responsabiliser
• Demander au groupe quelles sont les actions qui avaient été décidées la dernière fois
• Se focaliser sur une action et aller chercher chaque étape en détail
• Faire un atelier pour sortir l'équipe du rituel rétrospective et faire un travail de fond
• Questionner le groupe sur les avantages pour lui de faire une rétrospective ou mieux avec une approche paradoxale: quels seraient les bénéfices de ne plus faire de rétrospective ?
• Provoquer le groupe: "Je pense qu'il est temps d'arrêter de faire des rétrospectives" accompagné d'un silence en espérant une réaction et qu'un leader va émergé... c'est un peu du quitte ou double

Il est courant de croire que la rétrospective est le seul moment où l'on puisse faire de l'amélioration continue. Dans la réalité, il est possible d'introduire des feedbacks de 10 minutes en fin de chaque réunion pour habituer l'équipe à se responsabiliser sur son fonctionnement.

L'amélioration continue est une approche de petits pas qui visent à ancrer un niveau supérieur dans une roue dentée. Il est clair que parfois cela ne suffit pas, même pire cela renforce le non changement d'une équipe, il faut alors envisager d'autres façons de faire, en rupture, qui demandent beaucoup plus de doigté car déstabilisantes pour une équipe.